CFOP 5405 com CST 00: por que a SEFAZ rejeita e como corrigir

Sua nota voltou com uma rejeição citando CFOP e CST, e o produto parecia estar certo no cadastro. Se a mercadoria usa CFOP 5405 e o item saiu com CST 00, o problema não é o sistema: os dois códigos afirmam coisas opostas, e a SEFAZ percebe.

O que cada código está dizendo

O CFOP 5405 é usado na venda, dentro do estado, de mercadoria adquirida de terceiros cujo ICMS já foi recolhido antes, por substituição tributária. Ele afirma: o imposto desta mercadoria já foi pago lá atrás, por outro contribuinte da cadeia.

O CST 00 afirma o contrário: mercadoria nacional, tributada integralmente nesta operação.

Na mesma linha da nota, um diz que o imposto já foi pago e o outro manda cobrar agora. A validação da SEFAZ existe justamente para pegar isso.

Por que isso aparece tanto em cadastro migrado

Quando o cadastro vem de outro sistema, é comum o CFOP chegar preenchido do jeito antigo, item por item, enquanto o CST é preenchido de novo por um padrão geral da empresa — "todo mundo 00", por exemplo. Cada campo, isoladamente, parece razoável. A contradição só nasce da combinação, e ela não aparece em nenhuma tela: aparece na hora de emitir.

Numa migração real acompanhada por nós, essa combinação estava em 1.873 produtos. Nenhum deles dava sinal de problema até a primeira venda.

Como corrigir

1. Levante os produtos que têm CFOP 5405 e CST diferente de 60. Numa planilha ou num relatório de produtos, é um filtro simples.
2. Confira o CEST de cada um. É ele que confirma se a mercadoria está mesmo sujeita à substituição tributária — sem CEST, provavelmente não está.
3. Estando sujeita à substituição, o CST correto é 60 (ICMS cobrado anteriormente por substituição tributária).
4. Não estando, o CFOP é que está errado: venda comum dentro do estado é 5102.

Corrigir o cadastro não mexe nas notas já emitidas. O histórico continua como está — a mudança vale das próximas emissões em diante.

O erro que faz perder mais tempo

É tentar resolver mudando só um dos dois códigos até a nota passar. Às vezes passa — e aí você emitiu com o enquadramento errado, o que é pior do que a rejeição: a rejeição você vê na hora, o enquadramento errado aparece na fiscalização.

A pergunta certa não é "qual código faz a nota sair", e sim "esta mercadoria está sujeita à substituição tributária?". Respondida essa, os dois códigos decorrem dela.

De quem é essa decisão

Do contador da empresa. O enquadramento tributário de cada mercadoria depende do estado, do produto e do regime — não é escolha do sistema nem do operador do caixa. O que um bom sistema faz é apontar a contradição antes de você emitir, em lote, e não uma nota por vez, quando o cliente já está no balcão esperando.