Produtos
Cadastre seus produtos com os dados comerciais e fiscais. Os campos fiscais são exigidos pela SEFAZ na hora de emitir.
A tela de Produtos sempre abre na listagem do que já está cadastrado. No canto superior direito ficam os dois botões de cadastro, e você escolhe qual usar a cada vez. O "Cadastro completo" abre a ficha tradicional de um produto, com todos os campos fiscais, foto, composição e códigos alternativos. O "Cadastro rápido" abre, acima da listagem, uma grade parecida com uma planilha, com apenas as dez colunas necessárias para emitir cupom e NF-e — indicada para cadastrar muitos produtos de uma vez. A grade só aparece quando você clica no botão e some quando você clica em "Fechar"; a listagem continua no lugar de sempre, logo abaixo.
- Abra o menu lateral e clique em "Produtos".
- Clique no botão "Cadastro rápido", no topo direito da tela: a grade se abre acima da listagem. Para recolhê-la, clique em "Fechar", no canto direito da própria grade, ou no mesmo botão "Cadastro rápido".
- Clique na primeira célula da coluna "Descrição" e digite o nome do produto, como ele deve sair na nota.
- Use a tecla Tab (ou a seta para a direita) para avançar de campo, e Enter (ou a seta para baixo) para descer uma linha. Ao digitar na última linha, uma nova linha em branco aparece sozinha.
- Deixe a coluna "Código" em branco se quiser: ao salvar, o sistema numera sozinho, continuando a numeração que a sua empresa já usa. Se preferir escolher, basta digitar.
- Preencha o NCM com 8 dígitos e confira o CFOP (já vem 5102) e o CST/CSOSN (já vem 102). Esses três campos são exigidos pela SEFAZ.
- Não sabe o código? Clique na célula de NCM, CFOP ou CST/CSOSN: uma lupa aparece no canto direito dela. Clique na lupa (ou aperte F2, sem tirar a mão do teclado) para abrir a busca na tabela oficial.
- Na busca de NCM, descreva o produto em palavras — "arroz", "calçado", "televisor". Nas de CFOP e CST/CSOSN, procure pelo número ou pelo texto da situação, por exemplo "devolução" ou "substituição". Não precisa acentuar.
- Clique no resultado desejado: o código entra na célula e a janela fecha sozinha.
- Para repetir um valor em várias linhas — o mesmo NCM ou o mesmo CFOP, por exemplo —, clique na célula preenchida e arraste o quadradinho azul do canto inferior direito para baixo. Todas as linhas percorridas recebem o mesmo valor.
- Para trazer produtos de uma planilha, selecione o bloco no Excel, copie com Ctrl+C, clique na célula da grade onde a colagem deve começar e cole com Ctrl+V. As linhas necessárias são criadas automaticamente.
- Confira o rodapé: ele mostra quantos produtos serão salvos e, em vermelho, quantos campos ainda precisam ser corrigidos. Campos com problema ficam com fundo vermelho — passe o mouse sobre eles para ler o motivo.
- Clique em "Salvar produtos". Uma mensagem confirma quantos foram cadastrados e a grade fica limpa para o próximo lote.
As colunas da grade podem ser alargadas ou estreitadas do jeito que você preferir. Se você cadastra produtos de nome comprido, alargue a Descrição; se não usa código de barras, estreite aquela coluna e ganhe espaço para as outras.
- Leve o ponteiro até a divisão entre dois títulos de coluna, no cabeçalho da grade. O traço fica azul e o ponteiro vira uma seta dupla.
- Pressione o botão do mouse e arraste para a direita para alargar, ou para a esquerda para estreitar. A coluna acompanha o movimento.
- Solte o botão. A largura fica guardada neste computador e continua valendo nas próximas vezes que você abrir a tela.
- Para devolver uma coluna ao tamanho original, dê um duplo clique na divisão dela.
- Para devolver todas de uma vez, clique em "Larguras padrão", no rodapé da grade — o botão só aparece quando existe alguma largura ajustada.
A busca de CFOP e de CST/CSOSN funciona mesmo sem internet, porque essas listas ficam dentro do sistema. Já a de NCM consulta uma tabela externa: se o serviço estiver fora do ar, a janela avisa e você digita o código normalmente — o cadastro não trava por causa disso. Lembre-se de que a escolha do CST/CSOSN depende do regime da empresa e do produto; na dúvida, confirme com a sua contabilidade.
A largura é uma preferência sua e fica salva no navegador deste computador: ela não muda nada para os outros usuários da empresa nem viaja para outra máquina. Existe um limite mínimo e um máximo, para nenhuma coluna sumir da tela nem empurrar as demais para fora.
Se alguma linha estiver com erro, nada é gravado — nem as linhas certas. Isso é proposital: gravar metade de uma planilha colada deixaria o cadastro num estado difícil de conferir. Corrija o campo apontado e salve de novo. Os demais dados fiscais (PIS, COFINS, IPI, CFOP de fora do estado, IBS/CBS) recebem o padrão do sistema e podem ser ajustados depois, produto a produto, no cadastro completo — o cadastro rápido nunca apaga o que o seu contador já configurou lá.
- Código e descrição
- NCM (8 dígitos) e CFOP (4 dígitos)
- CST/CSOSN e alíquotas (ICMS, etc.)
- Preço de custo e de venda
- Estoque atual e estoque mínimo (alerta no Dashboard)
Mostrar somente os produtos ativos. Logo acima da lista, ao lado do campo de busca, existe um filtro com três botões: Ativos, Inativos e Todos. Cada botão mostra, ao lado do nome, quantos produtos existem naquela situação. A lista abre sempre em Ativos, para você não perder tempo com o que não vende mais.
- Abra o menu Cadastros → Produtos.
- Repare no filtro à direita do campo de busca. Ele já vem marcado em Ativos, e a lista mostra apenas os produtos em uso.
- Para conferir o que foi desativado, clique em Inativos. A lista passa a mostrar só esses produtos, com a descrição riscada.
- Para ver o cadastro inteiro, ativos e inativos juntos, clique em Todos.
- O sistema guarda a sua escolha neste computador. Na próxima vez que você abrir a tela, ela já vem do jeito que você deixou.
Se você procurar um produto e ele não aparecer, leia a mensagem no lugar da lista: quando o produto existe mas está fora do filtro escolhido, o sistema avisa quantos foram escondidos e oferece o botão Mostrar todos. Nenhum produto é apagado ao ser desativado — ele apenas sai da lista de ativos e continua no histórico das notas já emitidas.
Para desativar um produto, abra-o com o botão de edição e desligue a chave Produto ativo, na aba Identificação. Use isso no lugar de apagar: o produto some da rotina, mas as vendas antigas continuam íntegras.
Limpar o cadastro de uma vez. Com o tempo o cadastro acumula itens que ninguém vende mais, e procurar produto no meio deles custa tempo todos os dias. O botão Limpar cadastro, no alto da tela de Produtos, encontra os produtos sem movimentação e desativa os que você escolher, de uma só vez. Só o administrador enxerga esse botão.
- Na tela de Produtos, clique em Limpar cadastro.
- Informe há quantos dias o produto está parado (o sistema começa em 90) e clique em Procurar. Nada é alterado nesta etapa.
- Confira a lista. Ela vem separada em dois grupos, e o motivo da separação importa.
- Sem estoque — seguro desativar: saldo zerado e sem movimentação. Esses já vêm marcados.
- Com estoque — confira antes: produtos que ainda estão fisicamente na sua prateleira, com o valor de custo que somam. Esses vêm DESMARCADOS de propósito; marque apenas os que você tem certeza.
- Confira o número no botão e clique em Desativar. Só o que estiver marcado é alterado.
- Parado significa sem venda, sem compra e sem ajuste de estoque. Um produto que você comprou recentemente não aparece na lista, mesmo que ainda não tenha vendido.
- Produto cadastrado há pouco tempo nunca é considerado parado, mesmo sem nenhuma venda.
- Serviços e insumos ficam de fora: não têm giro de prateleira.
- O sistema desativa no máximo 500 produtos por vez. Acima disso, aumente o número de dias para reduzir a lista.
Desativar não apaga nada e tem desfazer. O produto sai da lista de ativos e deixa de aparecer no PDV no sincronismo seguinte, mas as notas já emitidas continuam intactas e o estoque não é baixado. Para reverter, use o filtro Inativos na lista de Produtos, abra o produto e ligue novamente a chave Produto ativo. Atenção a um ponto: desativar um produto que ainda tem saldo o tira do PDV sem baixar o estoque, então ele continua contando no seu inventário.
Para cadastrar muitos produtos de uma vez, use a importação por planilha:
- No menu Downloads → Modelo de Importação, baixe a planilha modelo (Excel).
- Preencha seus produtos (obrigatórios: código, descrição, preço de venda, NCM e CFOP).
- Na tela de Produtos, clique em Importar Excel e selecione o arquivo.
- Confira a prévia (linhas válidas e com erro) e confirme a importação.
Use sempre Excel (.xlsx) — nunca CSV. O CSV gerado no Windows corrompe a acentuação do português (á, é, ç, õ) nas descrições.
Quando o cadastro inteiro precisa do mesmo dado fiscal — situação comum logo depois de migrar de outro sistema, em que os produtos chegam com o CFOP do sistema antigo —, use o botão Aplicar impostos, no alto da tela de Produtos. Ele preenche CFOP, CSOSN/CST, origem e alíquota de ICMS em todos os produtos de uma vez, sem abrir um por um.
- Na tela de Produtos, clique em Aplicar impostos.
- Preencha apenas os campos que você quer mudar. O que ficar em branco não é alterado.
- Clique em Ver o que vai mudar. Nada é gravado ainda.
- Confira o resumo: ele mostra quantos produtos serão alterados, quantos já estão como você quer, e o valor de origem e de destino de cada um (por exemplo, 38 produtos de 5405 para 5102).
- Se estiver certo, clique em Aplicar. Se não, clique em Cancelar e ajuste os valores.
- Só o administrador vê o botão — a alteração vale para o cadastro inteiro.
- Serviços, insumos e produtos inativos ficam de fora: não vão para a nota.
- A tela mostra apenas os códigos do regime da sua empresa (CSOSN se for Simples Nacional ou MEI, CST se for regime normal), então não há como escolher o código do regime errado.
- Produtos que já estão no valor escolhido não são tocados.
Evite aplicar NCM a todos os produtos. O NCM identifica a mercadoria — refrigerante, pão e detergente têm códigos diferentes —, então o mesmo NCM para o cadastro inteiro quase sempre está errado, e a nota sai com a tributação de outro produto. Só faça isso num grupo de produtos parecidos. Nos demais campos, confirme os valores com a sua contabilidade antes de aplicar: a alteração não tem desfazer.