CRM / Funil de Vendas

O CRM ajuda a acompanhar cada oportunidade de venda, do primeiro contato ao fechamento, para não perder negócio por esquecimento. No menu lateral, abra Operações e clique em CRM / Funil de Vendas (módulo opcional; se aparecer com cadeado, fale com o suporte).

Cadastre um lead (possível cliente) com o botão Novo lead, informando o valor estimado e a origem.
Arraste o card entre as etapas do funil (Novo contato, Em contato, Proposta, Negociação, Ganho, Perdido). Se a etapa de destino estiver fora da tela, leve o card até a borda direita (ou esquerda) do quadro sem soltar o botão do mouse: o funil rola sozinho até ela aparecer, e aí é só soltar. No tablet ou no celular, encoste o dedo no card e SEGURE por um instante até ele descolar; sem tirar o dedo, arraste para a etapa desejada e solte. Deslizar o dedo direto, sem segurar, apenas percorre as etapas, e um toque rápido abre a ficha do lead. Você também pode abrir o lead e escolher a etapa na caixa "Etapa do funil" — o resultado é o mesmo.
Abra o lead para registrar anotações, agendar follow-ups e ver o histórico.
Ao fechar a venda, use Converter em cliente para criá-lo no cadastro com um clique.

Aba Follow-up: todas as tarefas pendentes de toda a empresa, com destaque em vermelho para as atrasadas.
Aba Configurações: ative (opcional) o lembrete automático por e-mail ou WhatsApp e o follow-up automático ao avançar a etapa.

Como criar, alterar e excluir um follow-up

Na aba Follow-up você resolve tudo sem precisar abrir o lead. Cada linha da lista tem três botões à direita: lápis (alterar), lixeira (excluir) e o círculo de visto (concluir).

Para criar: clique em "Novo follow-up", escolha o lead, escreva o que precisa ser feito, selecione o tipo (ligação, WhatsApp, e-mail, reunião, proposta ou tarefa), informe a data prevista e, se quiser, uma observação. Clique em "Criar follow-up".
Para alterar: clique no lápis da linha, ajuste o que precisar (texto, tipo, data ou observação) e clique em "Salvar".
Para excluir: clique na lixeira e confirme. A exclusão não pode ser desfeita.
Para dar como feito: clique no círculo de visto — o follow-up sai da lista de pendentes.

O botão "Novo follow-up" fica desabilitado enquanto não houver nenhum lead cadastrado, porque todo follow-up pertence a um lead. Cadastre o lead primeiro na aba Funil de vendas.

As colunas Ganho e Perdido mostram os negócios fechados nos últimos 30 dias. O total de 'pipeline aberto' conta apenas as oportunidades em andamento.

Como registrar o CPF/CNPJ do lead e por qual canal o contato aconteceu.

Ao clicar em "Novo lead", preencha também o campo CPF/CNPJ. Com ele informado, a conversão em cliente sai pronta, sem redigitar nada quando a venda fechar.
Abra um lead e, na coluna Histórico, escreva o que foi conversado.
Antes de clicar em "Registrar", escolha na caixa ao lado por onde o contato aconteceu: Anotação, Ligação, WhatsApp, E-mail ou Reunião.
Cada registro aparece na linha do tempo com o ícone do canal, o que deixa claro se o cliente foi atendido por telefone, por WhatsApp ou pessoalmente.

Guardar as pessoas com quem você fala

Numa negociação você quase nunca fala com uma pessoa só: existe o comprador, o técnico que vai usar e o dono que assina. O bloco Pessoas de contato, dentro do lead, guarda cada uma delas com o cargo e o telefone, em vez de tudo ir parar no campo de observações.

Na aba Funil de vendas, clique no card do lead para abrir a ficha.
No bloco "Pessoas de contato", clique em "Adicionar pessoa".
Preencha o nome, o cargo (comprador, gerente, dono), o telefone e o e-mail dela.
Se o telefone tiver WhatsApp, ligue a chave "Tem WhatsApp" — é isso que faz aparecer o botão verde de conversa.
Use o campo Observação para o que só você sabe: "só atende à tarde", "quem assina é ele".
Clique em "Adicionar". A primeira pessoa cadastrada já fica marcada como contato principal.
Para trocar o contato principal, clique na estrela ao lado do nome de outra pessoa — a marcação anterior sai sozinha.

O contato principal é quem aparece no card do funil e já vem escolhido quando você registra uma conversa. Marque como principal quem decide, não necessariamente quem atende o telefone.

Ao ganhar o negócio e converter o lead em cliente, as pessoas vão junto para o cadastro do cliente. É a mesma lista, não uma cópia: corrigir um telefone em qualquer um dos dois lugares vale para os dois.

Chamar no WhatsApp em um clique

Todo telefone marcado como WhatsApp ganha um botão verde ao lado. Clicar nele abre a conversa com aquele número já aberta, sem copiar e colar. O botão aparece no telefone do lead, em cada pessoa de contato, no card do funil e na lista de follow-up.

Se o botão não aparecer, confira o telefone: ele precisa ter DDD e ao menos dez dígitos. Números incompletos não são aceitos de propósito, para você não abrir uma conversa vazia com um número que não existe.

Registrar com quem foi a conversa

Ao escrever uma anotação no histórico do lead, escolha a pessoa na caixa "Com quem".
Escolha também o canal (Anotação, Ligação, WhatsApp, E-mail ou Reunião) e clique em Registrar.
A conversa passa a aparecer na linha do tempo com o nome da pessoa ao lado.
O campo "Último contato" daquela pessoa é atualizado sozinho — você nunca digita essa data.
Ao agendar um follow-up, escolha para quem é: a lista de pendências mostra o nome e o botão de WhatsApp da pessoa certa.

Deixar o campo "Com quem" em branco continua valendo. Use-o quando importa saber por quem a conversa passou — em especial para responder "já falamos com quem decide?".

Modelos de texto: o que falar e o que enviar

A aba Modelos de texto guarda os textos que você usa sempre: a mensagem de primeiro contato, a de cobrar resposta da proposta, o roteiro que você segue ao telefone. O sistema já vem com um conjunto pronto, que você pode alterar ou apagar.

Abra a aba "Modelos de texto" no CRM.
Clique em "Novo modelo", ou no lápis de um dos modelos que já vêm prontos.
Dê um nome ao modelo e escolha o tipo: mensagem de WhatsApp, roteiro de ligação ou e-mail.
Escolha a etapa do funil em que ele se aplica, ou deixe em "Qualquer etapa".
Escreva o texto. Clique nas marcações da lista ao lado para inserir os dados que o sistema preenche sozinho, como o primeiro nome da pessoa e o valor do negócio.
Confira a prévia logo abaixo, que mostra o texto já preenchido com dados de exemplo, e clique em Salvar.

Para usar: abra o lead e clique em "Usar modelo".
Escolha com quem você vai falar — o texto se ajusta ao nome dela na hora.
Escolha o modelo. Os da etapa em que o lead está aparecem em primeiro lugar, marcados como sugeridos.
Ajuste o texto se quiser: a alteração vale só para este envio e não altera o modelo.
Clique em Copiar, em "Abrir no WhatsApp" para enviar, ou em "Modo roteiro" para ler na tela durante a ligação.
Ao terminar, o sistema pergunta se registra no histórico. Aceitando, fica gravado o que foi enviado e para quem.

O modo roteiro mostra o texto em letra grande, próprio para ler enquanto você fala ao telefone. É a forma mais rápida de treinar um vendedor novo: ele segue o roteiro até ganhar segurança.

Se uma marcação aparecer escrita no texto final (por exemplo {nomee}), é porque ela não existe: confira a grafia na lista ao lado do campo. O sistema deixa a marcação errada visível de propósito, para você corrigir antes de enviar ao cliente.

Como corrigir o valor e os dados de um lead já criado

Na aba Funil de vendas, clique no card do lead para abrir a ficha dele.
Na coluna da esquerda, logo abaixo dos dados, clique no botão "Editar dados do lead".
Ajuste o que precisar: nome, valor estimado, telefone, e-mail, CPF/CNPJ e origem. O valor aceita vírgula (ex.: 2.500,00).
Clique em "Salvar". O card do funil e o total do pipeline já aparecem com o valor novo.
Para desistir da alteração, clique em "Cancelar" — nada é gravado.

Como registrar de quem veio a indicação

Ao criar o lead (ou ao editá-lo), escolha "Indicação" no campo Origem.
Assim que você escolhe Indicação, aparece logo abaixo o campo "Indicado por".
Digite o nome de quem indicou — pode ser um cliente, um parceiro ou qualquer pessoa; é texto livre.
Clique em Criar lead (ou Salvar). O nome de quem indicou passa a aparecer na ficha do lead, junto da origem.
Se depois você mudar a origem para outra coisa (Site, WhatsApp…), o campo some e o nome é apagado, para a ficha não guardar um indicador que não corresponde mais à origem.

Registrar quem indicou serve para duas coisas práticas: agradecer a pessoa e descobrir quem mais traz cliente para o seu negócio — informação que costuma valer mais do que anúncio pago.

Como transformar o negócio ganho em cliente

Arraste o card do lead para a coluna Ganho (ou abra o lead e escolha a etapa Ganho na caixa "Etapa do funil").
O sistema pergunta na hora: "Negócio ganho. Criar o cliente agora?".
Clique em "Criar cliente" para cadastrá-lo com o nome, telefone, e-mail e CPF/CNPJ que já estavam no lead. Se já existir um cliente com o mesmo documento, o sistema reaproveita o cadastro em vez de duplicar.
Clique em "Agora não" se preferir cadastrar depois — o lead continua marcado como ganho e você pode criar o cliente a qualquer momento pelo botão "Converter em cliente" dentro da ficha.

O cliente nunca é criado sozinho: o sistema sempre pergunta antes. Assim, mover um card por engano não gera cadastro indesejado.

Marcar um horário no follow-up

Nem todo contato pode ser feito a qualquer hora do dia. Ao criar ou alterar um follow-up — tanto na aba Follow-up quanto dentro da ficha do lead — o campo "Hora (opcional)" fica ao lado da data.

Preencha a Data prevista normalmente.
Se você já sabe o melhor horário para aquele contato (ex.: "só atende depois das 16h"), informe também a Hora. O campo só libera depois que a data é escolhida.
Deixe a Hora em branco quando não houver horário certo — o follow-up continua valendo para o dia inteiro, do jeito que já funcionava.

Follow-up com hora marcada aparece na lista como "13/08 · 16:30"; sem hora, aparece só a data.
Um follow-up com hora fica "atrasado" (destaque vermelho) a partir daquele horário; sem hora, só fica atrasado depois de passar o dia inteiro.
O lembrete automático por e-mail ou WhatsApp (quando ligado em Configurações) também cita o horário, quando ele foi informado.

Etiquetas: marcar e filtrar os leads

As etiquetas ajudam a separar os leads do jeito que o vendedor já pensa — "quente", "só decide em janeiro", "indicação da fulana" — sem depender de decorar ou de anotar em outro lugar. São as MESMAS etiquetas do cadastro de Clientes: criar ou usar uma etiqueta em um lugar já deixa ela disponível no outro, sem duplicar.

Abra o lead e veja o bloco "Etiquetas", na coluna da esquerda.
Clique em qualquer etiqueta da lista para vinculá-la ao lead; clique de novo para remover. O card do lead, no funil, passa a mostrar essa etiqueta como uma pastilha colorida.
Não existe a etiqueta que você precisa? Digite o nome no campo abaixo da lista e tecle Enter (ou clique no +). A etiqueta nasce já vinculada a este lead e passa a valer para toda a empresa.
No topo da aba Funil de vendas, use o filtro "Etiqueta" para ver só os leads marcados com uma etiqueta específica — os totais de pipeline e de oportunidades se ajustam ao filtro.

Ao converter o lead em cliente, as etiquetas vão junto para o cadastro do cliente — sem precisar marcar de novo.

Campanhas de WhatsApp para vários leads de uma vez

A aba Campanhas monta e acompanha o envio de uma mesma mensagem para um grupo de leads, sem precisar copiar e colar um por um em conversas separadas.

Abra a aba Campanhas e clique em "Nova campanha".
Público: dê um nome à campanha e escolha para quem enviar — todos os leads abertos, os de uma etapa do funil, os de uma etiqueta, ou escolhidos um a um. A tela mostra quantos leads entram no público e quantos têm WhatsApp cadastrado.
Mensagem: escolha um modelo de texto já pronto ou escreva do zero, usando as marcações para preencher sozinho o nome do lead, da empresa e o valor do negócio. A prévia mostra como a mensagem fica com dados de exemplo.
Material (opcional): anexe uma arte pronta da biblioteca do Marketing, se quiser ilustrar a mensagem. Esse passo só aparece para quem tem o módulo Marketing.
Quando: escolha "Enviar agora" ou "Agendar" uma data e, se quiser, uma hora.
Clique em "Criar campanha".

A campanha criada entra numa fila de destinatários pendentes. Existem duas formas de fazer o envio sair de fato, e você pode usar a que já está disponível hoje:

Fila manual, com um clique por lead (disponível para qualquer cliente, sem custo): abra a campanha e, para cada pendente, clique no botão verde do WhatsApp — a conversa abre com a mensagem já pronta —, envie e depois clique em "Marcar enviado" (ou em "Pular", quando não for enviar àquele lead). Cada envio fica registrado no histórico do lead sozinho.
Disparo automático pela API oficial da Meta: quando a sua empresa tiver essa integração configurada, o botão "Disparar pela API" aparece na campanha e uma campanha agendada sai sozinha, no horário marcado, sem ninguém precisar clicar.

Diferença honesta entre os dois modos: no envio manual pelo WhatsApp Web, uma arte do Marketing entra na mensagem como um LINK (o WhatsApp Web não anexa imagem sozinho); pela API oficial, a mesma arte vai como imagem de verdade, já anexada.

Outra diferença: pela API oficial, mensagem enviada mais de 24 horas depois da última resposta do lead exige um modelo aprovado pela Meta, e o envio tem custo por conversa cobrado pela Meta. Se isso acontecer, o erro da própria Meta aparece escrito ao lado do destinatário.

Use listas pequenas e mande mensagem só para quem já é seu contato ou já demonstrou interesse. Envio em massa para números que não pediram pode levar ao banimento do número de WhatsApp da empresa — vale tanto no envio manual quanto no automático.

Ativar o envio automático (API oficial da Meta)

Quem prefere que a campanha agendada saia sozinha, sem clicar em cada lead, pode ligar a integração oficial da empresa com o WhatsApp (Meta Cloud API) direto na aba Configurações do CRM, no cartão "API oficial do WhatsApp (Meta)".

Abra a aba "Configurações", dentro do CRM.
No cartão "API oficial do WhatsApp (Meta)", preencha o Número (o ID do telefone cadastrado na Meta para a sua empresa) e o Token de acesso permanente, gerados no painel de desenvolvedores da Meta para o WhatsApp Business da sua empresa.
Clique em "Salvar".
Clique em "Testar conexão" para confirmar que o número e o token estão corretos antes de contar com o envio automático.
Para desligar a integração a qualquer momento, clique em "Remover" — o envio automático para, e o modo com 1 clique continua funcionando normalmente.

Só um usuário administrador consegue salvar, testar ou remover essa credencial. Por segurança, o token nunca volta a aparecer na tela depois de salvo — nem para quem o cadastrou.

O envio pela API oficial tem custo por conversa cobrado pela Meta, e mensagem enviada fora da janela de 24 horas desde a última resposta do lead exige um modelo aprovado por ela. Sem essa integração configurada, o envio pelo modo de 1 clique continua funcionando normalmente, sem nenhum custo.

Exportar os leads em planilha

Na aba Funil de vendas, com o filtro de etiqueta que você quiser aplicado (ou sem filtro, para trazer todos), clique no ícone de download ao lado do filtro.
O sistema baixa uma planilha XLSX com os leads visíveis na tela: nome, telefone, e-mail, etapa, etiquetas, valor estimado, origem e status.

Qualificar o lead: melhor horário, ramo e sistema atual

Ao editar os dados do lead, um bloco de qualificação reúne informações que ajudam a preparar a abordagem antes mesmo do primeiro contato.

Melhor momento para contato: texto livre, como "Manhã" ou "Após às 13h". Se você escrever um horário no formato HH:mm (ex.: "16:30"), o sistema já sugere essa hora ao agendar o próximo follow-up desse lead — você confirma ou troca.
Ramo de atividade: o ramo do negócio do lead. Além de aparecer na ficha, serve como filtro adicional de público ao montar uma campanha de WhatsApp.
Sistema atual e satisfação: o que o lead usa hoje para o negócio dele e se está satisfeito, insatisfeito ou é algo a apurar — inteligência útil para saber o que argumentar na proposta.
Contabilidade do lead: nome e contato do escritório de contabilidade dele, registrados como referência — um canal de indicação a explorar mais adiante.