BI / Inteligência

O BI tem duas abas. A aba Painel entrega a leitura pronta do negócio; a aba Consulta livre deixa você montar o próprio relatório, no estilo Power BI.

1. No menu lateral, abra ANÁLISES: o item BI / Inteligência é o primeiro da lista, antes das pastas de relatórios. Clique nele.
2. Na aba Painel, escolha o período nos campos De e Até (ele já abre no mês corrente) e, se quiser, filtre por vendedor.
3. Leia os indicadores do topo: faturamento com a comparação em relação ao período anterior, número de vendas, ticket médio e o percentual da meta do mês.
4. Na linha seguinte, confira o caixa do período (entradas, saídas e saldo) e a inadimplência, que mostra quanto está vencido e em quantas contas.
5. Desça para o gráfico dos últimos 12 meses, que revela a tendência, e para o gráfico de formas de pagamento.
6. Na Curva ABC, veja quais produtos sustentam a receita: os de classe A são os poucos que respondem pela maior parte do faturamento.
7. No fim da tela, acompanhe os melhores clientes e, ao lado, os que pararam de comprar — esta é a lista para o vendedor retomar o contato.
8. Para mandar o resumo a um sócio ou ao contador, clique em Enviar por e-mail, digite o endereço e confirme.

Na aba Consulta livre você monta a análise do zero, sem depender de ninguém. Não há telas fixas — tudo reage às suas escolhas.

1. Abra a aba Consulta livre.
2. Escolha a fonte de dados. Ela define de onde vêm os números: Vendas, Produtos vendidos, Contas a receber, Contas a pagar, Caixa, Movimentações de estoque, Posição de estoque, Entradas de mercadoria, Notas fiscais, Impostos por item, Clientes, Ordens de serviço ou Folha de pagamento.
3. Passe o ponteiro sobre o nome da fonte para ler, em uma linha, o que ela responde. Se aparecer um cadeado, é porque o módulo daquela análise ainda não está ativo na sua empresa — clique para ver o motivo e fale com o suporte para liberá-lo.
4. Arraste (ou clique) os campos para Agrupar por — por exemplo, Mês, Vendedor, Forma de pagamento, UF do cliente, NCM, Situação do título, CFOP, Categoria ou Fornecedor (até 3 ao mesmo tempo).
5. Marque um ou mais totalizadores (até 5). Eles mudam conforme a fonte: em Vendas há faturamento e ticket médio; em Contas a receber há valor previsto, recebido, em aberto, vencido e atraso médio em dias; em Posição de estoque há saldo, valor a custo e produtos abaixo do mínimo.
6. Defina a ordenação (por qualquer campo ou totalizador, crescente ou decrescente).
7. Para guardar a análise, digite um nome no campo ao lado da tabela e clique em Salvar. Ela passa a aparecer no bloco Minhas consultas, no topo da tela: um clique no nome remonta tudo. Salvar de novo com o mesmo nome atualiza a consulta, não cria uma cópia.

O gráfico se ajusta sozinho ao que você pediu

Você escolhe os campos; o formato do gráfico é decidido pelo sistema, a partir do resultado. Não é preciso entender de gráfico para ver a informação bem apresentada.

• Agrupou por um campo de tempo (Dia, Semana, Mês, Ano, Competência): vira uma linha, que é o que mostra evolução.
• Agrupou por uma categoria com poucos valores (por exemplo, Forma de pagamento) e marcou um único totalizador: vira uma pizza, que mostra a participação de cada parte no todo.
• Agrupou por uma categoria com muitos valores (Produto, Cliente, Fornecedor): vira barras deitadas, porque nomes longos não cabem em pé.
• Agrupou por dois campos ao mesmo tempo: vira barras empilhadas, que mostram o total e a composição na mesma barra. Os oito maiores aparecem separados e o restante entra como Outros.
• O resultado é grande demais para qualquer gráfico: o sistema avisa e mostra só a tabela, que continua completa.

Se preferir outro formato, clique nos botões acima do gráfico (Linha, Área, Barras, Barras deitadas, Barras empilhadas, Pizza ou Somente tabela). A escolha fica fixa até você trocar de fonte de dados ou clicar em Automático para devolver a decisão ao sistema.

O que cada indicador está dizendo — e o que fazer com ele

Número sem interpretação não muda decisão nenhuma. Abaixo, o que cada um significa no dia a dia de quem toca o negócio:

• Faturamento é quanto você vendeu — não quanto ganhou. Vender mais com margem menor pode significar trabalhar mais para lucrar igual.
• Ticket médio é o valor médio de cada venda (faturamento dividido pelo número de vendas). Subir o ticket médio costuma ser mais barato que atrair cliente novo: é vender um item a mais para quem já está na sua frente.
• Margem é o que sobra depois do custo da mercadoria. Só faz sentido se o custo estiver correto no cadastro — por isso vale a pena informá-lo nas entradas de compra.
• Curva ABC separa os produtos por peso na receita: os de classe A são a minoria que responde pela maior parte do faturamento. São eles que nunca podem faltar no estoque; os de classe C podem esperar.
• Clientes que pararam de comprar é a lista mais rentável da tela. Recuperar quem já comprou custa uma fração do que custa conquistar alguém novo — e a maioria simplesmente esqueceu, não ficou insatisfeita.
• Inadimplência mostra quanto já venceu e não entrou. Faturamento alto com inadimplência alta é venda que ainda não virou dinheiro.

Ao montar a análise, os totais, o gráfico e a tabela abaixo se refazem automaticamente. Use o filtro de período no topo — e o de vendedor, que aparece apenas nas fontes que têm um responsável pela venda. Em Posição de estoque e em Clientes as datas ficam desativadas, porque essas duas são um retrato de hoje, e não de um período. Exporte o resultado em planilha (XLSX) quando quiser.