Hotel e Pousada — reservas, check-in, conta do quarto e governança

O módulo Hotel e Pousada atende hotel, pousada, hostel, resort e motel. Ele cobre o caminho inteiro do hóspede: a reserva, a chegada com a ficha de registro, a conta do quarto que acumula diárias e consumo, a saída com a cobrança e a nota, e a limpeza que devolve o quarto para venda. Hotel e pousada trabalham por diária; motel trabalha por período de horas — os dois modos existem no mesmo módulo, escolhidos em um parâmetro.

A ordem certa de configurar

1. Abra Seu setor → Hotel e Pousada e vá à aba Quartos. Comece pelos tipos de acomodação (Standard casal, Luxo, Suíte), informando a capacidade de adultos e de crianças, as camas e as comodidades. O hóspede reserva um TIPO; o quarto específico é escolhido na chegada.
2. Ainda na aba Quartos, cadastre os quartos com o número, o tipo, o andar e o bloco. O número não pode se repetir no mesmo hotel.
3. Vá à aba Tarifas e preencha a Política da casa: horário de check-in e de check-out, tolerância de saída, taxa de serviço, percentual de sinal, prazo de cancelamento gratuito e o que se cobra de quem cancela fora do prazo ou não aparece.
4. Nessa mesma aba, cadastre ao menos uma tarifa de balcão, válida todos os dias. Sem tarifa cadastrada a reserva não tem preço e o check-in não lança diária nenhuma.
5. Se o hotel cobra mais caro em certos dias ou épocas, crie outras tarifas com vigência, dias da semana e prioridade maior. A tarifa de maior prioridade que casar com o caso é a que vale — é assim que feriado ganha de alta temporada, que ganha de balcão.
6. Se o hotel opera por período (motel), escolha o modo Período na Política da casa e cadastre a tarifa informando a duração em horas e o valor da hora adicional.

O mapa de quartos

A aba Mapa é a tela que a recepção deixa aberta. Cada linha é um quarto e cada coluna é um dia. A faixa colorida diz se a noite está vendida (azul), livre (cinza) ou bloqueada (vermelha); o pontinho ao lado do número do quarto diz o estado da limpeza. São dois eixos independentes de propósito: o quarto pode estar livre e sujo ao mesmo tempo, e é justamente esse cruzamento que impede vender um quarto que ainda não está pronto. No topo aparecem a ocupação do dia, as chegadas, as saídas e quantos quartos estão aguardando a governança.

Criar uma reserva

1. Abra a aba Reservas e clique em Nova reserva.
2. Informe primeiro a entrada, a saída e quantas pessoas. O sistema consulta a disponibilidade e mostra, para cada tipo de acomodação, quantos quartos estão livres e quanto custa a estada inteira.
3. Escolha o tipo. Se quiser já reservar um quarto específico, escolha-o na lista; do contrário, deixe em Definir na chegada.
4. Preencha o nome do hóspede, o documento e o contato, escolha o canal (balcão, telefone, site, Booking, Airbnb) e grave.
5. Se alguma noite estiver sem tarifa cadastrada, o sistema avisa na hora. Não deixe para descobrir isso no fechamento da conta.

Sinal, cancelamento e não comparecimento

1. O sinal é calculado pelo percentual definido na Política da casa. Quando o hóspede pagar, clique no ícone de carteira na linha da reserva para registrar o recebimento — o valor é abatido na conta do quarto.
2. Para cancelar, clique no X da linha da reserva. O sistema informa se o cancelamento está dentro do prazo combinado e calcula a taxa devida, quando houver.
3. Se o hóspede não apareceu, clique no ícone de pessoa riscada. O não comparecimento só pode ser registrado depois que o horário de entrada passou — antes disso o hóspede ainda pode chegar.
4. A recepção pode isentar a taxa em qualquer um dos dois casos: é decisão comercial dela, e fica registrada na reserva.

Check-in: a chegada do hóspede

1. Abra a aba Recepção. A coluna Chegadas do dia lista quem tem entrada marcada para hoje.
2. Clique em Fazer check-in na linha do hóspede.
3. Escolha o quarto. A lista mostra o estado da limpeza de cada um; um quarto que não está limpo só é liberado se você marcar a confirmação de prosseguir mesmo assim, e isso fica registrado na conta.
4. Preencha a Ficha do hóspede (FNRH). Os campos com asterisco são obrigatórios: nome, documento, nascimento, nacionalidade, cidade e país de residência, motivo da viagem e meio de transporte.
5. Confirme. O sistema abre a conta do quarto, lança as diárias de todas as noites da estada e marca o quarto como ocupado.

A conta do quarto

1. Na aba Recepção, clique em Conta do quarto na linha de quem está hospedado.
2. Para lançar consumo, escolha o tipo Consumo, selecione o produto, informe a quantidade e clique em Lançar. O preço vem do cadastro do produto e o estoque é baixado como em qualquer venda.
3. Serviço (lavanderia, passeio), taxa, desconto e pagamento parcial também são lançados aqui, cada um com o seu tipo.
4. Para estornar um lançamento errado, clique na lixeira. Se for um produto, ele volta ao estoque na mesma hora.
5. O rodapé mostra a conta separada: quanto é hospedagem, quanto é consumo, quanto já foi pago e quanto falta receber.

Check-out: fechar a conta e liberar o quarto

1. Abra a conta do quarto e confira os lançamentos com o hóspede.
2. Se a saída passou do horário e o hotel cobra por isso, marque a opção de cobrar a diária por saída após o horário.
3. Escolha a forma de pagamento e clique em Fazer check-out.
4. O sistema gera o título no Financeiro pelo valor que falta receber, cria o rascunho da NFC-e do consumo e informa o valor da hospedagem que deve sair em NFS-e.
5. O quarto volta a ficar livre, é marcado como sujo e a arrumação entra automaticamente na fila da governança.

Governança: a limpeza dos quartos

1. A aba Governança é a visão da governanta: a fila do dia, o estado de cada quarto e os bloqueios de manutenção.
2. Toda saída de hóspede cria a arrumação automaticamente. Para lançar uma tarefa à mão (faxina, inspeção, manutenção), clique em Nova tarefa.
3. A camareira usa a tela Limpeza dos quartos, em Seu setor → Hotel e Pousada, feita para o celular: ela vê a fila já ordenada, toca em Iniciar quando começa e em Concluir e liberar quando termina.
4. A fila é ordenada pelo sistema: o quarto que tem hóspede chegando hoje aparece primeiro, depois os que acabaram de vagar, e o empate é resolvido pelo número do quarto, para não fazer ninguém atravessar o hotel a cada tarefa.
5. Concluir a arrumação é o que devolve o quarto ao estado limpo — e só quarto limpo recebe hóspede.

1. Para tirar um quarto de venda, clique em Bloquear quarto na aba Governança.
2. Escolha o quarto, o período, o tipo (manutenção, interdição ou uso interno) e escreva o motivo.
3. No período do bloqueio o quarto não aparece como disponível e não entra na conta da taxa de ocupação — manutenção não é venda perdida.
4. Ao remover o bloqueio, o quarto volta para a fila de limpeza, nunca direto para limpo: ninguém sabe como ele ficou depois da obra.

A ficha do hóspede e o movimento mensal

1. A aba Hóspedes reúne todas as fichas preenchidas nos check-ins, com busca por nome ou documento.
2. Clique em Ver ficha para conferir os dados e imprimir a ficha para assinatura.
3. O resumo do mês mostra quantos hóspedes se hospedaram, quantos eram estrangeiros, os motivos de viagem e quantas fichas ainda estão incompletas.
4. Clique em Baixar movimento do mês para gerar a planilha com o movimento inteiro, pronta para ser enviada.

Canais de venda e reserva pelo site

1. No painel do Booking ou do Airbnb, baixe a exportação do calendário em iCal (arquivo .ics) ou a planilha de reservas.
2. Abra a aba Canais, escolha o canal, indique a qual tipo de acomodação aquele calendário se refere e envie o arquivo.
3. As reservas entram confirmadas e sem quarto alocado — o canal vendeu o tipo, e quem escolhe o quarto é a recepção na chegada.
4. Importar o mesmo arquivo de novo amanhã não duplica nada: cada reserva é reconhecida pelo identificador do canal.

1. Na mesma aba Canais, ligue a chave Aceitar pedidos de reserva pelo link público para receber pedidos pelo seu próprio endereço.
2. Copie o link e divulgue nas redes, no WhatsApp e no site do hotel.
3. O visitante escolhe as datas, vê o que está disponível e o preço, e envia o pedido com o contato dele.
4. O pedido aparece destacado no topo da aba Reservas. Enquanto ninguém confirmar, ele NÃO ocupa quarto nenhum — a disponibilidade continua intacta.
5. Clique em Confirmar para transformar o pedido em reserva, ou em Recusar para descartá-lo.

Consumo lançado pelo PDV

O servidor do GamaERP já aceita que o GamaPDV liste as contas de quarto abertas e lance o consumo do restaurante direto na conta do hóspede, sem digitar nada duas vezes. A tela correspondente dentro do GamaPDV ainda está em desenvolvimento; enquanto isso, o lançamento é feito pela aba Recepção, na conta do quarto.

Os relatórios do ramo

Ficam em Análises, no tema Hotelaria. Cada um abre com filtro de período, busca por texto e botão de imprimir, no padrão dos demais relatórios do sistema.

• Ocupação, diária média e RevPAR — dia a dia, quantos quartos foram vendidos, a taxa de ocupação, a diária média (ADR) e o RevPAR. São os três números com que a hotelaria se compara: ocupação é quanto do hotel foi vendido, diária média é quanto cada quarto vendido rendeu, e RevPAR é quanto rendeu cada quarto disponível, vendido ou não.
• Chegadas e saídas previstas — a escala da recepção: quem entra, quem sai, em que quarto, com quantas pessoas e com telefone para confirmar.
• Origem das reservas — de onde vêm os hóspedes: reservas, receita e participação de cada canal, com quantas foram canceladas. É o relatório que mostra quanto o hotel depende das agências.
• Consumo por quarto — quanto o frigobar, o restaurante e os serviços somaram em cada estada, ao lado do valor da hospedagem.
• Receita por tipo de acomodação — qual categoria sustenta o hotel, em reservas, noites vendidas, receita e diária média.
• Cancelamentos e não comparecimento — quanta receita escapou, por qual canal, e quanto foi recuperado em taxa.
• Hóspedes do período (FNRH) — quem se hospedou, de onde veio e por que viajou, a partir das fichas de registro.