Laboratório de Análises Clínicas — do cadastro do exame ao laudo

O módulo Laboratório atende laboratório de análises clínicas e posto de coleta. Ele cobre o caminho inteiro da amostra: o exame cadastrado com o tubo e a bancada certos, a requisição do paciente, a coleta com etiqueta de código de barras, a triagem que aceita ou recusa o material, a bancada onde o resultado é digitado, a conferência do Responsável Técnico e o laudo entregue ao paciente. O módulo fica em Seu setor → Laboratório.

A ordem certa de configurar

A ordem abaixo não é sugestão: cada passo depende do anterior. O exame aponta para uma bancada e para um recipiente, então os dois precisam existir antes dele.

1. Abra Seu setor → Laboratório e comece pela aba Bancadas. Cadastre os setores técnicos do laboratório — os mais comuns são Bioquímica, Hematologia, Microbiologia, Imunologia, Urinálise, Parasitologia e Hormônios. A bancada é o que o Controle de Qualidade trava: controle reprovado na bioquímica não segura o laudo da parasitologia.
2. Vá à aba Recipientes e cadastre os tubos que o laboratório usa, informando o nome, a cor da tampa, o aditivo, o volume e — o campo mais importante — a ordem de coleta.
3. Na aba Apoio, cadastre os laboratórios para onde você manda os exames que a casa não faz, com o prazo e o custo de cada um.
4. Vá à aba Configurações e preencha o Responsável Técnico: nome, conselho (CRBM, CRF, CRM ou CRBio), número do registro e UF. É esse nome que assina todos os laudos.
5. Por fim, na aba Exames, cadastre o que o laboratório oferece.

Cadastrar um exame

1. Na aba Exames, clique em Novo exame.
2. Informe o código e o nome. No campo Sinônimos, escreva como o médico e o paciente chamam esse exame — por exemplo, TGO para a transaminase oxalacética. É por esse campo que a recepção acha o exame na hora do pedido.
3. Escolha a bancada e o recipiente. São eles que colocam o exame no mapa de trabalho certo e no tubo certo.
4. Informe o material (soro, plasma, urina, fezes, swab), o método e o volume de amostra que o exame consome. O volume é o que decide se dois exames cabem no mesmo tubo ou se é preciso puxar um segundo.
5. Informe o prazo de entrega em horas. Deixando vazio, o exame usa o prazo padrão das Configurações.
6. Escreva o Preparo do paciente — jejum, suspensão de medicamento, primeira urina da manhã. Esse texto sai impresso no comprovante que o paciente leva para casa.
7. Informe o preço particular e, se o exame for terceirizado, escolha o laboratório de apoio e o custo dele.
8. Clique em Salvar.

Os campos do exame

Quase nenhum exame é um número só: um hemograma tem dezenas de linhas. Cada uma delas é um campo, e é no campo que o resultado é digitado.

1. Na lista de exames, clique em Campos, na linha do exame.
2. Clique em Novo campo e informe o nome (por exemplo, Hemoglobina) e a unidade (g/dL).
3. Escolha o tipo. Número serve para o que é medido; Texto livre, para descrição; Lista de opções, para resultado qualitativo (Reagente, Não reagente); e Título, para uma linha que é só cabeçalho no laudo, sem valor a preencher.
4. Informe as casas decimais e a ordem em que o campo aparece no laudo.
5. Salve e repita para cada linha do exame.

Os valores de referência

A faixa de referência é o que faz o laudo ser lido em segundos: é ela que coloca a seta de alto ou baixo ao lado do resultado. Cada campo numérico pode ter várias faixas, porque o valor normal muda conforme o paciente.

1. Dentro da tela de campos, clique em Referências, na linha do campo.
2. Clique em Nova faixa e escolha a quem ela se aplica: o sexo, a faixa de idade e se vale para gestante.
3. Informe o valor mínimo e o valor máximo normais.
4. Informe o crítico mínimo e o crítico máximo, quando o exame tiver valor de pânico.
5. Salve. Repita para cada grupo de paciente que tiver valor normal diferente.

• Quando mais de uma faixa serve ao mesmo paciente, o sistema usa a MAIS ESPECÍFICA: a faixa de gestante vence a faixa comum, e a faixa de um sexo vence a que serve a ambos.
• Valor de pânico é diferente de valor alto. Ele obriga o laboratório a telefonar para o médico solicitante, e por isso aparece destacado em vermelho, e não como mais uma seta no meio das outras.
• Campo numérico sem nenhuma faixa cadastrada sai no laudo SEM marcação — nunca como normal. Marcar como normal um valor cuja faixa ninguém cadastrou seria afirmar saúde sem base. O painel do módulo mostra quantos campos estão nessa situação, para o laboratório saber o tamanho do que falta cadastrar.

Preço por convênio

Além do preço particular, cada exame pode ter um valor por operadora, com o código que aquela operadora usa para identificá-lo. O convênio é o mesmo cadastro usado pelo módulo Clínica: quem já atende convênio não recadastra nada.

Atender o paciente: abrir a requisição

A requisição é o pedido do paciente. Ela recebe um número — o protocolo — que acompanha tudo dali em diante: os tubos, os resultados e o laudo. É esse número que o paciente usa para consultar o resultado depois.

1. Abra Seu setor → Laboratório, aba Requisições, e clique em Nova requisição.
2. Escolha o paciente. Se ele ainda não tiver cadastro, cadastre-o antes — o paciente do laboratório é o mesmo cliente do resto do sistema, então o exame já nasce cobrável.
3. Escolha o convênio, quando houver. Sem convênio, o atendimento é particular e o preço usado é o preço particular de cada exame.
4. Informe o médico solicitante com o conselho, o número e a UF. Esses dados saem impressos no laudo.
5. Marque Urgente quando for o caso: a requisição passa à frente na fila da triagem e da bancada.
6. Escolha os exames na lista, clicando em cada um. O total aparece no rodapé conforme você marca.
7. Clique em Abrir requisição.

Coleta e triagem da amostra

A aba Coleta e triagem é a fila do material. Todo tubo aberto por uma requisição aparece nela, com o código de barras que vai na etiqueta, o paciente e o tipo de frasco. As requisições urgentes vêm no topo.

1. Ao tirar o material do paciente, encontre o tubo na fila e clique em Registrar coleta. É neste momento que o relógio do prazo começa a contar — e não quando o pedido foi feito, porque antes disso não havia material nenhum.
2. Quando o tubo chegar à bancada, clique em Receber. Os exames daquele frasco passam para análise e aparecem no mapa de trabalho do setor.
3. Se o material não servir, clique em Rejeitar e escolha o motivo.

• Rejeitar é melhor que seguir em frente. Amostra hemolisada, com coágulo, com volume insuficiente ou com identificação divergente vira resultado errado — e resultado errado vira decisão médica errada.
• O motivo é obrigatório. É ele que mostra, no fim do mês, se a recoleta vem de hemólise, de volume ou de identificação, e onde a equipe precisa de treino.
• Quase todo motivo abre automaticamente um tubo novo para a recoleta, já ligado ao original. Isso preserva a contagem de quantas vezes o paciente precisou voltar, que é o indicador de qualidade da coleta.
• A única exceção é Pedido cancelado: não houve problema com o material, o pedido é que deixou de existir. Nesse caso ninguém é chamado de volta.
• Uma amostra rejeitada nunca é aproveitada depois. Aceitar um tubo com identificação divergente é entregar o resultado de uma pessoa no laudo de outra.

A bancada: onde o resultado é digitado

A aba Bancada é o mapa de trabalho do laboratório. No alto ficam os cartões de cada setor técnico, mostrando quantos exames estão na fila, quantos já passaram do prazo e quantos são urgentes. Clique num cartão para filtrar a lista por aquela bancada. Um exame só aparece aqui depois que a amostra dele foi recebida na triagem — antes disso não há material para analisar.

1. Encontre o exame na lista e clique em Digitar.
2. Preencha o resultado de cada campo. Campo numérico aceita vírgula ou ponto; campo de lista abre as opções cadastradas; campo de título é apenas cabeçalho do laudo e não recebe valor.
3. Se a paciente estiver gestante, ligue a chave correspondente: o sistema passa a usar a faixa de referência própria da gestação, que é diferente.
4. Escreva a observação técnica, quando houver. Ela sai impressa no laudo, abaixo dos valores.
5. Clique em Salvar para guardar sem finalizar, ou em Salvar e conferir quando o resultado estiver pronto para ser revisado.

Valor crítico: o telefonema obrigatório

Valor crítico é o valor de pânico — aquele que indica risco imediato à vida do paciente. Ele não é só um resultado alto: obriga o laboratório a avisar o médico solicitante, e a comunicação precisa ficar registrada.

1. Ao gravar um resultado com valor crítico, o sistema avisa na hora, em vermelho, dizendo em qual campo.
2. No alto da aba Bancada aparece o painel de críticos aguardando comunicação, com o paciente, o valor e o médico solicitante.
3. Telefone para o médico e clique em Registrar aviso.
4. Informe o nome de quem atendeu a ligação. O sistema grava o nome, a hora e quem do laboratório avisou.

Conferência antes de liberar

Conferir é o segundo par de olhos sobre o resultado digitado. Nas Configurações existe a chave Exigir dupla checagem: com ela ligada, quem digitou não pode conferir o próprio trabalho — a revisão precisa ser de outra pessoa.

• A chave nasce desligada, porque laboratório pequeno tem uma pessoa só, e travar impediria o trabalho de quem não tem a quem pedir revisão.
• Se o resultado for redigitado depois de conferido, a conferência cai automaticamente. Quem revisou aprovou outro valor, e manter a assinatura dele seria atribuir-lhe algo que não viu.
• Resultado já liberado não se edita. A correção gera uma nova versão do laudo, e a anterior continua existindo — um laudo entregue orientou uma conduta médica, e apagar o rastro dela seria apagar a história de uma decisão.

Liberar o laudo

Liberar é o ato que transforma resultados conferidos em documento entregue. A partir dele o paciente consegue ver o laudo, e o laboratório passa a responder pelo que está escrito.

1. Abra Seu setor → Laboratório, aba Requisições, e clique em Liberar laudo na linha do paciente.
2. Se todos os exames estiverem conferidos, o laudo sai na hora e o sistema mostra o código de autenticação.
3. Se algum exame ainda não passou pela conferência, o sistema avisa quantos faltam e oferece liberar um laudo PARCIAL — com o que já está pronto.

• O laudo parcial é rotina, e não exceção: uma cultura demora três dias enquanto o resto sai no mesmo dia. Ele sai marcado como parcial, e o paciente é avisado disso na tela.
• Antes de liberar qualquer laudo é preciso ter preenchido o Responsável Técnico nas Configurações. É o nome dele que assina — laudo sem assinatura é papel sem valor.
• A assinatura fica congelada no laudo. Se o Responsável Técnico mudar amanhã, o laudo de ontem continua mostrando quem realmente respondeu por ele.
• Requisição que já tem laudo só aceita uma nova liberação informando o MOTIVO DA RETIFICAÇÃO. A versão anterior não é apagada: ela continua existindo, marcada como substituída, porque um laudo entregue orientou uma conduta médica.

O portal do paciente

Ligando o portal nas Configurações, o paciente consulta o próprio resultado pela internet, sem criar conta e sem senha, em gamaerp.com.br/resultado. Ele informa duas coisas: o protocolo, que está no comprovante da coleta, e a própria data de nascimento. É o recurso que tira do balcão a ligação de "meu exame já ficou pronto?".

• Toda consulta fica registrada, com data, hora e origem do acesso — inclusive as tentativas que falharam.
• Depois de várias tentativas erradas seguidas, a consulta daquele protocolo é bloqueada por uma hora. O limite é ajustável nas Configurações.
• Quando o protocolo não existe ou a data não confere, a resposta é sempre a MESMA frase. Isso é proposital: se a mensagem diferenciasse os dois casos, seria possível descobrir quais protocolos existem testando números em sequência — e saber que uma pessoa fez exame num laboratório já é informação sobre a saúde dela.
• Se os dados estiverem certos mas o laudo ainda não tiver sido liberado, aí sim o paciente recebe um aviso claro de que o resultado está em andamento. Quem chegou até esse ponto já provou que o resultado é dele.

Conferir se um laudo é autêntico

Todo laudo sai com um código de autenticação e um QR code no rodapé. Qualquer pessoa que receba o documento — o médico, o convênio, a empresa que pediu o exame admissional — pode conferir em gamaerp.com.br/conferir-laudo se ele é verdadeiro.

1. Aponte a câmera para o QR code do laudo, ou abra o endereço e digite o código impresso.
2. A página responde se o laudo existe, de qual laboratório é, para qual protocolo, quando foi emitido e quem o assinou.
3. Se aquele laudo tiver sido retificado depois, a página avisa que ele foi SUBSTITUÍDO por uma versão mais recente.

Controle de Qualidade Interno

Um aparelho descalibrado não avisa que está descalibrado: ele produz números plausíveis. O paciente recebe um resultado que não parece errado, o médico decide em cima dele e ninguém descobre nada. O Controle de Qualidade é a única coisa entre esse cenário e o seu laboratório — e é o que a vigilância sanitária pede para ver.

O princípio é simples: todo dia, antes de processar amostra de paciente, o laboratório mede um material cujo valor esperado já conhece. Se essa medida sai do esperado, o aparelho está errado — e todo resultado daquela corrida está errado junto.

Preparar o controle

1. Abra Seu setor → Laboratório, aba Qualidade, e clique em Material de controle. Dê um nome, escolha a bancada e informe o nível.
2. Cadastre pelo menos dois níveis por analito: um normal e um patológico. Um aparelho pode acertar o normal e errar o alterado — que é justamente onde o erro muda a conduta médica.
3. Clique em Lote e informe o número do lote, a validade, a média esperada e o desvio padrão. Os dois últimos vêm na bula do material.
4. Pronto. O lote aparece na lista com os limites já calculados.

A leitura do dia

1. Processe o material de controle no aparelho, como se fosse uma amostra.
2. Na aba Qualidade, clique em Registrar leitura na linha do lote e informe o valor medido.
3. O sistema aplica sozinho as regras de Westgard sobre o histórico daquele lote e responde na hora: aprovado, aviso ou reprovado.

• 1-2s — um controle passou de dois desvios. É só um AVISO, e não reprova: num processo perfeitamente saudável, cerca de 5 de cada 100 medidas caem naturalmente nessa faixa. Tratar como reprovação pararia o laboratório uma vez a cada vinte corridas boas, e alarme que toca à toa é alarme que o operador aprende a ignorar.
• 1-3s — um controle passou de três desvios. Erro aleatório grosseiro: bolha, pipetagem, amostra mal homogeneizada.
• 2-2s — dois controles seguidos além de dois desvios, do mesmo lado. Erro sistemático: calibração ou reagente.
• R-4s — dois controles seguidos afastados mais de quatro desvios entre si. O método perdeu precisão.
• 4-1s — quatro seguidos além de um desvio, do mesmo lado. A calibração está escorregando: ainda dentro do normal, mas já enviesada.
• 10x — dez seguidos do mesmo lado da média, mesmo que perto dela. É a assinatura de um viés que nenhuma regra de amplitude pegaria.

O que acontece quando o controle reprova

Reprovou, os laudos daquela bancada param de sair. A trava é por BANCADA, e não pelo laboratório inteiro: um controle reprovado na bioquímica não pode segurar o laudo da parasitologia — travar tudo por um aparelho faria alguém desligar a proteção no primeiro dia corrido.

1. Corrija o problema no aparelho: recalibre, troque o reagente, refaça a diluição.
2. Meça o controle de novo e registre a leitura.
3. Se o novo controle passar, o bloqueio é encerrado automaticamente. Este é o caminho normal, e não depende de ninguém lembrar de desbloquear.

Liberar assumindo o risco

Existem situações em que o Responsável Técnico avalia e decide liberar mesmo com o controle reprovado. O sistema permite — mas exige que ele escreva por quê, com pelo menos vinte caracteres, e grava o texto com o nome dele e a hora.

Laboratório de apoio

O exame que a casa não faz é enviado ao laboratório de apoio cadastrado na aba Apoio. O sistema registra quando saiu, quando voltou e quanto custou — é assim que você enxerga a margem real de cada exame terceirizado, em vez de descobrir no fim do mês que estava cobrando abaixo do custo.

Faturamento por convênio

O laboratório trabalha, manda a conta para a operadora e quase sempre recebe menos do que cobrou. A diferença é a glosa, e o que este módulo garante é a capacidade de saber POR QUE recebeu menos.

1. Abra Seu setor → Laboratório, aba Faturamento, e clique em Montar lote.
2. Escolha o convênio e a competência, que é o ano e o mês.
3. O sistema puxa sozinho todos os exames já liberados daquela operadora naquele mês que ainda não estão em nenhum lote.
4. Quando a operadora devolver a análise, lance a glosa item a item, informando o motivo de cada corte.
5. Clique em Fechar lote. A partir daí ele vira documento de cobrança e não pode mais ser alterado.

• Um exame entra em UM lote só. Em dois, o laboratório cobraria duas vezes pelo mesmo trabalho e a operadora glosaria o lote inteiro.
• A glosa exige motivo escrito. Glosa sem motivo é dinheiro que some sem explicação: no fim do mês ninguém sabe se foi erro da operadora ou falha do laboratório, e não há o que recorrer.
• Zerar uma glosa não exige motivo — é assim que se desfaz um lançamento errado.
• Lote vazio não fecha: entregue à operadora, ele voltaria e o laboratório perderia a competência inteira.

Reagentes de bancada

Reagente não entra no estoque de mercadoria porque não é vendido: é consumido. O que importa dele é lote, validade e saldo. Cadastre o reagente na aba Reagentes, informe o estoque mínimo e registre cada entrada com o número do lote e a validade.

Os relatórios do laboratório

• Produção por bancada: quantos exames cada bancada processou e quanto isso representou em dinheiro no período.
• Prazo real de entrega: quanto tempo o laboratório leva da coleta à liberação, por bancada, com a pontualidade e o pior caso. É o número que o cliente cobra e que nenhuma planilha sustenta.
• Recoleta e rejeição de amostra: quantas amostras foram recusadas e por quê. Cada linha é um paciente que precisou voltar e ser furado de novo — é o indicador de qualidade da coleta.
• Faturamento por convênio: quanto cada operadora deve por competência, quanto glosou e qual a taxa de glosa.
• Glosas por motivo: o que a operadora mais corta, item a item. É aqui que se descobre o que corrigir no cadastro ou o que recorrer junto à operadora.

O que este módulo não faz

Para não haver surpresa depois da contratação, vale dizer com todas as letras o que fica de fora. O sistema não conversa com os aparelhos do laboratório: o resultado é digitado por uma pessoa. Ele também não gera o arquivo XML do padrão TISS da ANS — fecha o lote do convênio e imprime o relatório de conferência. A assinatura do laudo é eletrônica, com conferência por QR code numa página pública, e não assinatura digital com certificado ICP-Brasil. E o Controle de Qualidade do módulo é o interno: ele não substitui o ensaio de proficiência, que é contratado à parte.