Projetos — cronograma, tarefas e o dinheiro de cada obra

O módulo Projetos serve a qualquer trabalho que tenha começo, meio e fim: uma reforma, uma instalação, uma implantação, uma campanha, um lote de produção sob encomenda. Ele responde a três perguntas que uma planilha não responde junto: o que falta fazer, quem está fazendo e se o trabalho ainda dá lucro. O módulo fica em Operações → Projetos.

Criar o projeto

Abra Operações → Projetos e clique em Novo projeto.
Dê um nome que você reconheça depois, como Reforma da loja, e escreva a descrição.
Escolha o cliente, quando o projeto for para alguém. Projeto interno pode ficar sem cliente.
Informe o Contratado, que é quanto você vai receber pelo trabalho inteiro. É esse valor que depois vira a margem.
Informe o início previsto e a previsão de fim, e clique em Criar projeto.

O projeto nasce como Planejado. Conforme o trabalho anda, mude a situação para Em andamento, Pausado, Concluído ou Cancelado. É essa situação que separa, na lista, o que está vivo do que já acabou.

Montar o cronograma

Abra o projeto e clique em Nova tarefa. Informe o nome, o início, a duração em dias e o responsável.
Para detalhar uma etapa grande, use Inserir subtarefa: a tarefa vira uma pasta com as etapas menores dentro dela. Você pode aninhar quantos níveis precisar.
Use Mover para cima e Mover para baixo para colocar as etapas na ordem em que acontecem.
Para repetir um trecho que se parece com outro, use Copiar (com subtarefas) e cole onde quiser. O bloco inteiro é duplicado de uma vez.
Uma etapa que marca uma data importante, sem trabalho dentro (a entrega da chave, a aprovação do cliente), entra como Marco: basta deixar a duração em zero.

Ligar uma tarefa à outra

Clique em Nova dependência.
Escolha a tarefa que depende e, em seguida, a predecessora — aquela que precisa acontecer antes.
Escolha o tipo de ligação e confirme.

Depois de ligar as tarefas, o sistema calcula sozinho o caminho crítico e o destaca no cronograma. Caminho crítico é a corrente de etapas em que qualquer atraso empurra a data final do projeto inteiro. As tarefas fora dele têm folga: atrasar um dia ali não muda a entrega. É por isso que vale ligar as tarefas em vez de só listá-las.

As três formas de olhar o mesmo projeto

Lista — a estrutura completa, com as subtarefas aninhadas. É onde você monta e reorganiza o trabalho.
Gantt — as tarefas desenhadas ao longo do calendário, com as ligações entre elas e o caminho crítico em destaque. É a visão de prazo, boa para mostrar ao cliente.
Kanban — três colunas (A fazer, Em andamento e Concluída) para a equipe arrastar o que está tocando. É a visão do dia.

Saber se o projeto dá lucro

Abra a aba Financeiro dentro do projeto.
Confira o Valor contratado (o que você vai receber) e informe o Orçado, que é o custo que você espera ter.
O Custo real é preenchido sozinho pelas contas a pagar lançadas para aquele projeto — você não digita nada duas vezes.
A Margem prevista aparece calculada: é o contratado menos o custo. É o número que diz se o trabalho vale a pena.
Para cobrar em parcelas, informe a quantidade e o primeiro vencimento e clique em Gerar. Os títulos entram direto em Contas a Receber, e a coluna Recebido passa a mostrar o que já entrou.

Uma etapa do projeto pode virar trabalho de verdade em outro módulo sem redigitação: use Gerar Ordem de Serviço desta etapa, quando a empresa usa Ordem de Serviço, ou Gerar Ordem de Produção desta etapa, quando usa Fabricação. Cada etapa gera uma só, e o sistema avisa se você tentar gerar de novo.