Ordem de Serviço e contratos

A Ordem de Serviço (OS) organiza os atendimentos da sua empresa — do orçamento à cobrança e à nota. Fica em Serviços › Ordens de Serviço (módulo opcional; se estiver bloqueado, fale com o suporte para ativar).

Encontrar uma OS: busca e filtros

Acima da lista existe uma barra de busca com filtros. Ela procura no sistema inteiro, e não apenas nas ordens que estão aparecendo na tela — por isso encontra a OS mesmo quando ela é antiga e já saiu do alto da lista.

1. Busca rápida: digite no campo Buscar. A lista vai se ajustando enquanto você digita; para apagar o que digitou, clique no X dentro do campo.
2. Digitando só números, a busca procura a OS daquele número exato (o "#" pode vir junto, como aparece na tela) ou o aparelho cujo número de série seja exatamente esse. É proposital: se procurasse o dígito solto dentro dos outros campos, digitar 2 traria junto toda ordem que tivesse um 2 em qualquer lugar — inclusive no meio de um número de série.
3. Digitando qualquer coisa com letras, a busca procura esse pedaço de texto no nome do cliente, na descrição do serviço, no equipamento, na marca, no modelo e no número de série. É o caminho para achar pelo aparelho: digitar C45 traz as ordens daquele modelo.
4. Situação: clique em Situação e marque uma ou mais — Recebida, Em análise, Aprovada, Em execução, Concluída, Entregue, Reaberta ou Cancelada. Marcando "Em execução" você vê apenas a fila que está na bancada.
5. Prioridade: clique em Prioridade e marque Urgente, Alta, Normal ou Baixa, do mesmo jeito.
6. Atrasadas: clique no botão Atrasadas para ver só as ordens cujo prazo prometido já passou. Ordens entregues e canceladas não entram, porque já saíram da fila.
7. Vencem hoje: clique em Vencem hoje para ver o que precisa sair hoje. Clicando de novo no mesmo botão o filtro é desligado.
8. Clique em Mais filtros para abrir a segunda linha, com cliente, técnico, período e numeração.
9. Cliente e Técnico responsável: escolha na lista para ver tudo de um cliente ou a fila de um técnico.
10. Período: preencha Aberta de e até, ou use os atalhos Hoje, 7 dias e 30 dias. O dia final entra inteiro — escolhendo até 30/09 você vê também o que foi aberto às cinco da tarde do dia 30.
11. Faixa de numeração: preencha Nº da OS — de e até para ver um intervalo, por exemplo da 100 à 150. Preenchendo só uma das pontas, a busca vai daquele número em diante (ou até ele).
12. Confira sempre a linha embaixo da barra: ela mostra quantas ordens foram encontradas e etiqueta cada filtro que está valendo. Para voltar a ver tudo, clique em Limpar filtros.

Abrir uma OS

1. Clique em Nova OS.
2. Escolha o cliente na lista. Se ele ainda não estiver cadastrado, clique em Novo cliente: a ficha completa abre ali mesmo, com pessoa física ou jurídica, CPF/CNPJ (que busca os dados na Receita), endereço pelo CEP, inscrição estadual, e-mail e telefone. Preencha, clique em Salvar cliente e ele já entra selecionado na OS. O e-mail é o que permite avisá-lo a cada mudança de status.
3. Informe a descrição do serviço, o equipamento/objeto atendido, o técnico responsável e o problema relatado pelo cliente.
4. Preço fechado: se você combinou um valor único com o cliente, escreva-o no campo Valor do serviço, logo acima dos itens. Só isso já basta — não é preciso abrir item nenhum nem calcular quantidade vezes valor unitário.
5. Se preferir discriminar, use os itens: tipo Serviço para a mão de obra e Produto para as peças. Em cada linha você pode digitar direto o Total dela (por exemplo, 350,00) e o sistema resolve sozinho a quantidade e o valor unitário.
6. Peça de reposição: na linha de tipo Produto, digite o nome, o código ou passe o leitor no código de barras da peça. Escolha-a na lista que aparece — a linha fica com o selo verde "do estoque", já traz o preço e o custo do cadastro e a peça sairá do estoque quando a OS for concluída. Se a peça não for cadastrada (um parafuso, por exemplo), basta digitar o nome e seguir: ela entra na OS como peça avulsa, sem mexer no estoque.
7. Confira o Estado de entrada: para cada item da lista — Tela, Carcaça, Botões, Bateria e os que você acrescentar — marque OK, Avaria ou N/A e descreva no campo de observação o que encontrou. Esse registro é o que protege a loja se o cliente reclamar de um dano depois.
8. Termine escolhendo uma das três ações no rodapé da janela: Cancelar descarta o preenchimento e nada é gravado; Criar OS grava a ordem (ela nasce no status Recebida) e fecha a janela; Criar OS e imprimir grava a ordem e já abre o comprovante de entrada para você imprimir.

Corrigir a ordem depois de aberta (em qualquer situação)

A ordem pode ser corrigida a qualquer momento, mesmo depois de concluída, entregue ou cancelada — errar uma peça ou um valor não obriga mais a abrir outra OS. Abra a ordem na lista e use os botões Editar, que existem em cada bloco do detalhe.

1. Clique na linha da ordem para abrir o detalhe.
2. Para trocar cliente, técnico, descrição, equipamento ou defeito relatado, use o botão Editar no bloco de dados, no alto.
3. Para mexer nas peças e nos valores, use Editar itens, acima da tabela de itens. Você pode acrescentar linhas, remover, trocar a peça, mudar a quantidade, o valor unitário, o técnico e a comissão — e também digitar direto o Total da linha, deixando o sistema resolver a conta.
4. Confira o Novo total, no rodapé do editor, e clique em Salvar itens.

Consultar os dados do cliente sem sair da OS

Com o cliente no balcão você quase sempre precisa de algo que não está escrito na ordem: o telefone para avisar quando ficar pronto, o endereço para a entrega, ou a lembrança de quando aquele aparelho já esteve ali. Tudo isso abre dentro da própria OS, sem perder o que você estava fazendo.

1. Abra a ordem clicando na linha dela na lista.
2. No alto do detalhe, na linha "Cliente: ...", clique em Ver cliente. Uma janela abre por cima com a ficha dele.
3. Contato: telefone, e-mail e nome fantasia, com os botões Ligar, WhatsApp e E-mail. O botão do WhatsApp só aparece quando o telefone está marcado como WhatsApp no cadastro e o número está completo, com DDD — assim você nunca clica num botão que abriria o aplicativo dizendo que o número é inválido.
4. Identificação: CPF ou CNPJ, inscrição estadual e desde quando ele é seu cliente.
5. Endereço: logradouro, número, complemento, bairro, cidade, estado e CEP, na mesma linha, prontos para copiar.
6. Situação financeira: quanto ele tem em aberto, quanto está vencido, quantos títulos e desde quando está atrasado.
7. Ordens anteriores deste cliente: quantas ele já teve, quantas ainda estão na loja, quantas foram entregues e o total já entregue, com a lista das vinte mais recentes — número, equipamento, data, situação e valor. Se for a primeira vez dele, a janela diz isso com todas as letras.
8. Para alterar qualquer dado do cadastro, clique em Abrir cadastro completo, no rodapé da janela: você vai para a ficha do cliente em Cadastros › Clientes.

Se a ordem ainda não tem cliente vinculado, a janela explica isso e indica o caminho: use o botão Editar no bloco de dados da OS para escolher o cliente.

Imprimir o comprovante de entrada (via do cliente)

O comprovante de entrada é o papel que fica com o cliente quando ele deixa o aparelho na loja. Ele traz o número da OS, os dados da sua empresa, o equipamento com marca, modelo e número de série, o estado de entrada item a item, o problema relatado, os itens já lançados com o total e o termo de responsabilidade com a linha para a assinatura do cliente.

1. Ao terminar de preencher a nova OS, clique em Criar OS e imprimir.
2. A ordem é gravada e o comprovante abre numa janela separada, já com a caixa de impressão do navegador aberta por cima.
3. Escolha a impressora na lista dessa caixa de impressão — é ali que você troca de impressora, ajusta o número de cópias e o tamanho do papel. Para entregar uma via ao cliente e guardar outra na loja, peça 2 cópias.
4. Confirme a impressão e feche a janela do comprovante. A OS já está salva na lista: fechar essa janela não desfaz nada.

1. Segunda via pela lista, sem abrir a OS: na linha da ordem, na coluna Imprimir, clique no ícone de impressora. O comprovante completo abre direto, com todos os dados da OS. É o caminho mais rápido no balcão, quando o cliente chega dizendo que perdeu o papel.
2. Segunda via pelo detalhe: abra a OS e clique em Imprimir comprovante, no rodapé da janela. Use quando você já estiver com a ordem aberta ou se o navegador tiver bloqueado a janela na hora de criar a ordem.

Aprovação do orçamento pelo cliente

1. Abra a OS e clique em Link de aprovação. O link é gerado e copiado para você enviar ao cliente (WhatsApp, e-mail).
2. O cliente abre o link, revisa os itens e o valor, informa o nome e aprova.
3. Ao aprovar, a OS avança automaticamente para Aprovada e você recebe um aviso por e-mail. A data, o nome e o IP ficam registrados como prova.

Reabrir uma ordem de serviço

Serviço entregue às vezes volta: o mesmo defeito reaparece, o cliente aciona a garantia, ou uma ordem cancelada precisa ser retomada. Em vez de abrir outra OS e perder o histórico do aparelho, reabra a mesma — ela mantém o número, o equipamento, o laudo e tudo o que já foi lançado.

1. Abra a ordem na lista, seja qual for o status dela — inclusive Entregue ou Cancelada.
2. Em Mudar status para, clique em Reaberta.
3. A OS volta a andar normalmente: dali você pode ir para Em execução, Concluída e Entregue de novo.
4. Acrescente o que for preciso (nova peça, mais mão de obra) e siga o atendimento.

Registrar o pagamento e imprimir o recibo

Com a ordem concluída, você pode registrar quanto o cliente pagou e imprimir o recibo de pagamento — o papel que ele leva quando retira o equipamento. O recibo lista os serviços executados e as peças aplicadas, e traz na parte de baixo um canhoto destacável de retirada, que fica com a loja assinado.

1. Abra a OS já Concluída (ou Entregue) e clique em Registrar pagamento.
2. Informe o valor recebido, a forma (dinheiro, Pix, cartão de débito ou crédito, transferência, boleto ou outro) e a data. O valor vem sugerido com o total da ordem — corrija se o cliente pagou outro valor.
3. Clique em Registrar pagamento. A OS passa a mostrar "Recebido R$ ... em Pix", com a data.
4. Clique em Imprimir recibo (ou no ícone de recibo na linha da lista). O recibo abre numa janela separada, com a caixa de impressão do navegador por cima — escolha a impressora e confirme.
5. Entregue a parte de cima ao cliente e peça a assinatura no canhoto de baixo, na linha pontilhada. Destaque o canhoto e guarde na loja: é a sua prova de que o equipamento foi retirado.

Escolher o número inicial das ordens de serviço

Quem vem de outro sistema costuma estar numa numeração adiantada — a OS 1.482, por exemplo — e não quer recomeçar do 1, porque o papel na parede da oficina e o histórico dos clientes seguem a contagem antiga. Você escolhe onde a contagem continua.

1. Em Serviços › Ordens de Serviço, clique em Numeração, no alto da lista.
2. A janela mostra o maior número já usado nesta empresa e com que número a próxima OS sairia hoje.
3. Escreva em Próximo número de OS o número que a próxima ordem deve receber e clique em Salvar.
4. Para voltar à contagem automática, apague o campo e salve.

Emitir a nota das peças no GamaPDV

As peças aplicadas no serviço são mercadoria e podem virar NFC-e ou NF-e. Quando você conclui uma OS que tem peças do cadastro, ela entra numa fila que o GamaPDV baixa sozinho — e a nota é emitida no caixa, junto com o restante do movimento da loja.

1. Conclua a ordem de serviço normalmente. A OS passa a mostrar o aviso "Peças aguardando a nota".
2. No GamaPDV, com o caixa aberto, abra o menu Importar e clique em OS (ou pressione Ctrl+O).
3. Escolha a ordem na lista — ela mostra o número da OS, o equipamento, quantas peças e o total.
4. Clique em Importar peças: elas entram na venda pelo preço combinado na OS. A mão de obra não entra, porque serviço não é mercadoria.
5. Finalize a venda e emita a NFC-e ou a NF-e como em qualquer outra venda.
6. Pronto: a OS sai da fila e, no GamaERP, passa a mostrar o número e a chave da nota emitida.

A ordem não apareceu no GamaPDV: por quê?

Nem toda ordem de serviço vai para o caixa, e isso é proposital. Abra a ordem no GamaERP: quando ela não está na fila, a própria tela mostra um aviso em amarelo explicando o motivo e o que fazer. São quatro situações, e todas têm solução simples.

• A ordem ainda não foi concluída. As peças só entram na fila quando o serviço termina — mude o status para Concluída.
• A ordem não tem nenhuma peça lançada. Sem mercadoria não há nota a emitir no caixa; lance as peças aplicadas como itens do tipo Produto.
• A ordem só tem mão de obra. Serviço não é mercadoria e não entra na NFC-e nem na NF-e de venda. Se você aplicou alguma peça, lance-a como item do tipo Produto.
• As peças foram digitadas à mão, sem produto do cadastro. É o caso mais confuso, porque a peça aparece na ordem — mas a nota precisa de um produto cadastrado, com código e dados fiscais. Cadastre a peça em Produtos, troque o item da ordem por ela e conclua de novo.

Andamento, laudo e fechamento

1. Mude o status conforme o serviço avança (Em análise, Em execução, Concluída, Entregue). A cada mudança o cliente é avisado por e-mail.
2. Preencha o Laudo técnico com o diagnóstico, as peças trocadas e recomendações; clique em Salvar laudo.
3. Clique em Gerar cobrança para lançar a conta a receber no Financeiro.
4. Se algum item de produto tiver ficha técnica, use Gerar produção para abrir a ordem de produção correspondente.

Contratos recorrentes (avença/mensalista)

Para serviços que se repetem — manutenção mensal, suporte, contabilidade, limpeza — use a aba Contratos recorrentes. O contrato gera a cobrança sozinho a cada ciclo, sem você relançar.

1. Na aba Contratos recorrentes, clique em Novo contrato.
2. Opcional: vincule um serviço do catálogo — isso traz os dados fiscais (item da lista de serviço e ISS) para a NFS-e.
3. Informe a descrição, o cliente, o valor, a periodicidade (mensal, quinzenal, semanal ou anual), o dia da cobrança e a data de início (e o fim, se houver).
4. Marque Emitir NFS-e automaticamente para que a nota saia sozinha quando cada parcela for quitada (requer o add-on de NFS-e ativo).
5. Clique em Criar contrato. A primeira cobrança já entra no Financeiro; as próximas nascem automaticamente.

1. Suspender: pausa a geração das próximas cobranças sem apagar o contrato.
2. Reativar: volta a gerar as cobranças de um contrato suspenso.
3. Encerrar: finaliza o contrato — nenhuma nova parcela é gerada.

Comissão do técnico e margem da OS

1. Em cada item da OS (na criação ou na edição), escolha o Técnico que executou e informe o % de comissão daquele serviço.
2. Para itens de produto (peças), preencha o custo unitário — é o que permite calcular a margem.
3. No detalhe da OS, o bloco Resumo gerencial mostra a Comissão total, a Margem (valor e percentual), as Horas apontadas e o valor faturável das horas.

Horas / mão de obra (timesheet)

1. No detalhe da OS, em Horas / Mão de obra, registre cada apontamento: o funcionário, a data, as horas trabalhadas e, se cobrar por hora, o valor da hora.
2. Marque se a hora é faturável (entra na conta do cliente) ou interna. O custo da hora é preenchido pelo cadastro do funcionário (Funcionários › custo/hora).
3. As horas alimentam a margem da OS e, quando o apontamento é feito em um projeto, a rentabilidade do projeto.

Portal do cliente (acompanhar a OS)

1. No detalhe da OS, clique em Gerar link de acompanhamento. O link é copiado para você enviar ao cliente.
2. O cliente abre o link e vê, em uma página simples e só de leitura, a linha do tempo do serviço (Recebida → Concluída → Entregue), o valor e a garantia — sem precisar de senha.

Assistência técnica: equipamentos e garantia

1. Na aba Equipamentos, cadastre os aparelhos atendidos (descrição, marca, modelo, número de série). Assim o histórico do aparelho fica guardado.
2. Na OS, informe marca, modelo, número de série e os dias de garantia do serviço. Ao concluir a OS, o sistema calcula a data-limite da garantia.
3. Use Histórico, na aba Equipamentos, para ver todas as OSs de um mesmo aparelho.

Senha do aparelho e checklist de entrada

1. Ao abrir a OS, no bloco Assistência técnica, informe a Senha ou padrão de desbloqueio do aparelho. Ela é guardada de forma cifrada (protegida) e só aparece no detalhe da OS quando você clica em mostrar.
2. O Checklist de entrada é opcional e começa vazio. Se você não conferir nada, o comprovante impresso do cliente sai sem o quadro Estado de entrada — nada é registrado por conta própria.
3. Para conferir o aparelho, clique em Usar checklist sugerido (traz de uma vez Tela, Carcaça, Botões e Bateria) ou em Adicionar item, para escrever o item com as suas palavras. Os itens sugeridos podem ser editados e removidos livremente.
4. Para cada item, marque o estado — OK, Avaria ou N/A — e escreva uma observação quando houver um defeito. Isso registra em que estado o aparelho chegou e sai impresso no comprovante do cliente.
5. Use as Fotos para registrar as avarias na entrada e o reparo na saída: clique em adicionar foto e escolha uma imagem do computador ou do celular. As fotos ficam separadas entre Entrada e Saída.

Termo de responsabilidade assinado

1. No detalhe da OS, na seção Termo de responsabilidade, peça ao cliente para assinar na tela (com o dedo no celular/tablet ou com o mouse) e informe o nome dele.
2. Ao salvar, ficam registrados a assinatura, o nome e a data — o cliente declara estar ciente do estado de entrada do aparelho descrito na ordem.

Prazo prometido e prioridade da bancada

1. Ao abrir a OS, informe o Prazo prometido (a data em que você se comprometeu a entregar) e a Prioridade (baixa, normal, alta ou urgente).
2. Na lista de OS e no detalhe, uma OS que passou do prazo e ainda não foi entregue aparece com o selo Atrasada em vermelho; quando ainda está no prazo, o sistema mostra quantos dias faltam. As de prioridade alta ou urgente também são destacadas.

RMA — peça em garantia no fornecedor

1. Quando uma peça trocada apresenta defeito de fábrica, abra um RMA no detalhe da OS: descreva a peça e informe a nota de compra, se tiver.
2. Acompanhe o andamento pelos botões: Aberto → Enviado ao fornecedor → Peça recebida → Concluído (ou Cancelado). Assim você controla a garantia da peça sem perder o rastro.

Pacotes de sessões (salão, clínica, barbearia)

1. Na aba Pacotes, monte o catálogo (ex.: “10 sessões de massagem”) com o número de sessões, o valor e a validade.
2. Clique em Vender pacote para atribuí-lo a um cliente; marque a opção de lançar no Financeiro para gerar a cobrança do pacote pré-pago.
3. A cada atendimento, clique em Registrar sessão — o saldo de sessões do cliente baixa automaticamente. Você também pode consumir uma sessão ao criar um atendimento na Agenda.

Produtividade por técnico

A aba Produtividade mostra, por técnico e no período que você escolher, quantas ordens e serviços ele executou, as horas apontadas e a comissão acumulada.

Como corrigir os dados de uma OS já aberta, alterar equipamentos, pacotes e contratos, e decidir quais horas entram na cobrança.

1. Abra a OS na lista. No topo do quadro, clique em "Editar" (o lápis à direita da descrição).
2. Ajuste a descrição do serviço, o cliente, o técnico responsável, o equipamento, o problema relatado e as observações. Clique em "Salvar". Antes era preciso abrir outra OS quando o cliente ou o técnico ficava errado.
3. Na aba Equipamentos, clique no lápis da linha para corrigir marca, modelo, número de série, patrimônio ou o cliente dono do aparelho.
4. Na aba Pacotes, o lápis do catálogo abre a edição. Além de nome, sessões, valor e validade, você pode desmarcar "Pacote ativo" para parar de vendê-lo sem apagar o histórico de quem já comprou.
5. Na aba Contratos, o lápis abre a edição da descrição, do cliente e da opção "Emitir NFS-e automaticamente" — que antes só podia ser escolhida na criação do contrato.
6. Dentro da OS, na seção de horas, a coluna Faturável é um botão: clique em Sim ou Não para incluir ou tirar aquelas horas da cobrança, sem apagar o apontamento e lançá-lo de novo.
7. Quando houver horas faturáveis a cobrar, aparece um rodapé na tabela de horas com o total e o botão "Faturar horas". Clique nele para transformar as horas em mão de obra: cada técnico e valor/hora vira uma linha de serviço na OS, o valor entra no total a cobrar e aquelas horas passam a aparecer como "Faturada".