Aluguéis e locação

O módulo Aluguéis controla toda a locação de bens — equipamentos e ferramentas (betoneiras, andaimes), itens de festa (mesas, cadeiras, tendas), trajes e veículos. Ele cobre desde o orçamento até a devolução, com agenda de disponibilidade, reserva com data futura, contrato, caução, multa por atraso, vistoria, avaria, manutenção, entrega, assinatura eletrônica, NFS-e e um painel de indicadores. Fica em Aluguéis, no menu lateral (é um módulo opcional — se não aparecer, peça a ativação no suporte).

As abas seguem a ordem de uso: Bens locáveis → Kits → Modelos → Aluguéis → Agenda → Assinaturas → Manutenção → Indicadores → Configurações. A ideia é cadastrar a base (bens, kits e modelos de contrato), depois operar (aluguéis e agenda) e, por fim, acompanhar (indicadores) e ajustar (configurações).

1) Cadastre seus bens locáveis

1. Abra a aba Bens locáveis e clique em Novo bem.
2. Informe o nome (ex.: "Betoneira 400L"), a categoria (ex.: "Equipamentos", "Festa") e a quantidade total que você possui. A categoria é importante: é por ela que o sistema pode escolher automaticamente o modelo de contrato certo.
3. Preencha os preços: diária e, se quiser, semana, quinzena e mês. Com preços por período, o sistema aplica sozinho a combinação mais barata para o cliente (ex.: 25 dias podem sair pelo preço do mês).
4. Defina o período mínimo de locação, quando houver (ex.: tenda com mínimo de 3 dias). Deixe 1 para não exigir mínimo.
5. Se for um equipamento rastreado individualmente, marque "Controlar unidades individualmente" e cadastre cada unidade com o código de patrimônio ou número de série (clique no ícone de unidades na linha do bem). Você mesmo define o código de patrimônio — não há geração automática.
6. Ao editar um bem, cadastre Acessórios (ex.: capacete, cabo extra): informe o nome e o valor; os marcados como obrigatórios entram automaticamente no contrato daquele bem.

Valor negociado (preço fechado combinado com o cliente)

Quando o aluguel é combinado caso a caso — por produto, tempo de locação e cliente —, você não precisa depender da tabela de preços do bem. Em cada item do contrato você escolhe se o valor vem da tabela ou se é um valor negociado, que o sistema respeita exatamente.

1. Em Aluguéis, abra a aba Aluguéis e clique em Novo contrato (ou Novo orçamento, ou Nova reserva).
2. Informe o cliente (opcional) e as datas de Início e Fim previsto.
3. Clique em Adicionar bem e escolha o bem e a quantidade.
4. Marque a opção "Valor negociado (total fechado deste item)".
5. No campo "Valor fechado", digite o total que você combinou para este item, já considerando a quantidade e o período. O sistema mostra ao lado quanto a tabela cobraria ("Pela tabela seria..."), para você comparar.
6. Confira o total do contrato e clique em Criar contrato (ou Criar orçamento / Criar reserva, conforme o que você abriu). O valor negociado é gravado exatamente como digitado.

Preço combinado por cliente

Quando um cliente tem sempre o mesmo preço combinado, cadastre-o uma vez só e o sistema o aplica em todo contrato novo dele, sem digitar item por item. O preço do cliente vale no lugar da tabela do bem, não recebe ajuste de temporada e vale por bem: os bens em que o cliente não tem preço especial continuam pela tabela do bem (ou pela temporada, se houver).

1. Em Aluguéis, abra a aba Preços especiais. O primeiro cartão é "Preço por cliente".
2. No campo Cliente, escolha o cliente. A lista mostra os preços especiais que ele já tem; sem nenhum, a tela informa que ele paga a tabela do bem.
3. Clique em Adicionar preço (o botão só fica disponível depois de escolher o cliente).
4. Escolha o Bem e preencha os valores de Diária, Semanal, Quinzenal e Mensal. Informe ao menos um preço. Os períodos deixados em branco não entram no cálculo do melhor preço: o sistema combina somente os períodos que você preencheu.
5. Deixe marcada a opção "Preço ativo" e clique em Salvar. Para suspender o preço sem apagá-lo, desmarque a opção; para alterar ou remover, use os ícones de editar e de excluir da linha. Cada bem aceita um preço por cliente.
6. Ao criar um contrato para esse cliente, o item mostra "Preço aplicado: Tabela do cliente" e o total do contrato já usa esse preço. Se a consulta do preço falhar, a tela avisa que o valor final é calculado ao salvar.

Temporadas (alta e baixa)

A temporada ajusta a tabela de preços por um percentual durante um período do ano: acrescenta na alta temporada ou desconta na baixa. O ajuste vale para os preços de diária, semanal, quinzenal e mensal, com arredondamento em duas casas decimais.

1. Em Aluguéis, abra a aba Preços especiais e, no cartão "Temporadas", clique em Nova temporada.
2. Informe o Nome (por exemplo, Verão) e escolha o Bem. A opção "Todos os bens" aplica a temporada a todo o catálogo.
3. Em Ajuste, escolha Acrescenta ou Desconta e digite o Percentual (%).
4. Defina o período. Marque "Repete todos os anos" para a temporada voltar sozinha a cada ano: nesse caso vale só o dia e o mês de início e de fim, e o período pode atravessar o fim do ano (por exemplo, de 15/12 a 01/03). Sem essa marcação, informe a Data inicial e a Data final completas.
5. Clique em Salvar. A lista mostra o período e a situação (Ativa ou Inativa); use os ícones da linha para editar ou excluir.
6. Ao criar um contrato cujo início cai na temporada, o item mostra "Preço aplicado: Temporada ..." com o percentual, e o total usa a tabela já ajustada.

Renovar, devolver e cobrar

1. Renovar: abra o contrato ativo e clique em Renovar. Escolha o novo fim previsto (precisa ser posterior ao atual). O sistema calcula o adicional sobre o período total, já com o desconto por duração, e confere se o bem está livre até a nova data. Se houver outro contrato ou reserva no período, a renovação é recusada com o aviso. A renovação estende e cobra só as unidades que ainda estão com o cliente: um item totalmente devolvido não ganha dias nem valor.
2. Itens com valor negociado e com unidade ainda pendente pedem, na própria janela de renovação, o valor do período adicional ("Valor adicional (R$)"). Sem ele a renovação não é concluída. Item negociado já totalmente devolvido não pede valor.
3. Devolver: clique em Registrar devolução. Em caso de atraso, a janela mostra o valor que será cobrado, calculado pelo servidor: apenas o que ainda está fora (itens já devolvidos em devolução parcial não entram), pela diária de cada item, mais a multa percentual do contrato sobre as diárias extras, quando houver.
4. Carência: o bem pode ter dias de carência no atraso. Para configurar, abra a aba Bens locáveis, clique no lápis (Editar bem) e preencha Carência no atraso (dias); 0 significa sem carência. Com carência, só os dias além da carência são cobrados (por exemplo, com 2 dias de carência e 5 dias de atraso, são cobrados 3 diárias extras daquele item).
5. Devolução antes do fim previsto: nesse caso a janela mostra a opção "recalcular o valor pelos dias realmente usados". Ela é facultativa e decidida a cada devolução; se você não marcar, nada muda. Se marcar, só os itens que usam a tabela são recalculados (pelos dias de uso, respeitando o período mínimo do bem), e o valor nunca sobe. Itens com valor negociado e itens de bens que têm acessório opcional cadastrado não mudam; para os de acessório opcional o sistema avisa na confirmação, e você ajusta o valor à mão. Contrato que já teve renovação cobrada não é recalculado: o sistema avisa e o ajuste fica manual. Contrato com sinal ou com cobrança parcelada tem o valor da locação reduzido, mas os títulos não são alterados automaticamente: o sistema avisa, e o ajuste das parcelas e do sinal é feito no Financeiro. Nos demais casos, o resultado depende da cobrança: se ainda não houver cobrança lançada, o valor da locação é reduzido e a cobrança gerada depois já usa o valor novo; se a cobrança estiver em aberto, ela é ajustada ao novo valor, nunca ficando abaixo do que já foi pago, e o que exceder aparece como valor a devolver ao cliente; se a cobrança já estiver quitada, o sistema apenas informa o crédito para você tratar com o cliente.
6. Gerar cobrança: lança no Financeiro o valor do contrato. As renovações que já tiveram cobrança própria não são cobradas de novo.
7. Taxa de entrega e coleta: ao informar a Taxa de entrega em Entrega/coleta, ela vira uma cobrança própria no Financeiro (uma por contrato). A cobrança é criada, corrigida ou reaberta quando o valor da taxa muda: enquanto estiver em aberto, ela acompanha a correção do valor; se você remover a taxa, a cobrança em aberto é cancelada; se a taxa voltar, a mesma cobrança é reaberta, sem criar outra. Salvar a mesma taxa de novo não reabre uma cobrança que você cancelou no Financeiro. Cancelar o contrato ou a reserva cancela a cobrança de frete em aberto, e um contrato cancelado ou devolvido não aceita mais alterações de entrega e coleta. Contratos antigos que já tinham taxa gravada sem cobrança só ganham a cobrança quando a taxa for alterada.
8. Caução com avaria: ao usar Devolver caução, o sistema já sugere reter o valor das avarias lançadas contra a caução, e você pode ajustar o valor e o motivo antes de confirmar.
9. Assinatura: o primeiro vencimento respeita o "Dia da cobrança" escolhido: cai no mês do início, se esse dia ainda não passou, ou no mês seguinte (o dia 31 vale o último dia dos meses mais curtos).
10. Datas: o "hoje" usado na devolução, na prévia do atraso e nos vencimentos das cobranças geradas segue o horário de Brasília; a agenda, a situação "atrasado" na lista de contratos e o bloqueio por pendência do cliente também. A cobrança conta os dias do início até o fim previsto, sem contar o dia do fim. A agenda, porém, mantém o bem ocupado também no dia do fim previsto (para conferência e limpeza); por isso uma nova locação do mesmo bem só pode começar no dia seguinte.

2) Monte kits (opcional)

1. Na aba Kits, clique em Novo kit e dê um nome (ex.: "Kit festa 50 pessoas").
2. Adicione os bens e as quantidades (ex.: 50 cadeiras + 5 mesas + 1 tenda).
3. O kit serve para agilizar a montagem do contrato quando você aluga sempre o mesmo conjunto.

3) Modelos de contrato

Na aba Modelos você cria os textos dos seus contratos. Já vem um "Modelo de exemplo (GamaERP)" pronto, usando todos os campos automáticos — use-o como base.

1. Clique em Copiar no modelo de exemplo para criar o seu a partir dele (ou em "Modelo" para começar do zero).
2. Escreva o texto no editor com formatação (como no Word): negrito, itálico, sublinhado, marcadores, lista numerada, título e tamanho de fonte.
3. Use o botão "Inserir campo" para colocar os dados que se preenchem sozinhos: cliente, CPF/CNPJ, endereço, empresa, número do contrato, datas, valor total, caução e multa. Eles aparecem como {{cliente}}, {{valor_total}}, etc. e viram os dados reais na hora de imprimir.
4. Para o modelo entrar automaticamente, preencha a Categoria igual à categoria dos bens (ex.: "Festa"). Ou marque "Usar como padrão" para valer quando nenhuma categoria casar.
5. O modelo de exemplo não pode ser excluído nem editado, mas pode ser Inativado (some da escolha) e Reativado depois. Os seus modelos podem ser editados e excluídos normalmente.
6. Ainda na aba Modelos, o campo "Cláusulas padrão (sem modelo)" é o texto usado quando o contrato não tem modelo escolhido e nenhum modelo se aplica.

4) Crie o orçamento, a reserva ou o contrato

1. Na aba Aluguéis, escolha: Novo orçamento (proposta, não bloqueia nada), Nova reserva (bloqueia o período no futuro, sem retirar o bem ainda) ou Novo contrato (o bem já sai agora).
2. Escolha o cliente (opcional), as datas de início e fim e adicione os bens com a quantidade. O sistema mostra o total e recusa automaticamente o que não couber na agenda do período.
3. Informe a caução (depósito de garantia) e a multa por dia de atraso — os padrões vêm das Configurações e podem ser ajustados aqui.
4. Em "Modelo de contrato", deixe em Automático (usa a categoria/padrão) ou escolha um modelo específico.
5. Um orçamento pode ser Convertido em contrato ou virar Reserva. Uma reserva vira contrato ao clicar em Registrar retirada — é aí que, nos bens com controle de unidades, você escolhe quais unidades (patrimônios) saem.

5) Consulte a Agenda de disponibilidade

1. Abra a aba Agenda: cada linha é um bem e cada coluna é um dia do mês.
2. As células mostram quanto está ocupado (reservas + locações ativas) e quanto sobra livre; vermelho indica que não há mais disponibilidade naquele dia.
3. Use as setas para trocar de mês. O dia de hoje aparece destacado.

6) Vistoria, entrega, devolução e avaria

1. Abra o contrato e use Vistoria para registrar o estado do bem na saída e no retorno, com fotos e observações — é a sua prova em caso de dano.
2. Use Entrega/coleta para agendar a entrega e a coleta, definir a taxa e escolher o responsável (funcionários com função "entregador").
3. Na volta, clique em Registrar devolução. Se atrasou, o sistema calcula as diárias extras e a multa e pode lançar a cobrança no Financeiro. Se só parte dos itens voltou, use Devolução parcial e informe quantas unidades de cada bem retornaram.
4. Se houver dano ou perda, use Registrar avaria: informe o valor e escolha cobrar da caução ou gerar uma conta a receber.
5. Ao final, use Devolver caução para devolver o depósito, retendo o que for necessário (com o motivo).

7) Manutenção da frota

1. Na aba Manutenção, registre reparos preventivos ou corretivos: escolha o bem (e a unidade, se houver), descreva o serviço e o custo.
2. A unidade em manutenção fica indisponível para locação até você Concluir a manutenção.
3. Marque a opção para lançar o custo como conta a pagar no Financeiro, se quiser controlar o gasto.

8) Cobrança, assinaturas, aceite eletrônico e NFS-e

1. No contrato, use Gerar cobrança para lançar o valor no Financeiro (conta a receber).
2. Para locação de longo prazo com mensalidade, use a aba Assinaturas (cobrança recorrente automática): dê um nome à assinatura (ex.: "Locação mensal da retroescavadeira" — em branco vira "Assinatura #N") e, se ainda não souber o cliente, crie sem cliente e vincule depois pelo botão Editar. O nome e o cliente valem também para a cobrança no Financeiro.
3. Clique em Link de aceite para gerar um link que o cliente abre, revisa as cláusulas e aceita eletronicamente — o aceite fica registrado com nome, documento, data e IP.
4. Clique em Emitir NFS-e para gerar a nota de serviço da locação. Configure antes, em Configurações, o item da lista de serviço (locação de bens móveis = item 3.01 da LC 116) e a alíquota de ISS.

9) Imprimir o contrato, salvar em PDF ou baixar em Word

1. Abra o contrato. Clique em Imprimir para abrir o documento pronto — na janela de impressão do navegador, escolha a impressora ou, em "Destino", "Salvar como PDF".
2. Clique em Baixar Word para baixar um arquivo .doc que abre e é editável no Word (é um Word em HTML — pode aparecer um aviso de compatibilidade ao abrir; é só confirmar).
3. Nos dois casos, os campos automáticos ({{cliente}}, {{valor_total}}, etc.) já saem preenchidos com os dados reais do contrato e a formatação do modelo é preservada.

10) Configurações e indicadores

• Configurações: caução e multa padrão, dados fiscais da NFS-e, faixas de desconto por duração (ex.: 10% a partir de 7 dias) e as chaves de recursos — lembretes automáticos de devolução, bloqueio de cliente inadimplente, assinatura eletrônica e NFS-e automática. Todas nascem desligadas; ligue só o que for usar.
• Indicadores: taxa de utilização da frota, contratos ativos, reservas, contratos em atraso, receita contratada e o ranking dos bens que mais rendem.

Cobrança parcelada e sinal da reserva

1. Em Aluguéis, abra a aba Aluguéis e clique em Novo contrato ou Nova reserva. Preencha cliente, datas e bens como de costume.
2. Abra a seção "Cobrança (sinal e parcelas)" (ela não aparece em orçamento). Em uma reserva, informe o "Sinal da reserva (R$)"; em contrato, o campo de sinal não é exibido.
3. Em "Parcelas", escolha de 1 a 24 e, em "Primeiro vencimento", a data da primeira parcela. As demais vencem mês a mês; sem data, a primeira vence na própria data da geração.
4. Confira a prévia logo abaixo, no formato "Entrada de R$ X + N parcelas de R$ Y". Sinal igual ou maior que o valor da locação é recusado.
5. Ao criar a reserva com sinal, o sinal vira um título próprio no Financeiro, com vencimento na data da criação. Para o restante, abra o contrato e clique em Gerar cobrança: o sistema lança as parcelas sobre o valor que sobra depois do sinal, ou um único título quando as parcelas forem 1. Repetir o comando não duplica os títulos.
6. Para reservar um orçamento já criado, abra o orçamento e clique em Reservar período. Na janela que se abre, informe o "Sinal da reserva (R$)" (opcional, a menos que a empresa exija o sinal), o número de "Parcelas" (de 1 a 24) e, se quiser, o "Primeiro vencimento". Confira a prévia e clique em Reservar: as condições ficam gravadas no contrato e, havendo sinal, o título do sinal é lançado no Financeiro.
7. Se a empresa tem plano de contas, os títulos entram na categoria "Receita de locação", criada pelo sistema na primeira necessidade.
8. Para tornar o sinal obrigatório, abra Aluguéis › Configurações, marque "Exigir o sinal da reserva" no quadro "Recursos" e salve. Com a regra marcada, a reserva só é criada (ou o orçamento só é reservado) com o sinal informado, e a Retirada fica bloqueada até o sinal ser recebido no Financeiro. O administrador pode confirmar "Retirar sem o sinal?" quando decidir liberar mesmo assim.
9. Ao cancelar uma reserva ou um contrato, os títulos de locação em aberto e sem nenhum pagamento (o sinal ainda não pago e as parcelas abertas) são cancelados no Financeiro. Os valores já recebidos permanecem no Financeiro, inclusive o título pago em parte: o sistema avisa, e a devolução ou a retenção desse valor é decidida por você, à mão.

Gerar a cobrança automaticamente

1. Abra Aluguéis › Configurações e vá ao quadro "Recursos".
2. Marque "Gerar a cobrança automaticamente" e salve. A opção nasce desligada: o comportamento só muda para quem ligar.
3. Com ela ligada, a cobrança do contrato (com o sinal e as parcelas informados) é criada no Financeiro sem clicar em Gerar cobrança quando você cria um contrato já ativo, converte um orçamento em contrato ou registra a retirada de uma reserva.
4. Se a criação automática falhar, o contrato continua gravado normalmente e a tela avisa; use então o botão Gerar cobrança no contrato.

Vincular a nota fiscal de remessa e de retorno

1. Emita no caixa a NF-e de remessa de locação (e, na volta do bem, a de retorno). A nota de retorno pode ter sido emitida por quem contratou: basta ter a chave de acesso.
2. Abra o contrato (que não seja orçamento) e localize o bloco "Notas fiscais".
3. Clique em "Vincular nota de remessa" (ou de retorno). A janela lista as notas desse tipo emitidas no caixa que ainda não estão em nenhum contrato; clique na nota desejada.
4. Se a nota não estiver na lista, cole a chave de acesso de 44 dígitos no campo e clique em "Vincular pela chave". O sistema valida o dígito verificador da chave. Se a nota ainda não chegou do caixa, o vínculo é aceito com um aviso e passa a ser reconhecido quando ela chegar.
5. O bloco passa a mostrar número, série, valor e situação da nota. Para trocar, clique em "Trocar nota"; para remover o vínculo, clique em Desvincular.
6. A mesma nota não pode ser vinculada a dois contratos, nem ser ao mesmo tempo a remessa e o retorno do mesmo contrato; o sistema recusa e informa o contrato que já a usa.

Produto vinculado ao bem (estoque)

1. Abra a aba Bens locáveis e clique no lápis (Editar bem) do bem desejado, ou em Novo bem.
2. No campo "Produto vinculado (opcional)", digite o nome, o código ou o código de barras do produto e escolha-o na lista.
3. Salve. O vínculo é apenas informativo: o contrato de locação não movimenta o estoque do produto.
4. Quem movimenta o estoque do produto é a nota fiscal emitida no caixa, não o contrato.

Como montar o contrato com um kit, conferir a disponibilidade no período certo, cobrar avarias sem repetir e controlar a manutenção.

1. Ao criar um contrato, informe primeiro as datas de início e fim: é o período que manda na disponibilidade.
2. Em "Bens locados", use a caixa "Adicionar um kit" para trazer todos os itens do kit de uma vez. Se o bem já estiver na lista, a quantidade é somada em vez de criar outra linha.
3. Cada bem mostra quantos estão disponíveis no período escolhido, e não apenas hoje. Se você pedir mais do que cabe, aparece um aviso em vermelho na hora — antes o contrato só era recusado ao salvar.
4. Abaixo de cada bem, marque os acessórios opcionais que vão junto. Os obrigatórios aparecem travados, porque sempre acompanham o bem, e o valor deles já entra no total do contrato.
5. Para cobrar um dano, abra o contrato e clique em "Registrar avaria". No alto do quadro aparece tudo o que já foi cobrado neste contrato, com o total — assim o mesmo dano não é descontado duas vezes da caução.
6. Na aba Manutenção, ao cadastrar informe também a "Previsão de término". A coluna Previsão fica vermelha quando a data passa e a manutenção continua aberta.
7. Ao terminar o serviço, clique em "Concluir" e informe o custo real, que costuma diferir do estimado na abertura. Use "Cancelar" quando a manutenção não for mais necessária: nos dois casos a unidade volta a ficar disponível.
8. Na aba Bens, o botão de proibido tira um bem de operação (vendido, sucateado ou recolhido), e ele deixa de aparecer para novas locações. A seta circular verde traz o bem de volta.
9. Na aba Agenda, passe o mouse sobre um dia ocupado para ver o número do contrato e o nome do cliente que está com o bem.