Aluguéis e locação

O módulo Aluguéis controla toda a locação de bens — equipamentos e ferramentas (betoneiras, andaimes), itens de festa (mesas, cadeiras, tendas), trajes e veículos. Ele cobre desde o orçamento até a devolução, com agenda de disponibilidade, reserva com data futura, contrato, caução, multa por atraso, vistoria, avaria, manutenção, entrega, assinatura eletrônica, NFS-e e um painel de indicadores. Fica em Aluguéis, no menu lateral (é um módulo opcional — se não aparecer, peça a ativação no suporte).

As abas seguem a ordem de uso: Bens locáveis → Kits → Modelos → Aluguéis → Agenda → Assinaturas → Manutenção → Indicadores → Configurações. A ideia é cadastrar a base (bens, kits e modelos de contrato), depois operar (aluguéis e agenda) e, por fim, acompanhar (indicadores) e ajustar (configurações).

1) Cadastre seus bens locáveis

1. Abra a aba Bens locáveis e clique em Novo bem.
2. Informe o nome (ex.: "Betoneira 400L"), a categoria (ex.: "Equipamentos", "Festa") e a quantidade total que você possui. A categoria é importante: é por ela que o sistema pode escolher automaticamente o modelo de contrato certo.
3. Preencha os preços: diária e, se quiser, semana, quinzena e mês. Com preços por período, o sistema aplica sozinho a combinação mais barata para o cliente (ex.: 25 dias podem sair pelo preço do mês).
4. Defina o período mínimo de locação, quando houver (ex.: tenda com mínimo de 3 dias). Deixe 1 para não exigir mínimo.
5. Se for um equipamento rastreado individualmente, marque "Controlar unidades individualmente" e cadastre cada unidade com o código de patrimônio ou número de série (clique no ícone de unidades na linha do bem). Você mesmo define o código de patrimônio — não há geração automática.
6. Ao editar um bem, cadastre Acessórios (ex.: capacete, cabo extra): informe o nome e o valor; os marcados como obrigatórios entram automaticamente no contrato daquele bem.

2) Monte kits (opcional)

1. Na aba Kits, clique em Novo kit e dê um nome (ex.: "Kit festa 50 pessoas").
2. Adicione os bens e as quantidades (ex.: 50 cadeiras + 5 mesas + 1 tenda).
3. O kit serve para agilizar a montagem do contrato quando você aluga sempre o mesmo conjunto.

3) Modelos de contrato

Na aba Modelos você cria os textos dos seus contratos. Já vem um "Modelo de exemplo (GamaERP)" pronto, usando todos os campos automáticos — use-o como base.

1. Clique em Copiar no modelo de exemplo para criar o seu a partir dele (ou em "Modelo" para começar do zero).
2. Escreva o texto no editor com formatação (como no Word): negrito, itálico, sublinhado, marcadores, lista numerada, título e tamanho de fonte.
3. Use o botão "Inserir campo" para colocar os dados que se preenchem sozinhos: cliente, CPF/CNPJ, endereço, empresa, número do contrato, datas, valor total, caução e multa. Eles aparecem como {{cliente}}, {{valor_total}}, etc. e viram os dados reais na hora de imprimir.
4. Para o modelo entrar automaticamente, preencha a Categoria igual à categoria dos bens (ex.: "Festa"). Ou marque "Usar como padrão" para valer quando nenhuma categoria casar.
5. O modelo de exemplo não pode ser excluído nem editado, mas pode ser Inativado (some da escolha) e Reativado depois. Os seus modelos podem ser editados e excluídos normalmente.
6. Ainda na aba Modelos, o campo "Cláusulas padrão (sem modelo)" é o texto usado quando o contrato não tem modelo escolhido e nenhum modelo se aplica.

4) Crie o orçamento, a reserva ou o contrato

1. Na aba Aluguéis, escolha: Novo orçamento (proposta, não bloqueia nada), Nova reserva (bloqueia o período no futuro, sem retirar o bem ainda) ou Novo contrato (o bem já sai agora).
2. Escolha o cliente (opcional), as datas de início e fim e adicione os bens com a quantidade. O sistema mostra o total e recusa automaticamente o que não couber na agenda do período.
3. Informe a caução (depósito de garantia) e a multa por dia de atraso — os padrões vêm das Configurações e podem ser ajustados aqui.
4. Em "Modelo de contrato", deixe em Automático (usa a categoria/padrão) ou escolha um modelo específico.
5. Um orçamento pode ser Convertido em contrato ou virar Reserva. Uma reserva vira contrato ao clicar em Registrar retirada — é aí que, nos bens com controle de unidades, você escolhe quais unidades (patrimônios) saem.

5) Consulte a Agenda de disponibilidade

1. Abra a aba Agenda: cada linha é um bem e cada coluna é um dia do mês.
2. As células mostram quanto está ocupado (reservas + locações ativas) e quanto sobra livre; vermelho indica que não há mais disponibilidade naquele dia.
3. Use as setas para trocar de mês. O dia de hoje aparece destacado.

6) Vistoria, entrega, devolução e avaria

1. Abra o contrato e use Vistoria para registrar o estado do bem na saída e no retorno, com fotos e observações — é a sua prova em caso de dano.
2. Use Entrega/coleta para agendar a entrega e a coleta, definir a taxa e escolher o responsável (funcionários com função "entregador").
3. Na volta, clique em Registrar devolução. Se atrasou, o sistema calcula as diárias extras e a multa e pode lançar a cobrança no Financeiro. Se só parte dos itens voltou, use Devolução parcial e informe quantas unidades de cada bem retornaram.
4. Se houver dano ou perda, use Registrar avaria: informe o valor e escolha cobrar da caução ou gerar uma conta a receber.
5. Ao final, use Devolver caução para devolver o depósito, retendo o que for necessário (com o motivo).

7) Manutenção da frota

1. Na aba Manutenção, registre reparos preventivos ou corretivos: escolha o bem (e a unidade, se houver), descreva o serviço e o custo.
2. A unidade em manutenção fica indisponível para locação até você Concluir a manutenção.
3. Marque a opção para lançar o custo como conta a pagar no Financeiro, se quiser controlar o gasto.

8) Cobrança, assinaturas, aceite eletrônico e NFS-e

1. No contrato, use Gerar cobrança para lançar o valor no Financeiro (conta a receber).
2. Para locação de longo prazo com mensalidade, use a aba Assinaturas (cobrança recorrente automática): dê um nome à assinatura (ex.: "Locação mensal da retroescavadeira" — em branco vira "Assinatura #N") e, se ainda não souber o cliente, crie sem cliente e vincule depois pelo botão Editar. O nome e o cliente valem também para a cobrança no Financeiro.
3. Clique em Link de aceite para gerar um link que o cliente abre, revisa as cláusulas e aceita eletronicamente — o aceite fica registrado com nome, documento, data e IP.
4. Clique em Emitir NFS-e para gerar a nota de serviço da locação. Configure antes, em Configurações, o item da lista de serviço (locação de bens móveis = item 3.01 da LC 116) e a alíquota de ISS.

9) Imprimir o contrato, salvar em PDF ou baixar em Word

1. Abra o contrato. Clique em Imprimir para abrir o documento pronto — na janela de impressão do navegador, escolha a impressora ou, em "Destino", "Salvar como PDF".
2. Clique em Baixar Word para baixar um arquivo .doc que abre e é editável no Word (é um Word em HTML — pode aparecer um aviso de compatibilidade ao abrir; é só confirmar).
3. Nos dois casos, os campos automáticos ({{cliente}}, {{valor_total}}, etc.) já saem preenchidos com os dados reais do contrato e a formatação do modelo é preservada.

10) Configurações e indicadores

• Configurações: caução e multa padrão, dados fiscais da NFS-e, faixas de desconto por duração (ex.: 10% a partir de 7 dias) e as chaves de recursos — lembretes automáticos de devolução, bloqueio de cliente inadimplente, assinatura eletrônica e NFS-e automática. Todas nascem desligadas; ligue só o que for usar.
• Indicadores: taxa de utilização da frota, contratos ativos, reservas, contratos em atraso, receita contratada e o ranking dos bens que mais rendem.

Como montar o contrato com um kit, conferir a disponibilidade no período certo, cobrar avarias sem repetir e controlar a manutenção.

1. Ao criar um contrato, informe primeiro as datas de início e fim: é o período que manda na disponibilidade.
2. Em "Bens locados", use a caixa "Adicionar um kit" para trazer todos os itens do kit de uma vez. Se o bem já estiver na lista, a quantidade é somada em vez de criar outra linha.
3. Cada bem mostra quantos estão disponíveis no período escolhido, e não apenas hoje. Se você pedir mais do que cabe, aparece um aviso em vermelho na hora — antes o contrato só era recusado ao salvar.
4. Abaixo de cada bem, marque os acessórios opcionais que vão junto. Os obrigatórios aparecem travados, porque sempre acompanham o bem, e o valor deles já entra no total do contrato.
5. Para cobrar um dano, abra o contrato e clique em "Registrar avaria". No alto do quadro aparece tudo o que já foi cobrado neste contrato, com o total — assim o mesmo dano não é descontado duas vezes da caução.
6. Na aba Manutenção, ao cadastrar informe também a "Previsão de término". A coluna Previsão fica vermelha quando a data passa e a manutenção continua aberta.
7. Ao terminar o serviço, clique em "Concluir" e informe o custo real, que costuma diferir do estimado na abertura. Use "Cancelar" quando a manutenção não for mais necessária: nos dois casos a unidade volta a ficar disponível.
8. Na aba Bens, o botão de proibido tira um bem de operação (vendido, sucateado ou recolhido), e ele deixa de aparecer para novas locações. A seta circular verde traz o bem de volta.
9. Na aba Agenda, passe o mouse sobre um dia ocupado para ver o número do contrato e o nome do cliente que está com o bem.