Backup — a sua cópia dos documentos fiscais
A lei obriga você a guardar os XMLs e os cupons das suas notas por cinco anos. O GamaERP mantém uma cópia, mas a guarda é sua responsabilidade — e é para isso que existe o menu Backup. Ele é gratuito e aparece para toda empresa, porque nenhuma fica de fora dessa obrigação.
O quadro de situação, logo no alto
Ao abrir a tela, o primeiro cartão diz há quanto tempo você não faz backup e mostra um rótulo em cores para você entender a situação de relance.
- Em dia (verde): o último backup foi feito nos últimos sete dias.
- Atenção (amarelo): já se passaram de oito a trinta dias.
- Faça backup (vermelho): passaram mais de trinta dias.
- Nunca feito (vermelho): a empresa ainda não baixou nenhum backup.
Os três tipos de backup
- Completo: baixa todos os seus documentos fiscais, do começo ao fim. É o que você guarda uma vez por ano, ou quando quer refazer a sua pasta do zero.
- Incremental: baixa só o que mudou desde o seu último backup. É o mais rápido, e o indicado para a rotina. Quando não há nada novo, o cartão fica marcado com Tudo já salvo — nada novo e não deixa selecionar.
- Por período: baixa o que foi emitido dentro de um intervalo de datas que você escolher. Serve quando alguém pede as notas de um mês específico.
- Abra o menu Backup.
- Escolha o tipo de backup clicando no cartão correspondente.
- Se escolher Por período, informe a data inicial e a final — ou use os atalhos Este mês, Mês passado e Este ano, que preenchem as datas para você.
- Clique no botão de baixar. O sistema monta um arquivo compactado com os XMLs das notas autorizadas e dos cancelamentos.
- Guarde o arquivo fora do computador da loja: em um pen drive, um HD externo ou um serviço de armazenamento na internet.
Quando o volume é muito grande, o sistema divide o backup em várias partes e avisa na tela em quantas partes ele foi concluído. Guarde todos os arquivos juntos, na mesma pasta: separados, eles não formam o conjunto completo.
Relatório gerencial de notas
Na mesma tela, mais abaixo, existe o Relatório gerencial de notas: a relação de todas as notas do mês, com número, chave de acesso, situação e valor, mais as faixas de numeração inutilizada e os totais. É exatamente o mesmo documento que a sua contabilidade recebe anexado ao pacote de XMLs — serve para você conferir o que foi enviado em seu nome.
- Desça até o bloco Relatório gerencial de notas.
- Escolha o mês no seletor (ele já vem no mês anterior, que é o período que a contabilidade acabou de receber).
- Clique no botão de baixar. O arquivo sai em PDF, pronto para arquivar ou imprimir.
Faça o backup pelo menos uma vez por mês, junto com o envio ao contador. O arquivo guardado no mesmo computador que pode queimar ou ser roubado não é backup: é a mesma cópia com outro nome.