Consultar Notas, cancelar, DANFE e XML
Em Controlar → Consultar Notas ficam todas as notas emitidas — NF-e e NFC-e, autorizadas, canceladas e rascunhos. É daqui que você acompanha o retorno da SEFAZ, reimprime documentos, cancela uma nota errada e inutiliza uma numeração que ficou pelo caminho.
Encontrando a nota
- Por período: informe a data inicial e a final.
- Por modelo: NF-e ou NFC-e.
- Por status: autorizada, cancelada ou rascunho.
- Por série e faixa de numeração: informe o número inicial e o final.
- Por forma de pagamento: dinheiro, crédito, débito, boleto, convênio ou outros.
O que dá para fazer com uma nota autorizada
- Reimprimir a DANFE ou o cupom, quantas vezes precisar.
- Baixar o XML assinado — o documento fiscal que vale perante o Fisco.
- Abrir o espelho da nota: uma conferência item a item, com os valores e os códigos fiscais de cada linha.
- Consultar a chave de acesso e o protocolo de autorização da SEFAZ.
Cancelar uma nota
O cancelamento desfaz a nota perante a SEFAZ e precisa de um motivo escrito, que fica registrado no documento. Ele só é aceito dentro do prazo legal contado da autorização — passado esse prazo, a SEFAZ recusa e o caminho deixa de ser o cancelamento.
- Abra a nota e escolha Cancelar nota fiscal.
- Escreva o motivo do cancelamento. Ele vai para a SEFAZ e fica gravado — escreva algo que explique de verdade, porque é o que o Fisco lê.
- Confirme. O sistema envia o pedido e aguarda o retorno.
- Aceito o cancelamento, a nota passa a exibir o protocolo de cancelamento e o estoque dos itens é reposto automaticamente.
Se o prazo de cancelamento já passou, a saída depende do caso: quando a mercadoria não saiu, costuma-se emitir uma nota de entrada para anular a operação; quando saiu e voltou, é devolução. Qual dos dois se aplica é decisão da sua contabilidade — o sistema executa, mas não escolhe por você.
Inutilizar uma numeração
A numeração das notas precisa ser sequencial e sem buracos. Quando um número é queimado sem virar nota — uma falha de comunicação no meio da emissão, por exemplo —, é preciso avisar a SEFAZ de que aquele número não será usado. Isso é a inutilização.
- Clique em Inutilizar Numeração SEFAZ.
- Informe a série e a faixa de números: inicial e final.
- Escreva a justificativa fiscal, com no mínimo 15 caracteres.
- Confirme. A SEFAZ registra que aquela faixa não corresponde a nenhuma nota.
Inutilizar não apaga nota: serve apenas para número que nunca virou documento. Nota autorizada só sai por cancelamento; nota rejeitada não consumiu numeração e não precisa de nada.