Clínica e Consultório — agenda, recepção e cadastros

O módulo Clínica atende consultório médico, odontológico, de psicologia, de nutrição e de fisioterapia. Ele cobre o caminho inteiro do paciente: a marcação, a chegada na recepção, a chamada para o consultório, o prontuário, a receita e a cobrança — particular ou por convênio.

A ordem certa de configurar

1. Abra Seu setor → Clínica e comece pela aba Procedimentos. Cadastre pelo menos Consulta e Retorno, com a duração em minutos e o valor particular. É a duração que monta a grade da agenda.
2. Vá à aba Profissionais e cadastre quem atende, com o conselho (CRM, CRO, CRP, CREFITO, CRN ou CRFa), o número, a UF e o percentual de repasse.
3. Ainda em Profissionais, escolha o Usuário do sistema de cada um. É esse vínculo que dá acesso ao prontuário — quem não é profissional de saúde não abre a evolução do paciente.
4. Se a clínica atende convênio, vá à aba Convênios, cadastre a operadora e clique em Preços para informar quanto ela paga por cada procedimento.
5. Por fim, cadastre os pacientes na aba Pacientes. Cada paciente entra também como cliente da clínica, e é assim que a consulta vira cobrança e nota fiscal sem redigitar nada.

Marcar uma consulta

1. Abra Seu setor → Clínica, aba Agenda, e clique em Marcar consulta.
2. Escolha o paciente, o profissional e o procedimento. A duração vem do procedimento escolhido.
3. Escolha o dia. O sistema mostra apenas os horários realmente livres daquele profissional, já descontando consultas marcadas e bloqueios.
4. Clique no horário desejado e, se for o caso, escolha o convênio. Sem convênio, o atendimento é particular.
5. Se precisar marcar em cima de um horário ocupado, ligue a chave Encaixe e informe a hora à mão. O encaixe fica marcado, para o dono saber quanto da agenda é exceção.
6. Para teleconsulta, ligue a chave Teleconsulta e cole o link da chamada que a clínica já usa.

Bloquear a agenda de um profissional

1. Na aba Agenda, clique em Bloquear horário.
2. Escolha o profissional, o dia e o intervalo — por exemplo, das 14:00 às 18:00.
3. Escreva o motivo (férias, congresso, plantão) e confirme.
4. O período some da grade na hora, sem que ninguém precise criar uma consulta falsa para segurar o horário.

A recepção no dia do atendimento

A aba Recepção é a tela do balcão. Ela se atualiza sozinha e mostra três grupos: quem está esperando, quem está em atendimento e quem ainda não chegou.

1. Abra Seu setor → Clínica, aba Recepção.
2. Quando o paciente chegar, clique em Chegou na linha dele. A partir daí o sistema conta o tempo de espera.
3. Confira a sala no seletor ao lado do botão Chamar. Ele já vem com a sala escolhida na marcação, e você pode trocá-la ali mesmo se o consultório mudou — isso não remarca a consulta.
4. Quando o profissional puder atendê-lo, clique em Chamar. O nome e a sala aparecem no painel da sala de espera.
5. Ao terminar, clique em Encerrar. O atendimento sai da fila.

Cadastrar as salas (consultórios)

As salas são os consultórios, as salas de exame e as poltronas em que os pacientes são atendidos. Cadastrá-las é o que permite dizer, em cada consulta, onde o paciente será atendido — e é esse nome que aparece na televisão da sala de espera.

1. Abra Seu setor → Clínica e clique na aba Salas.
2. Clique em Nova sala.
3. Escreva o nome como o paciente vai lê-lo no painel: Consultório 2 orienta melhor do que S2.
4. Se quiser, escreva uma descrição — por exemplo, Sala com aparelho de ultrassom. Ela ajuda quem marca a consulta a escolher a sala certa.
5. Deixe a chave Sala em uso ligada e clique em Salvar.

Com as salas cadastradas, o formulário de Marcar consulta passa a ter o campo Sala. Ele é opcional: deixando em Sem sala definida, o painel da sala de espera mostra o nome do profissional no lugar da sala.

O painel de chamada na TV da sala de espera

Quando a recepção clica em Chamar, o nome do paciente aparece em letras grandes na televisão da sala de espera, com a sala em que ele será atendido. Basta abrir Operações → Painel de chamada num computador ligado à TV e deixar em tela cheia: a tela se atualiza sozinha a cada dez segundos e ninguém precisa operá-la.

Atender: abrir o prontuário do paciente

O prontuário abre em tela cheia, fora das abas, porque o profissional está com o paciente na frente e precisa de espaço para escrever. No alto ficam sempre visíveis, em vermelho, as alergias, as condições crônicas e os medicamentos em uso — alergia escondida numa aba é alergia que ninguém lê na hora de prescrever.

1. Na aba Agenda ou na aba Recepção, chame o paciente e clique no botão Prontuário.
2. Preencha a queixa principal, a anamnese e o exame físico. Os campos são livres: cada especialidade escreve de um jeito.
3. Informe a hipótese diagnóstica e, se usar, o CID-10. Havendo mais de um código, separe por vírgula.
4. Escreva a conduta e a evolução.
5. Clique em Salvar sempre que quiser guardar sem encerrar. O texto fica gravado e você pode continuar depois.
6. Ao terminar, clique em Encerrar atendimento. O agendamento passa a Atendido automaticamente.

Registrar os sinais vitais da triagem

1. Dentro do prontuário, no bloco Sinais vitais, clique em Registrar.
2. Preencha apenas o que foi medido. Campo em branco não gera alerta nem entra no histórico.
3. A altura pode ser digitada em metros (1,75) ou em centímetros (175): o sistema entende as duas formas e calcula o IMC do mesmo jeito.
4. Ao salvar, o sistema aponta em amarelo ou vermelho os valores fora da faixa esperada.

Anexar exames e laudos

1. No bloco Anexos do prontuário, clique em Anexar.
2. Escolha a imagem ou o PDF, escreva uma descrição (por exemplo: Hemograma de agosto) e confirme.
3. O anexo passa a aparecer na ficha do paciente e no atendimento em que foi enviado.
4. Para abrir, clique no ícone de download na linha do anexo.

Quem pode abrir o prontuário

• Somente profissional de saúde cadastrado e com usuário vinculado abre o prontuário, escreve nele e anexa arquivos.
• A recepção agenda, registra a chegada, chama o paciente e cobra — mas não lê evolução, receita nem anexos.
• Ser administrador ou dono da clínica NÃO dá acesso ao prontuário. O sigilo protege o paciente, não a hierarquia da empresa. Quem é dono e também atende continua abrindo normalmente, pelo cadastro de profissional.
• Todo acesso fica registrado com o nome de quem abriu, a data e a hora. É exigência do Conselho Federal de Medicina e da LGPD, que trata dado de saúde como dado sensível.

Emitir receita

A receita é emitida de dentro do atendimento e sai pronta para impressão. Você não escolhe o tipo dela: o sistema classifica pelos medicamentos que você prescreveu, e daí saem o número de vias e a validade.

1. No prontuário, no bloco Receitas e documentos, clique em Receita.
2. Escreva o medicamento, a apresentação e a quantidade.
3. Preencha a dose, o intervalo em horas e a duração em dias. O sistema monta a frase da posologia: "1 comprimido de 8 em 8 horas por 7 dias".
4. Se preferir escrever a posologia com suas palavras, escreva no campo de posologia: o seu texto vale sobre a frase montada.
5. Marque Uso contínuo, Controlado ou Antimicrobiano quando for o caso. A linha no alto da janela mostra na hora como a receita vai sair.
6. Clique em Adicionar medicamento para incluir outros na mesma receita.
7. Clique em Emitir e imprimir. A folha abre em uma aba nova, já com a caixa de impressão.

• Receita simples: uma via, sem prazo fixado em norma.
• Receita de antimicrobiano: duas vias e validade de dez dias (RDC 20/2011).
• Receita de controlado: duas vias e validade de trinta dias (Portaria 344/98).
• Basta UM medicamento controlado para a receita inteira virar controlada — vale sempre a exigência mais rígida.

Atestado, declaração, encaminhamento, exames e laudo

1. No prontuário, no bloco Receitas e documentos, clique em Documento.
2. Escolha o tipo. O sistema já sugere o texto padrão daquele documento — edite à vontade, a palavra final é sua.
3. No atestado, informe quantos dias de afastamento ele concede. O campo é obrigatório: atestado sem dias é, na prática, uma declaração de comparecimento, e para isso existe o tipo próprio.
4. Clique em Emitir e imprimir. A folha abre em aba nova com o cabeçalho da clínica, os dados do paciente e o seu registro no conselho.

Faturar o atendimento: a guia

Ao encerrar o atendimento, gere a guia. É ela que divide a conta: quanto o paciente paga de coparticipação e quanto o convênio deve. Atendimento particular também gera guia — assim o faturamento do mês é uma consulta só, e não duas.

1. Abra Seu setor → Clínica, aba Faturamento, seção Guias.
2. As guias aparecem conforme os atendimentos são encerrados no prontuário.
3. Confira o número da guia e a senha de autorização do convênio, quando houver.
4. A parte do paciente vira automaticamente um título a receber no Financeiro.

Fechar o lote do convênio e registrar a glosa

1. Na aba Faturamento, seção Lotes do convênio, clique em Fechar lote.
2. Escolha a operadora e a competência no formato AAAA-MM (por exemplo, 2026-08).
3. O sistema junta todas as guias abertas daquele convênio no mês e mostra o total.
4. Quando o convênio responder, clique em Retorno e informe o que foi recebido, o que foi glosado e o protocolo.
5. Para glosa de uma guia específica, use o botão de glosa na linha dela, na seção Guias, e escreva o motivo informado pela operadora.

Fechar o repasse do profissional

1. Na aba Faturamento, seção Repasses, clique em Fechar repasse.
2. Escolha o profissional e a competência. A prévia mostra quantos atendimentos entraram, a base e quanto ele tem a receber.
3. Informe os adiantamentos já pagos no período, se houver.
4. Confirme. O valor a pagar vira um título em contas a pagar no Financeiro.

Pacotes de sessões

É o jeito como a fisioterapia e a psicologia vendem: um conjunto de sessões com validade. O sistema controla quantas foram usadas, avisa quando esgota e não deixa usar pacote vencido.

1. Na aba Faturamento, seção Pacotes de sessões, clique em Novo pacote.
2. Escolha o paciente, descreva o pacote, informe quantas sessões ele tem, o valor total e a validade.
3. A cada atendimento, clique em Usar sessão na linha do pacote. O contador desce sozinho.
4. Quando o pacote esgota ou vence, o botão some e o motivo aparece na coluna Situação.

Material usado no procedimento

O material consumido na clínica dá baixa no mesmo estoque de sempre, aquele de Cadastros → Produtos. A clínica não ganha um segundo estoque paralelo: quem compra, controla e repõe é a mesma tela que você já usa.

Odontologia: o odontograma

O odontograma mostra a situação de cada dente do paciente na notação FDI, a que se usa no Brasil. Ele é desenhado na ordem em que o dentista lê a arcada, quadrante por quadrante, e é a base do plano de tratamento.

1. Abra Seu setor → Clínica, aba Odontologia, e escolha o paciente.
2. Clique no dente que deseja marcar. A janela mostra o que já foi registrado nele.
3. Escolha a face ou deixe em Dente inteiro, quando a condição é do dente todo (ausente, coroa, implante).
4. Escolha a condição — cárie, restaurado, canal, extraído, entre outras — e registre.
5. O dente muda de cor no desenho conforme a condição. A legenda fica logo abaixo do odontograma.

Plano de tratamento e orçamento

1. Na mesma aba, abaixo do odontograma, clique em Novo plano.
2. Descreva o plano e adicione os procedimentos. Ao escolher um procedimento cadastrado, a descrição e o valor vêm preenchidos.
3. Informe o dente de cada procedimento, quando ele for específico de um dente.
4. Informe o desconto, se houver. O total já sai calculado.
5. Apresente o orçamento ao paciente. Se ele aprovar, clique em Aprovar; se recusar, clique em Recusar e escreva o motivo.
6. Com o plano aprovado, clique na linha dele e use Executar em cada procedimento à medida que for realizado.

Os relatorios da Clinica

Ficam em Análises, no tema Clínica. Cada um abre com filtro de período, busca por texto e botão de imprimir, no padrão dos demais relatórios do sistema. Nenhum deles mostra conteúdo de prontuário: relatório gerencial traz contagem, valor e situação, nunca diagnóstico ou evolução.

• Produtividade por profissional — atendimentos, pacientes atendidos, faturamento e ticket médio de cada um no período.
• Faltas e cancelamentos — quem faltou e quem cancelou, já com o telefone para retomar o contato, e a taxa de falta. A taxa considera apenas os horários que já passaram: contar os futuros faria o número parecer melhor do que é.
• Faturamento por convênio — quanto cada operadora deve, quanto veio do paciente em coparticipação e quanto foi glosado, com o percentual de glosa de cada uma.
• Pacientes para retorno — quem não aparece há mais de seis meses, com telefone e e-mail. É receita nova sem cliente novo: a clínica liga para quem já confia nela.
• Procedimentos mais realizados — o que sustenta a agenda, em quantidade, faturamento e participação.