Distribuidora — caixa, fardo e política comercial

A distribuidora não é um comércio maior: ela compra em caixa e vende para outro comerciante, com desconto e prazo negociados, entrega em rota e representante na rua. O módulo Distribuidora cobre justamente essa diferença. O que ela tem em comum com qualquer empresa — produto, cliente, estoque, financeiro e nota fiscal — continua nas telas de sempre.

Dizer em que caixa ou fardo cada produto é comprado

O estoque continua sendo controlado na unidade de venda, aquela que aparece no cadastro do produto. O que você informa aqui é a embalagem em que o produto chega do fornecedor e quantas unidades cabem nela. Com isso, a conversão passa a acontecer sozinha na entrada e no pedido, e ninguém precisa multiplicar de cabeça.

Abra Seu setor → Distribuidora e vá à aba Caixa e fardo.
Localize o produto pelo campo de busca, que procura pelo código e pela descrição, e clique no lápis.
Em Unidade de compra, escreva a sigla da embalagem: CX para caixa, FD para fardo, SC para saco.
No campo ao lado, informe quantas unidades cabem nessa embalagem. Uma caixa com doze unidades é 12.
Confira a linha que aparece logo abaixo: ela mostra a conta pronta, no formato 1 CX = 12 UN, e o preço da embalagem fechada.
Se o produto só puder ser vendido em embalagem fechada, desligue a chave Pode vender avulso.
Salve. A embalagem passa a valer para os pedidos e para a entrada de mercadoria.

Deixe a unidade de compra em branco no produto que não tem embalagem — ele volta a ser vendido somente avulso. E atenção à chave Pode vender avulso: com ela desligada, um pedido de vinte unidades de um produto que vem em caixa de doze é recusado, e o sistema já sugere a quantidade certa, que seriam vinte e quatro.

Criar a política comercial que defende a margem

A política é o teto que o representante não pode furar sozinho: até quanto de desconto ele dá, até quantos dias de prazo ele concede, quais formas de pagamento a empresa aceita e qual o valor mínimo do pedido. Quando um pedido passa desse teto, ele não é perdido — fica aguardando aprovação de quem tem alçada.

Abra Seu setor → Distribuidora, aba Política comercial, e clique em Nova política.
Dê um nome que você reconheça depois, por exemplo Padrão da casa ou Rede de supermercados.
Deixe o campo Cliente em Todos os clientes para criar a política geral da empresa. Escolha um cliente para criar uma política especial só para ele.
Informe o desconto máximo em porcentagem, o prazo máximo em dias e o valor mínimo do pedido.
Marque as formas de pagamento aceitas. Não marcar nenhuma significa aceitar todas.
Escolha o que acontece ao estourar o teto: mandar para aprovação, que é o recomendado, ou bloquear de vez.
Salve. A política passa a valer no ato, para todo pedido novo.

Política de cliente vence a política geral. Se houver uma política para aquele cliente, é ela que vale.
Não havendo política de cliente, vale a do representante; não havendo a do representante, vale a da tabela de preço; por último, vale a geral da empresa.
Sem nenhuma política cadastrada, nada é barrado. A trava nasce desligada e só age depois que você a define.
Forma de pagamento fora da lista bloqueia sempre, e aprovação nenhuma libera: se a empresa não trabalha com cheque, ninguém trabalha.

O limite de crédito não é configurado nesta tela: ele vem do cadastro do cliente, em Cadastros → Clientes. Quando o pedido leva o cliente acima do limite, o sistema sempre manda para aprovação e nunca bloqueia sozinho — quem decide liberar crédito é o financeiro, não o sistema.

Cadastrar representantes e montar a carteira de clientes

O representante é quem visita o cliente e tira o pedido. A carteira define quais clientes ele atende — e é ela que separa o que cada representante enxerga no celular: um nunca vê o cliente do outro, nem digitando o endereço direto.

Abra Seu setor → Distribuidora, aba Representantes, e clique em Novo representante.
Preencha o nome e o telefone, o percentual de comissão e a meta mensal, se houver.
No campo Usuário do sistema, escolha o acesso com que ele entra no GamaERP. É esse vínculo que libera a tela Tirar pedido no celular dele.
Salve e clique em Carteira, na linha do representante.
Escolha cada cliente que ele atende e clique em Adicionar. Para tirar alguém da carteira, use a lixeira.

Se o representante ainda não tem usuário, crie primeiro em Cadastros → Usuários e depois volte para fazer o vínculo. Sem usuário vinculado, ele aparece na lista com a marca "sem acesso" e a tela do celular abre avisando que falta configurar — em vez de dar erro.

Tirar o pedido pelo celular, com o cliente na frente

A tela Tirar pedido foi desenhada primeiro para o celular: coluna única, botões grandes e o mínimo de digitação. Ela mostra, antes de o pedido ser fechado, quanto o cliente já deve e quanto ainda pode comprar.

No celular, abra Operações → Tirar pedido.
Escolha o cliente. Só aparecem os da sua carteira.
Confira os três números que aparecem: o limite de crédito, quanto ele já deve e quanto ainda pode comprar.
Toque nos produtos sugeridos em "O que este cliente costuma levar" ou busque pelo nome no campo de busca.
Para cada item, ajuste a quantidade nos botões de mais e menos e escolha se está pedindo em caixa ou em unidade.
Para conceder um item sem cobrança, toque em Bonif. — ele entra com valor zero e não suja o faturamento.
Informe a forma de pagamento, o prazo e o desconto, e toque em Enviar pedido.

O valor final é sempre conferido pelo servidor a partir do cadastro dos produtos: o preço não pode ser alterado no aparelho. Se o pedido passar do teto da política ou do limite de crédito, ele não é perdido — é gravado e enviado para aprovação, e o representante vê a situação em Meus pedidos.

Aprovar, recusar e acompanhar os pedidos

Todo pedido cai na aba Pedidos. O que respeita a política já nasce aprovado. O que estourou o desconto, o prazo ou o limite de crédito chega marcado como Aguardando aprovação, com o motivo escrito — você não precisa descobrir por que aquele pedido parou.

Abra Seu setor → Distribuidora, aba Pedidos. Um aviso no alto mostra quantos aguardam você.
Clique na linha do pedido para ver os itens, os totais e o motivo de ele ter ido para aprovação.
Use Aprovar para liberar. O pedido passa a Aprovado e segue para a separação.
Use o botão de recusa para negar. O motivo é obrigatório: é ele que diz ao representante o que ajustar.
Nos pedidos já aprovados, o botão da direita avança a situação: Em separação, Expedido e, por fim, Faturado.

Não é possível faturar um pedido que ninguém separou — o sistema recusa e diz qual é o próximo passo legítimo.
Pedido faturado e pedido cancelado são situações finais: não voltam atrás por esta tela.
Cancelar exige motivo, porque é o que explica o pedido perdido quando alguém for analisar o mês.
Quem aprovou, quando e por quê fica gravado no histórico do pedido.

Separar a mercadoria conferindo item a item

A separação é a lista de picking do pedido aprovado. Ela existe para uma coisa: garantir que o que sai do depósito é exatamente o que foi vendido — e, quando não for, deixar a diferença registrada em vez de escondida.

Abra Seu setor → Distribuidora, aba Separação.
No alto da tela ficam os pedidos aprovados esperando. Clique no pedido para gerar a lista. O pedido passa a Em separação e sai dessa fila.
Clique em Conferir na linha da separação. A tela abre com os itens e um campo por item, grande, pensado para o celular ou o coletor no depósito.
Para cada item, digite a quantidade que você realmente separou e saia do campo. O item fica verde quando bate com o pedido e amarelo quando não bate.
Se não havia o produto em estoque, digite zero. Deixar em branco significa que você ainda não conferiu, e a separação não fecha com item em branco.
Quando todos estiverem conferidos, clique em Concluir separação.

Divergência não corrige o pedido. Se o pedido pedia dez e você separou oito, o pedido continua com dez e a separação fica marcada com divergência — a diferença é uma informação, não um erro a ser apagado. Quem fatura depois verá a quantidade que realmente saiu.

Montar a carga do dia e despachar

A carga junta os pedidos já separados que saem no mesmo veículo, na ordem da rota. É dela que sai o romaneio que o motorista leva.

Abra Seu setor → Distribuidora, aba Expedição, e clique em Nova carga.
Informe a data, o nome da rota, a placa do veículo e o motorista. Clique em Criar carga.
A carga abre com a lista Pedidos prontos para embarcar, que traz apenas os pedidos com separação concluída e ainda sem carga.
Clique em cada pedido para incluí-lo. Eles entram na ordem em que você clica, que é a ordem da rota.
Use Imprimir romaneio para entregar a relação ao motorista.
Quando o veículo sair, clique em Despachar carga. Todos os pedidos dela passam para Expedido de uma vez.

Um pedido não entra em duas cargas: o sistema recusa, porque seria a mesma mercadoria saindo duas vezes. E a ordenação das entregas é manual, na sequência em que você inclui — o sistema não calcula rota, e isso está dito aqui para não prometer o que ele não faz.

Faturar a carga em lote

Depois que a carga sai, um clique gera a nota de cada pedido dela. O sistema prepara as notas; a transmissão à SEFAZ continua sendo feita na tela fiscal de sempre, com a conferência de sempre.

Abra a carga já despachada, na aba Expedição.
Clique em Faturar em lote.
O sistema cria uma NF-e em rascunho para cada pedido, usando a quantidade que foi SEPARADA, não a que foi pedida.
Abra Fiscal → NF-e, confira cada nota e transmita normalmente.

Pedido cuja separação não trouxe nada não gera nota, e o motivo aparece na resposta.
Faturar duas vezes não gera nota dobrada: o pedido que já tem nota é pulado.
Os dados fiscais de cada item (NCM, CFOP e CST) vêm do cadastro do produto, como em qualquer venda.

Os relatorios da Distribuidora e da Transportadora

Todos ficam em Relatorios, agrupados em dois temas novos: Distribuidora e Transporte. Cada um abre com filtro de periodo, busca por texto e botao de imprimir, no padrao dos demais relatorios do sistema.

Positivação por representante — quantos clientes da carteira cada um conseguiu atender no período, com o vendido e o atingimento da meta. É o número que mostra se o representante está visitando ou só atendendo os mesmos de sempre.
Mix de produtos — o que foi vendido no período, em quantidade e valor, com a participação de cada produto e o que saiu como bonificação.
Desconto concedido — onde a margem escorre: desconto por pedido, por cliente e por representante, separando o que passou por aprovação do que estava dentro da política.
Comissão dos representantes — comissão a pagar sobre os pedidos faturados no período.
Pedidos por situação — o funil do pedido: onde a mercadoria está parada agora, do rascunho ao faturamento.
Frete por cliente — quanto cada tomador rendeu no período, com peso, ticket médio e a fatia dele no faturamento.
Custo por quilômetro — consumo medido de tanque cheio a tanque cheio, combustível e manutenção somados, e quanto custa rodar um quilômetro em cada veículo.
Entregas no prazo — previsão contra entrega real, frete a frete, com o percentual no prazo e o atraso médio de quem se atrasou.

Desconto concedido e Comissão dos representantes são visíveis apenas para o administrador: são números de margem e de pagamento, que nem todo usuário do sistema precisa ver.