Apoio à Contabilidade

O GamaERP facilita o envio dos documentos fiscais ao seu contador.

Desde agosto de 2026 esta mesma tela também abriga a Folha de Pagamento, na aba de mesmo nome — contracheque, férias, 13º e rescisão, com todas as contas abertas. Ela tem um capítulo próprio neste manual, em Folha de Pagamento.

• Baixe os XMLs das notas por mês, prontos para a contabilidade.
• Convide o seu contador por e-mail: ele acessa os dados necessários sem precisar de outra ferramenta.

Pontos para a sua contabilidade conferir: junto do pacote mensal de XMLs, o sistema aponta ao seu contador o que pode merecer análise — produtos cuja classificação fiscal vale conferir, notas que não foram autorizadas pela SEFAZ, números de nota pulados sem inutilização e certificado digital perto de vencer. O sistema não altera nada por conta própria: quem decide é a contabilidade.

1. Nada precisa ser configurado por você: o aviso viaja no mesmo e-mail do pacote de XMLs.
2. Se houver algo a conferir, o assunto do e-mail mostra a quantidade — por exemplo, "3 pontos para conferir".
3. Se estiver tudo em ordem, o e-mail chega normalmente, sem nenhum aviso.
4. Se a sua contabilidade tiver acesso ao portal, ela também vê a lista detalhada por lá, com a opção de imprimir.

Enviar os XMLs do mês em um clique: no menu Apoio Contabilidade, use o cartão "Enviar os XMLs do mês para a sua contabilidade".

1. Escolha o mês de referência.
2. Confirme o e-mail da contabilidade (já vem preenchido se ela estiver vinculada). Se quiser, informe também um segundo e-mail para enviar uma cópia dos XMLs a outro destinatário.
3. Clique em Enviar. Pronto — o contador recebe o pacote na hora.
4. Os dois endereços ficam guardados: da próxima vez que você abrir a tela, eles já aparecem preenchidos, e o envio automático (se estiver ligado) passa a usar exatamente esses endereços.

• O pacote reúne os XMLs autorizados (saídas e entradas), as notas canceladas e uma planilha-resumo das notas.
• O contador recebe o arquivo ZIP anexado (quando é pequeno) e sempre um link de download, válido por 7 dias.
• Os arquivos vêm organizados em pastas: saidas/, entradas/ e canceladas/.
• Vai anexado também o Relatório gerencial de notas, em PDF: a relação de todos os documentos do mês, com número, chave de acesso, situação e valor, mais as faixas de numeração inutilizada e os totais. É por ele que a contabilidade confere se recebeu o pacote completo.

Conferir você mesmo o que foi enviado

O mesmo relatório que a sua contabilidade recebe fica disponível para você, a qualquer momento, no menu Backup. Serve para conferir o que saiu em seu nome e para responder rápido quando o contador perguntar por uma nota.

1. Abra o menu Backup.
2. No bloco "Relatório gerencial de notas", escolha o mês (vem preenchido com o mês anterior, que é o período recém-enviado).
3. Clique em "Baixar em PDF".

Enviar os XMLs automaticamente todo mês

Se preferir não depender de lembrar todo mês, o GamaERP pode montar e enviar o pacote sozinho. O recurso vem desligado: ele só passa a funcionar depois que você o ligar.

1. Abra o menu Apoio Contabilidade e localize o cartão "Enviar os XMLs do mês para a sua contabilidade".
2. Confira o campo "E-mail da contabilidade": ele já vem preenchido. Se a sua contabilidade tem acesso ao portal, aparece o e-mail dela; se não tem, aparecem os endereços já usados, para você não redigitar. Altere se precisar — trocar o endereço aqui não dá nem tira o acesso de ninguém ao portal do contador.
3. Se quiser uma cópia para outra pessoa, preencha o campo "Segundo e-mail". São esses os endereços que o envio automático vai usar.
4. Você não precisa mexer na chave para atualizar os destinatários: sempre que enviar o pacote pelo botão, os endereços daquele envio passam a valer também para os envios automáticos seguintes. A linha "Para:", logo abaixo da chave, mostra a lista que está valendo.
5. Logo abaixo do botão de enviar, ligue a chave "Enviar automaticamente todo mês".
6. No campo "Enviar no dia", escolha o dia do mês em que o pacote deve sair — de 1 a 10. O padrão é o dia 5.
7. Pronto. A tela passa a mostrar a data do próximo envio e, depois do primeiro, também o último envio realizado.

• O pacote enviado é sempre o do mês anterior, completo e idêntico ao do envio manual.
• Sugerimos o dia 5, e não o dia 1, porque notas emitidas no PDV podem levar algumas horas para chegar ao sistema. Alguns dias de folga garantem que o contador receba o mês inteiro de uma vez.
• Se você já tiver enviado aquele mês na mão, o envio automático não repete — o contador não recebe o pacote duas vezes.
• Se alguma nota atrasada chegar depois do envio, o sistema manda um pacote atualizado, avisando o contador de que ele substitui o anterior.
• Se o mês não tiver nenhuma nota, a contabilidade recebe um aviso curto informando que não houve movimento — assim o escritório não confunde mês parado com envio esquecido.

Como o contador navega: as abas da tela

A tela do contador tem duas fileiras de abas. Em cima ficam as da rotina do mês; abaixo, separadas pela faixa "Relatórios", ficam as nove entregas — uma aba para cada relatório. Acima de tudo permanecem visíveis o seletor de mês e o botão de baixar os XMLs de todos os clientes: eles valem para todas as abas, então trocar de aba não faz perder o mês escolhido.

1. Abra o menu Apoio Contabilidade.
2. No alto da tela, escolha o mês de referência. Ele vale para tudo o que aparecer nas abas.
3. Visão geral: comece por aqui. Mostra os gráficos da carteira, os alertas (cliente sem nota no mês, PDV sem sincronizar, classificação fiscal para conferir) e o acompanhamento do Simples Nacional, que avisa quem está encostando no limite. Clique no nome de um cliente dentro de um alerta e o sistema leva você direto ao card dele.
4. Clientes: um card por cliente, com os downloads de XML, backup fiscal, exportação para o sistema contábil e o pacote de fechamento. No fim da aba fica o convite para trazer um cliente novo.
5. Fechamento: o painel de fechamento do mês, cliente a cliente, e o pedido de documentos ao cliente.
6. Configurações: o seu perfil (nome do escritório e CRC), o envio dos XMLs da sua própria empresa, quando você também emite notas, e a lista das ferramentas gratuitas disponíveis.
7. Abaixo da faixa "Relatórios", clique na aba do relatório que quiser. Em todos eles, o seletor no alto à direita escolhe entre um cliente específico e todos de uma vez, e os botões Excel e PDF baixam o detalhe completo.

Os nove relatórios, um a um

Todos seguem a mesma mecânica: escolha o mês no alto da tela, escolha a aba do relatório, escolha o cliente (ou "Todos os clientes") e baixe em Excel ou PDF. Na tela aparece um resumo com uma linha por cliente; o arquivo traz o detalhe — no modo "Todos os clientes", uma aba do Excel ou uma seção do PDF por cliente.

• Faturamento: receita bruta do mês por modelo de nota e por forma de pagamento, com as canceladas somadas à parte.
• Livro fiscal: livro de entradas e saídas montado a partir dos XMLs, com valor contábil, base e ICMS por documento. A coluna "Não proc." aponta XMLs que o sistema não conseguiu ler.
• Apuração: débito, crédito e saldo de ICMS, PIS e COFINS no mês.
• Balancete: receitas e despesas por categoria e o resultado do período, pelo regime de caixa (considera o que foi efetivamente pago e recebido).
• Revisão fiscal: produtos com classificação suspeita (NCM, CFOP, CST e alíquotas), para corrigir antes de virar rejeição na SEFAZ.
• Obrigações: o que vence no mês por cliente, o que já foi cumprido e o que está em atraso.
• Evolução 12 meses: o faturamento mês a mês de cada cliente, com a média do período e a variação contra o mês anterior. Serve para ver queda de movimento antes de o cliente comentar.
• Limites: a receita dos últimos 12 meses de cada cliente comparada ao teto do regime dele — R$ 81.000 no MEI, R$ 3.600.000 de sublimite e R$ 4.800.000 de teto no Simples. A coluna Situação mostra "Atenção" a partir de 80% do sublimite e "Crítico" depois de cruzá-lo.
• Espelho de notas: a relação de todos os documentos do mês (data, modelo, série, número, chave de acesso, valor e situação), mais as faixas de numeração inutilizadas. É a conferência documento a documento contra o XML.

Relatório gerencial de notas

No Espelho de notas, o botão PDF gera o relatório gerencial: a relação completa dos documentos do período em uma folha, para conferir contra os arquivos XML. Cada linha traz o número, o modelo, a série, a natureza da operação, o CPF/CNPJ do consumidor quando houver, a chave de acesso inteira, o protocolo de autorização, a data e o valor. As notas aparecem separadas entre autorizadas e canceladas.

1. Escolha o mês no alto da tela e a aba Espelho de notas.
2. Escolha o cliente na caixa de seleção, ou deixe em "Todos os clientes" para sair um arquivo único com a carteira inteira, um cliente após o outro.
3. Clique em PDF. O arquivo baixa com o nome relatorio-notas-AAAA-MM.pdf.
4. Confira a quantidade de documentos do relatório contra a quantidade de arquivos XML que você recebeu: os números têm de bater.

• Numeração inutilizada: a seção que explica um salto na sequência das notas. É a primeira coisa cobrada numa fiscalização, e não aparece em nenhum outro lugar.
• Totais do período: quantidade e valor das autorizadas, das canceladas, quantos números foram inutilizados e o total líquido.
• Tributos aproximados (Lei 12.741/2012): aparece quando as notas do período têm o valor apurado. Enquanto houver notas sem ele, o rótulo avisa que o total é parcial e quantas faltam — para o número nunca ser confundido com o total do período.

Uma ressalva importante sobre Evolução 12 meses e Limites: os dois calculam a partir das notas emitidas no GamaERP. Cliente que fatura também fora do sistema aparece com valor menor do que o real. São números gerenciais, para orientar a sua análise — não substituem a apuração oficial.

Contabilidade Parceira: receber todo mês pelos clientes que você indicar

Seus clientes já precisam de um sistema. Indicando o GamaERP, você passa a receber todos os meses por cada um deles. A aba Parceria, dentro do Apoio Contabilidade, é onde isso começa — ela aparece apenas para escritórios de contabilidade.

• Você recebe todo mês, por cliente: cada cliente cadastrado por você gera um recibo mensal seu, com a sua numeração e o valor que você definir. Enquanto o cliente usar o sistema, a cobrança se repete.
• O suporte é do GamaERP: instalação, dúvidas de uso, emissão de notas e correção de problemas são atendidos pela equipe do GamaERP. Você não faz suporte técnico.
• O seu cliente não vê o preço do GamaERP: o valor que ele paga é o seu. O sistema não exibe tabela de preços a ele nem emite cobrança da plataforma em nome dele.

1. Abra o menu Apoio Contabilidade e clique na aba Parceria.
2. Leia as três garantias no alto da tela.
3. No bloco "Quanto você ganharia", escolha o pacote que pretende vender, informe quantos clientes pretende levar e quanto vai cobrar de cada um por mês. A tela calcula a sua margem por cliente e o ganho mensal e anual. Se o valor que você digitou não cobrir o custo, aparece um aviso em destaque.
4. Leia o Termo da Contabilidade Parceira até o fim. Preste atenção à cláusula sobre emissão fiscal: enquanto estiver aprovada como parceira, a sua empresa não emite NFC-e nem NF-e pela versão web do GamaERP.
5. Marque "Li e aceito o termo" e clique em "Quero ser parceira".
6. A aba passa a mostrar "Sua adesão está em análise". A equipe do GamaERP avalia o pedido e define o valor de atacado por cliente.
7. Aprovada a adesão, a mesma aba vira o seu painel: os cartões de clientes ativos, valor da licença e próximo vencimento, mais as abas Clientes e Recibos.
8. Em Clientes, use "Novo cliente" para cadastrar a empresa. O sistema gera o acesso e permite imprimir o cartão de credenciais para entregar ao cliente.
9. Ainda em Clientes, clique em Ativar quando o cliente começar a pagar você. É a ativação que faz o cliente entrar na sua contagem.
10. Em Recibos, clique em "Novo recibo" para cobrar o cliente: escolha o cliente, o valor, a competência e o vencimento. O recibo sai com a sua numeração e é enviado por e-mail. Ao receber, marque como pago.

Quando o seu contador tem acesso, ele encontra no portal dele — em cada cliente — um conjunto de ferramentas gratuitas do mês:

• Resumo de faturamento, Livro de Entradas e Saídas, Apuração de ICMS/PIS/COFINS e Balancete/DRE simplificado.
• Calendário de obrigações e prazos: cadastre as obrigações do cliente (DAS, ICMS, etc.), com vencimento, e marque cada uma como cumprida no mês. O painel de "Prazos a cumprir" mostra o que está por vencer e o que está em atraso.
• Exportação das notas do mês em planilha (Excel) ou CSV — uma linha por nota, com valores e impostos, para importar ou conferir no sistema contábil.
• Extrato de caixa do mês (recebimentos e pagamentos) e Inventário (posição de estoque atual, valorada a custo e a venda).
• Pacote de fechamento mensal: um único ZIP com os XMLs, o resumo, o livro fiscal, a exportação, o extrato e o inventário do mês.

Fechamento do mês por cliente (contador)

No topo do portal, o cartão "Fechamento do mês" lista todos os seus clientes com o andamento do fechamento — para você não perder de vista quem já fechou e quem falta.

1. Escolha o mês de referência na barra do topo (ele vale para todo o portal).
2. Ao lado de cada cliente, clique no botão de status para avançar: Pendente → Em andamento → Fechado (clicar de novo volta para Pendente).
3. Se quiser, escreva uma observação curta no campo ao lado (ex.: "aguardando extrato") — ela é salva ao sair do campo.
4. Acompanhe a barra no topo do cartão: ela mostra o percentual da carteira já fechada no mês.

Solicitar documentos ao cliente

No cartão "Solicitar documentos ao cliente", você registra o que precisa e o cliente é avisado dentro do próprio GamaERP dele (pelo sino de notificações).

1. Escolha o cliente na lista.
2. Escreva o que você precisa (ex.: "Extrato bancário de junho") e, se quiser, um detalhe. Clique em Enviar solicitação.
3. O cliente vê o pedido no menu Apoio Contabilidade dele e responde por lá (ex.: "enviei por e-mail"). A resposta aparece para você no mesmo cartão.
4. Quando resolver, clique em "Marcar concluída". O número "em aberto na carteira" no topo do cartão diminui.

Acompanhamento do Simples Nacional

O cartão "Simples Nacional" soma a receita emitida no GamaERP nos últimos 12 meses (RBT12) de cada cliente e compara com o sublimite (R$ 3,6 mi) e o teto (R$ 4,8 mi), com um sinal de cor: verde (tranquilo), amarelo (atenção, acima de 80% do teto), laranja (passou o sublimite) e vermelho (acima do teto).

1. Veja a lista de clientes com a barra de uso do limite e o valor acumulado de 12 meses.
2. Clique em um cliente para abrir o gráfico de evolução do faturamento mês a mês.

Backup fiscal — a sua cópia dos documentos

Guardar os documentos fiscais emitidos não é zelo: é obrigação legal, e o prazo é de cinco anos. O menu Backup existe para isso. Ele é gratuito e aparece para toda empresa, porque nenhuma fica de fora dessa obrigação.

Em poucos cliques o sistema monta um arquivo compactado com os XMLs das notas autorizadas e dos cancelamentos, e você o guarda fora do computador da loja. O passo a passo completo — os três tipos de backup, o quadro de situação e o relatório gerencial de notas — está na seção Backup deste manual.