Transportadora — fretes, frota e condutores

O módulo Transportadora acompanha a carga do orçamento até a entrega. Ele atende quem faz entrega urbana, quem junta várias cargas no mesmo veículo, quem fecha uma viagem por carga e quem trabalha com mudanças e fretes avulsos — a diferença entre eles é escolhida no campo Tipo, ao registrar o frete.

Antes de tudo: cadastre a frota

1. Abra Seu setor → Transportadora e vá à aba Frota.
2. Clique em Novo veículo e informe a placa, a marca e o modelo, o ano e o RENAVAM.
3. Preencha o tipo de rodado (truck, toco, cavalo mecânico, VAN, utilitário) e o tipo de carroceria (aberta, fechada, graneleira, porta-container ou sider). Estes dois campos são exigidos pelo manifesto eletrônico da viagem — preenchê-los agora evita a nota travar depois, com o caminhão carregado.
4. Informe a tara e a capacidade em quilos e em metros cúbicos. É com esses números que o sistema avisa quando a carga não cabe no veículo.
5. Em Propriedade, escolha Frota própria ou Agregado. Escolhendo Agregado, indique o fornecedor dono do veículo: é para ele que sairá o pagamento do frete.
6. Preencha a data do licenciamento. Com ela preenchida, o sistema avisa 30 dias antes do vencimento.

Cadastre os motoristas

O motorista não tem cadastro separado: ele é um funcionário com a função Motorista. Assim a mesma pessoa não fica cadastrada em dois lugares com dados diferentes.

1. Abra Gerenciamento → Funcionários e cadastre a pessoa, escolhendo Motorista no campo Função.
2. Se ele for usar o celular para dar baixa nas entregas, vincule o funcionário a um usuário do sistema nessa mesma tela.
3. Volte a Seu setor → Transportadora, aba Condutores. O motorista já aparece na lista.
4. Clique no lápis e informe o número da CNH, a categoria e a validade.
5. Com a validade preenchida, o sistema avisa 30 dias antes de a habilitação vencer, e mostra em vermelho, no topo do módulo, quem está impedido de rodar hoje.

Monte a tabela de preço do frete

A tabela é o que transforma peso e destino em preço. Sem ela, todo frete é orçado no papel e cada funcionário cobra de um jeito.

1. Vá à aba Tabelas de frete e clique em Nova.
2. Dê um nome que identifique a região ou o cliente, por exemplo "Tabela Grande Rio".
3. Escolha como esta tabela cobra: por faixa de peso, por quilômetro rodado ou por volume transportado.
4. Informe o valor mínimo — nenhum frete desta tabela sairá por menos que ele.
5. Informe o percentual de GRIS (gerenciamento de risco) e o de ad valorem. Os dois incidem sobre o valor da mercadoria transportada, não sobre o frete.
6. Salve e, com a tabela selecionada à esquerda, cadastre as faixas: a UF, a cidade (deixe em branco para valer em todo o estado), o início e o fim da faixa, o valor fixo e o valor por quilo, quilômetro ou volume.
7. Deixe o campo Até em branco na última faixa: ela passa a valer daí para cima, sem teto.

Registrar e orçar um frete

1. Na aba Fretes, clique em Novo frete.
2. Escolha o tipo, o tomador (quem paga) e a modalidade: CIF quando o remetente paga, FOB quando o destinatário paga.
3. Preencha a cidade e a UF de origem e de destino. As duas são obrigatórias — sem elas não há como precificar nem emitir o documento fiscal do transporte.
4. Informe a carga: peso bruto, quantidade de volumes, valor da mercadoria e o produto predominante.
5. Escolha a tabela de preço e clique em Orçar pela tabela. O sistema devolve o valor separado em frete-peso, GRIS, ad valorem e pedágio, e avisa quando o valor mínimo da tabela foi aplicado.
6. Se a tabela não cobrir aquele destino ou aquele peso, o sistema recusa o orçamento e diz qual faixa falta cadastrar, em vez de devolver zero.
7. Confira os valores, ajuste o que precisar e clique em Registrar frete.

Acompanhar a carga

1. Na lista de fretes, cada linha mostra os próximos passos possíveis daquele frete, e só eles.
2. O caminho normal é Orçamento, Aceito, Coletado, Em trânsito, Entregue e Faturado. No frete urbano, que sai e entrega no mesmo dia, é possível ir de Coletado direto para Entregue.
3. Para cancelar, clique no botão de cancelamento e informe o motivo. O motivo fica registrado e aparece no acompanhamento.
4. Um frete já entregue não pode ser cancelado: a entrega aconteceu no mundo real. Nesse caso, registre uma ocorrência e, se for o caso, faça o estorno pelo Financeiro.
5. Cada mudança de situação entra na linha do tempo da carga, com data, local e o nome de quem registrou.

Montar a viagem (a carga do dia)

A viagem junta o veículo, o motorista e as paradas de uma saída. Um veículo leva vários fretes na mesma viagem, e é a viagem que o motorista vê no celular.

1. Abra Seu setor → Transportadora, aba Viagens, e clique em Nova.
2. Escolha o veículo e o condutor. Informe a UF de carregamento e a de descarregamento, e o odômetro na saída, se quiser controlar o custo por quilômetro.
3. Com a viagem selecionada à direita, use o campo Incluir frete na carga. Só aparecem os fretes aceitos, coletados ou em trânsito — orçamento ainda não foi fechado e frete entregue já saiu.
4. Ao incluir o frete, a parada nasce com o endereço, a cidade e o nome do destinatário já preenchidos a partir do frete. Você não redigita nada.
5. Quando a carga estiver montada, clique em Colocar em rota. O sistema exige o veículo e o condutor preenchidos: sem eles, ninguém saberia depois quem levou a mercadoria.
6. No fim do dia, clique em Encerrar viagem.

O motorista dá baixa pelo celular

O motorista não entra na tela da transportadora. Ele abre Operações → Minhas entregas, no celular, e vê apenas as viagens em que ele é o condutor.

1. O motorista abre o sistema pelo celular e vai em Operações → Minhas entregas.
2. A rota aparece numerada. As setas ao lado do número sobem e descem a parada: quem está na rua conhece a sequência das ruas melhor que o escritório.
3. Chegando ao cliente, ele toca em Entreguei, informa o nome e o CPF de quem recebeu e, se quiser, colhe a assinatura com o dedo na tela.
4. Se não conseguiu entregar, toca em Não consegui e escolhe o motivo: cliente ausente, cliente recusou, endereço não localizado, mercadoria avariada ou outro. A parada continua na rota para nova tentativa.
5. Cada baixa aparece na hora para o escritório e entra no acompanhamento que o cliente vê.

O cliente acompanha a entrega sozinho

1. Copie o código de rastreio do frete, na aba Fretes.
2. Envie ao cliente o endereço gamaerp.com.br/rastreio/ seguido do código.
3. Ele abre no celular, sem login e sem instalar nada, e vê a situação, a cidade, a previsão de entrega e a linha do tempo da carga.
4. A página mostra apenas situação, cidade e datas. Valor do frete, valor da mercadoria, documentos e o nome de quem recebeu nunca aparecem — o link costuma ser encaminhado, e o que é do seu cliente fica com ele.

Emitir o CT-e (a nota fiscal do frete)

O CT-e é o documento com que a transportadora cobra o serviço. O sistema monta e confere o documento, e o GamaPDV instalado na loja o transmite à SEFAZ. Enquanto o PDV não responde, o CT-e aparece como "aguardando o PDV": ele não está perdido, está na fila.

1. Abra Seu setor → Transportadora, aba CT-e e MDF-e.
2. No campo Emitir CT-e do frete, escolha o frete. Só aparecem os fretes já aceitos — orçamento ainda não foi fechado.
3. Clique em Emitir. O sistema preenche sozinho os municípios, os valores, os participantes e as notas transportadas a partir do que já está cadastrado no frete.
4. Se faltar alguma informação, o sistema recusa dizendo exatamente qual campo falta e onde preenchê-lo, em vez de deixar a nota ser rejeitada pela SEFAZ depois.
5. Quando o PDV transmitir, a situação muda para autorizado e o botão XML fica disponível.

Emitir e encerrar o MDF-e (o manifesto da viagem)

O manifesto declara tudo o que está dentro do veículo. Ele é obrigatório quando a carga cruza o estado e é exigido pela fiscalização na estrada. Ele sai da viagem, não do frete.

1. Na mesma aba, no campo Emitir manifesto da viagem, escolha a viagem.
2. Clique em Emitir. O sistema agrupa as notas por município de descarregamento e monta o percurso apenas com os estados de passagem — duas exigências da SEFAZ que você não precisa conhecer.
3. Se o veículo estiver sem tipo de rodado ou sem carroceria, o sistema avisa qual veículo e manda preencher na aba Frota.
4. Terminada a viagem, volte à aba e clique em Encerrar no manifesto autorizado, informando o município e a UF onde a carga foi descarregada.

Abastecimento e o custo por quilômetro

Esta é a parte que responde se o frete deu lucro. Lançando o abastecimento com o odômetro, o sistema calcula sozinho quantos quilômetros por litro cada veículo faz e quanto custa rodar um quilômetro. Sem esse número, o preço da tabela de frete é chute.

1. Abra Seu setor → Transportadora, aba Custos e agregados, e escolha Abastecimentos.
2. Clique em Lançar abastecimento e escolha o veículo.
3. Preencha a data e, principalmente, o odômetro no momento do abastecimento. É esse campo que permite medir o consumo — sem ele o lançamento é recusado.
4. Informe os litros e o valor por litro. O valor total sai sozinho; se preferir, digite o total e deixe o valor por litro em branco.
5. Deixe a chave Completou o tanque ligada quando encheu o tanque. Desligue quando abasteceu só em parte.
6. Salve. A partir do segundo tanque cheio do mesmo veículo, o painel no alto da aba já mostra a média em km/l e o custo por quilômetro.

Manutenção da frota e aviso de revisão

A revisão do veículo vence de dois jeitos: pelo calendário e pela quilometragem. Quem roda muito estoura os quilômetros antes da data; quem roda pouco estoura a data antes dos quilômetros. O sistema controla os dois e avisa pelo que chegar primeiro.

1. Na aba Custos e agregados, escolha Manutenções e clique em Lançar manutenção.
2. Escolha o veículo e diga se a manutenção foi preventiva (programada) ou corretiva (quebrou).
3. Descreva o serviço, informe a data, o odômetro na hora e o valor pago.
4. Em Próxima revisão, preencha a data, a quilometragem, ou as duas. O aviso aparece trinta dias antes da data ou mil quilômetros antes do odômetro.
5. Se quiser que o valor vire uma conta a pagar no Financeiro, ligue a chave Gerar conta a pagar e informe o vencimento. Deixe desligada quando a manutenção já foi paga.

Contratar agregado, autônomo ou outra transportadora

Quando o frete é entregue a um motorista autônomo ou a outra transportadora, registre a contratação aqui. O sistema controla o combinado, o adiantamento e o saldo, e transforma o saldo em conta a pagar no Financeiro quando você der baixa.

1. Na aba Custos e agregados, escolha Agregados contratados e clique em Contratar agregado.
2. Escolha o fornecedor contratado. É para ele que sairá o pagamento, por isso o cadastro é obrigatório.
3. Se a contratação for de uma viagem já montada, escolha a viagem. Em frete avulso, deixe em branco.
4. Informe o nome e o CPF do motorista e a placa do veículo dele.
5. Preencha o valor combinado, o adiantamento pago na saída, os descontos acordados e o vale-pedágio fornecido.
6. Se você obteve o número do CIOT, informe-o. O sistema confere se tem doze dígitos.
7. Quando a viagem terminar, clique em Dar baixa. O sistema mostra a conta aberta e gera o título a pagar com o saldo.

Minhas entregas — a tela do motorista

É a tela de quem está na rua, feita para o celular: mostra a rota do dia com as paradas na ordem, e cada parada se resolve em dois toques. O motorista pode subir e descer uma parada na lista quando o trânsito mandar mudar a ordem.

1. O entregador abre Operações → Minhas entregas. A tela já vem com a rota dele, sem precisar procurar.
2. Ao entregar, toca em Entreguei e informa quem recebeu, o CPF de quem recebeu e, se quiser, colhe a assinatura na própria tela.
3. Não conseguiu entregar? Toca em Não consegui entregar e escolhe o motivo: cliente ausente, cliente recusou, endereço não localizado, mercadoria avariada ou outro motivo, com uma observação livre.
4. A parada muda de cor conforme o resultado — verde para entregue, âmbar para ocorrência —, então dá para ver de relance o que falta.

Montar a viagem é trabalho do escritório; dar baixa na entrega é de quem está na rua. Por isso o motorista tem uma tela própria, em Operações → Minhas entregas, feita para ser usada no celular, com uma mão, dentro do caminhão.

1. O motorista abre Operações → Minhas entregas e vê apenas as viagens dele, na ordem da rota.
2. Ao chegar no cliente, ele abre a parada e confirma a entrega.
3. Se não conseguiu entregar, registra a ocorrência com o motivo — ausente, endereço não encontrado, recusa.
4. A baixa aparece na hora para o escritório, sem telefonema.