Financeiro e Caixa

• Contas a pagar e a receber, com vencimento e baixa (inclusive parcial)
• Lançamentos recorrentes
• Caixa: abertura, fechamento, sangria e suprimento — saldo calculado automaticamente

Como excluir uma conta recorrente (a pagar ou a receber)

Uma conta marcada como recorrente gera sozinha a parcela do período seguinte. Por isso, ao excluir uma parcela dessas, o sistema pergunta o que você quer fazer — excluir só aquela parcela ou encerrar a recorrência de vez.

1. Abra Operações → Financeiro, na aba Contas a Pagar ou Contas a Receber.
2. Na linha da conta (ela tem o selo "Recorrente"), clique no ícone de lixeira.
3. Escolha "Excluir só esta parcela" para remover apenas essa cobrança — as próximas continuam sendo geradas normalmente nos períodos seguintes.
4. Ou escolha "Excluir e encerrar a recorrência" para remover a parcela e parar de gerar novas — as parcelas antigas já lançadas permanecem no histórico.
5. Resultado esperado: a parcela excluída some da lista e não volta. Se você encerrou a recorrência, nenhuma parcela nova aparece nos próximos meses.

Cobranças criadas por outro módulo — a mensalidade de um contrato de serviço ou de uma assinatura de locação — só oferecem "Excluir só esta parcela": quem manda na recorrência é o contrato. Para parar de gerar parcelas, suspenda ou encerre o contrato em Serviços → Contratos, ou cancele a assinatura no módulo Aluguéis — o próprio diálogo de exclusão indica o caminho.

Despesa rápida: para os gastos do dia a dia que você paga na hora (lanche, mercado, farmácia, lazer), use o botão "Despesa rápida" na aba Contas a Pagar. Em vez de criar a conta e dar baixa depois, o lançamento já entra pago em um único passo — e aparece imediatamente em Recebidos e Pagos, no DRE e no fluxo de caixa.

1. Na aba Contas a Pagar, clique em "Despesa rápida".
2. Informe o valor e escolha a categoria (o sistema lembra a última que você usou).
3. Se quiser, escreva uma descrição e ajuste a forma de pagamento e a data — o padrão é dinheiro, hoje.
4. Clique em "Lançar despesa". Pronto: a despesa entra como conta paga, sem segundo passo.

Como quitar vários títulos de uma vez (quitação em lote)

Contas em dólar e a cotação do dia

O Financeiro aceita contas a pagar e a receber combinadas em dólar. O real continua sendo a moeda do sistema: o valor em reais é calculado no momento do lançamento e é ele que entra nos totais, no fluxo de caixa e no DRE. No topo do Financeiro, uma faixa mostra a cotação do dólar do dia, publicada pelo Banco Central (PTAX).

1. Abra Operações → Financeiro e clique em "Nova conta a pagar" (ou "Nova conta a receber").
2. Preencha a descrição normalmente.
3. No campo "Moeda", troque de "R$ Real" para "US$ Dólar". Só então aparecem os campos de dólar — se você não trocar, a tela continua exatamente como sempre foi.
4. Informe o valor em dólar (por exemplo, 1000,00).
5. Confira a "Cotação": o sistema já preenche com a PTAX do dia. Se o câmbio que você fechou no banco foi outro, digite o valor correto.
6. Logo abaixo, o sistema mostra por quanto a conta entra no financeiro em reais. Confira esse número.
7. Escolha o vencimento e salve.

• Na lista, o valor aparece em reais (é o que fecha com o caixa) e, logo abaixo, o valor original em dólar com a cotação usada — assim você reconhece a conta.
• O valor em reais é gravado no lançamento e NÃO muda depois. Se o dólar subir amanhã, a sua previsão de caixa continua a mesma; a diferença aparece só no dia do pagamento.
• A cotação de referência muda conforme o título: conta a pagar usa a cotação de VENDA (é por ela que o banco te vende dólar) e conta a receber usa a de COMPRA. As duas aparecem na faixa do topo.
• O Banco Central não publica cotação em fim de semana nem feriado. Nesses dias vale a última publicada, e a tela informa de que dia ela é.
• Se o Banco Central estiver fora do ar, o sistema avisa e você digita a cotação à mão — ele nunca inventa um número.

Pagar (ou receber) uma conta em dólar — a variação cambial

No dia do pagamento a cotação quase nunca é a mesma do lançamento. Essa diferença chama-se variação cambial, e o sistema a registra sozinho, para o seu caixa fechar sem sobra nem falta.

1. Na lista, clique em "Pagar" (ou "Receber") na linha da conta em dólar.
2. O sistema mostra quanto ainda falta quitar em dólar e com qual cotação a conta foi lançada.
3. Confira o campo "Valor quitado (US$)" — vem preenchido com o total que falta; altere se estiver pagando só uma parte.
4. Confira a "Cotação de hoje", já preenchida com a PTAX. Se o banco praticou outra, digite a do banco.
5. Leia o resumo: ele mostra quanto ABATE da conta e quanto realmente SAI (ou entra) no caixa, e avisa o valor da variação cambial que será lançada.
6. Escolha a forma de pagamento e confirme.

• Exemplo: uma conta de US$ 1.000 lançada com o dólar a 5,40 vale R$ 5.400. Se você pagar com o dólar a 5,51, saem R$ 5.510 do caixa: a conta é quitada por R$ 5.400 e os R$ 110 de diferença viram um lançamento de "Variação cambial passiva" (despesa).
• Se o dólar tivesse caído, a diferença seria lançada como "Variação cambial ativa" (receita) — você pagou menos do que o previsto.
• O lançamento da variação nasce já quitado e traz na descrição a conta que o originou e as duas cotações, para você sempre saber de onde ele veio.
• Diferença menor que um centavo não gera lançamento nenhum.
• Numa conta a receber a lógica se inverte: dólar mais alto no recebimento significa que entrou MAIS dinheiro, e a diferença é lançada como receita.

Quanto ainda falta pagar (e receber): ao lado dos filtros das abas Contas a Pagar e Contas a Receber há um quadro que soma, em tempo real, tudo o que ainda está em aberto na lista que está na tela. Ele responde à pergunta "quanto eu ainda devo?" sem precisar somar os títulos na mão ou abrir um relatório.

1. Abra Operações → Financeiro e vá à aba Contas a Pagar (ou Contas a Receber).
2. Observe o quadro à direita dos filtros, com o texto "Falta pagar" (ou "Falta receber"), o valor em destaque e a quantidade de títulos somados.
3. Escolha no primeiro filtro a situação desejada: Em aberto, Vencidas, Pagas ou Todas.
4. Escolha no segundo filtro o período (por exemplo, Este mês, Próximos 30 dias ou um intervalo de datas seu).
5. O valor do quadro se atualiza sozinho a cada troca de filtro: ele soma exatamente os títulos que ficaram visíveis na tabela, nem mais nem menos.

• Selecionando "Vencidas", o quadro passa a mostrar o total que está atrasado — é a forma mais rápida de medir o tamanho do atraso.
• Selecionando "Em aberto" com o período "Este mês", você vê quanto ainda vai sair (ou entrar) no caixa até o fim do mês.
• Títulos já pagos, recebidos ou cancelados nunca entram na soma, mesmo com o filtro "Todas" — deles não falta pagar nada. Por isso, com o filtro "Pagas", o quadro mostra R$ 0,00.
• Título com pagamento parcial entra apenas pelo saldo que falta. Se uma conta de R$ 100,00 já teve R$ 30,00 pagos, ela soma R$ 70,00, e não R$ 100,00.

Quando você paga várias contas no mesmo dia (ou recebe várias de uma vez), não é preciso dar baixa em cada uma. A quitação em lote baixa todos os títulos selecionados com a mesma data, a mesma forma de pagamento e a mesma carteira, de uma só vez.

1. Abra Operações → Financeiro e vá à aba Contas a Pagar (ou Contas a Receber).
2. Se quiser, use os filtros do topo (Em aberto, Vencidas, período) para deixar na tela só o que você quer quitar.
3. Marque a caixinha à esquerda de cada título que será quitado. Para marcar todos os que estão na tela, use a caixinha do cabeçalho da tabela — ela marca apenas o que está visível pelo filtro atual.
4. Aparece uma barra azul acima da tabela com a quantidade selecionada e o valor total. Confira esse total antes de continuar.
5. Clique em "Pagar selecionados" (ou "Receber selecionados").
6. Na janela, informe a data do pagamento, a forma de pagamento e, se você usa carteiras, em qual conta bancária o dinheiro entrou ou saiu.
7. Confira a lista de títulos e o valor total mostrados na janela e clique no botão de confirmação, que já exibe o valor do lote.
8. Pronto: cada título é baixado pelo valor que faltava e passa a constar como pago/recebido, aparecendo também em Recebidos e Pagos, no DRE e no fluxo de caixa.

• Só entram na seleção os títulos em aberto — quitados e cancelados nem exibem a caixinha.
• Título com pagamento parcial é quitado apenas pelo saldo que falta, nunca pelo valor cheio.
• Se algum título selecionado já tiver sido quitado por outra pessoa enquanto você trabalhava, ele é ignorado e o sistema avisa quantos ficaram de fora — os demais são quitados normalmente.
• Contas recorrentes continuam gerando a parcela do mês seguinte, exatamente como na baixa individual.

Credenciais de acesso da conta: ao cadastrar uma conta a pagar (por exemplo, uma conta de água, luz, internet ou um boleto que você paga no site do fornecedor), você pode guardar o link do site, o login e a senha de acesso. Depois, na lista de Contas a Pagar, o botão com o ícone de chave abre esses dados a qualquer momento — a senha vem oculta e você a revela com um clique, e pode copiar cada campo. Tudo fica guardado de forma cifrada e é copiado automaticamente para as parcelas dos meses seguintes quando a conta é recorrente.

Conciliação bancária: na aba Conciliação, importe o extrato do seu banco (arquivo .ofx) e confira, uma a uma, as transações contra o que já foi lançado no Financeiro.

1. Baixe o extrato no formato .ofx no site ou aplicativo do seu banco.
2. Na aba Conciliação, clique em "Importar extrato (.ofx)" e selecione o arquivo.
3. Para cada transação, o sistema sugere o pagamento ou recebimento correspondente (por valor e data). Confirme em "Conciliar", ou use "Ignorar" quando não houver correspondência.

Registrar vendas no caixa (opcional): com o parâmetro ligado em Parametrização → Automações de venda, cada venda à vista (dinheiro, Pix ou cartão) emitida pelo sistema entra automaticamente como movimento na sessão de caixa aberta de quem emitiu. Sem caixa aberto, a venda sai normalmente — apenas não é lançada. A mesma venda nunca entra duas vezes no caixa.

Fiado do PDV no Financeiro (opcional): com o parâmetro ligado, a venda fiado ou em boleto feita no GamaPDV cria automaticamente a conta a receber, já vinculada ao cliente. Requer o GamaPDV atualizado, enviando o cliente da venda — versões antigas continuam funcionando, apenas sem gerar o título.

Comissão nas vendas do PDV (opcional): com o parâmetro ligado em Parametrização, a venda feita no GamaPDV congela a comissão do vendedor com a mesma regra da web (% do produto; senão, % padrão do usuário). Antes, vincule cada operador do PDV ao usuário correspondente na tela Usuários (seletor "Operador no PDV"). O relatório de comissões passa a somar as vendas do PDV automaticamente.

Cobrança automática (opcional): com a chave ligada em Financeiro → Configurações, o sistema cuida do ciclo de cobrança inteiro sem você fazer nada. Dias antes do vencimento (você escolhe quantos), ele gera o boleto E o Pix no seu Mercado Pago e envia por e-mail ao cliente — que paga como preferir. Quando o pagamento cai, a conta é baixada sozinha e o outro meio de pagamento é cancelado, para ninguém pagar duas vezes. Se o cliente não pagar até o vencimento, a Régua de cobrança reenvia, nos dias que você configurar, uma cobrança nova já atualizada com a multa e os juros definidos por você.

Antes de começar — o que você precisa ter: (1) uma conta no Mercado Pago (gratuita, em mercadopago.com.br) — é nela que o dinheiro dos seus clientes vai cair, sem intermediários; (2) o Access Token dessa conta informado na tela Emitente do GamaERP (em mercadopago.com.br, acesse Seu negócio → Configurações → Gestão e Administração → Credenciais e copie o Access Token de produção); (3) os clientes que serão cobrados cadastrados com e-mail — e, para receber boleto, também com CPF ou CNPJ.

1. Passo 1 — Ligue a chave: em Financeiro → aba Configurações, localize o card "Cobrança automática (boleto + Pix por e-mail)" e ligue o interruptor no canto do título.
2. Passo 2 — Defina a antecedência: em "Gerar com quantos dias de antecedência", escolha quantos dias antes do vencimento a cobrança será criada e enviada (padrão: 5 dias). Exemplo: conta vence dia 10 e antecedência 5 → o cliente recebe o e-mail no dia 5.
3. Passo 3 — Defina multa e juros: informe a multa (%) cobrada uma única vez após o vencimento e os juros ao mês (%), proporcionais aos dias de atraso. O padrão do mercado é multa 2% e juros 1% ao mês. Pode deixar 0 nos dois se não quiser cobrar acréscimo.
4. Passo 4 — Salve com "Salvar cobrança automática".
5. Passo 5 — Configure a régua de atraso: no card "Régua de cobrança" (logo abaixo), ligue a régua e confira os passos com dias POSITIVOS (ex.: +3, +10) — são eles que determinam QUANDO o cliente que não pagou recebe a nova cobrança, já com multa e juros. Sem a régua ativa, o sistema envia a cobrança antes do vencimento, mas não insiste depois.
6. Passo 6 — Crie as contas a receber normalmente (aba Contas a Receber → "Nova conta a receber"), sempre escolhendo o Cliente. Para mensalidades, marque "Conta recorrente" com periodicidade mensal — o sistema criará a parcela dos meses seguintes sozinho.

O que o seu cliente recebe: um e-mail em nome da SUA empresa com o valor, o vencimento e as duas formas de pagar — o boleto (botão para abrir o PDF e linha digitável para copiar) e o Pix (botão com QR Code e código copia e cola). Ele escolhe uma; pagou, o sistema confirma sozinho em instantes, dá baixa na conta e cancela a outra forma, para não haver pagamento em dobro. Você não precisa conferir comprovante nem dar baixa manual: acompanhe tudo pela aba Contas a Receber (a conta muda para "Recebido" e a baixa aparece com principal, multa e juros separados) e pela aba Recebidos e Pagos.

Se o cliente não pagar: no dia do passo de atraso da régua (ex.: 3 dias após o vencimento), o sistema emite automaticamente um NOVO boleto e um NOVO Pix, agora com a multa e os juros calculados, envia por e-mail e cancela os antigos — o cliente nunca fica com um boleto vencido inútil na mão, e não consegue pagar o valor antigo sem os acréscimos. Isso se repete a cada passo de atraso configurado, até o pagamento.

• Cliente com e-mail e CPF/CNPJ no cadastro → recebe boleto + Pix.
• Cliente com e-mail mas sem documento → recebe só o Pix (o boleto exige CPF/CNPJ do pagador).
• Cliente sem e-mail → não recebe nada; cadastre o e-mail ou use o campo "E-mail de cobrança" da conta.
• Quer mandar a cobrança para outro endereço (ex.: o financeiro da empresa do cliente)? Preencha "E-mail de cobrança" no formulário da conta a receber — ele vale só para aquela conta e acompanha as parcelas seguintes da recorrência.
• Contas criadas sem cliente vinculado não entram na cobrança automática.

Empresa MEI: com o parâmetro "Mostrar o teto anual do MEI" ligado em Parametrização, o dashboard exibe a barra com o quanto do limite anual de faturamento já foi consumido, contando todas as vendas do ano (com e sem nota fiscal). A barra fica amarela a partir de 70% e vermelha a partir de 90%; nesse ponto, converse com a sua contabilidade sobre o desenquadramento. Se o seu GamaPDV estiver configurado para enviar as vendas de cupom auxiliar, elas também aparecem nos relatórios como "Comprovante".