Emitir NF-e
A NF-e (Nota Fiscal Eletrônica, modelo 55) é a nota que acompanha a mercadoria e identifica quem compra. Use quando a venda é para outra empresa, quando a mercadoria vai circular e precisa de documento de transporte, ou quando o cliente exige a nota com os dados dele para se creditar do imposto.
NF-e ou NFC-e? A diferença que importa na prática
- NFC-e (modelo 65): consumidor final, venda no balcão, CPF opcional, sem transporte de carga. É o cupom.
- NF-e (modelo 55): exige cliente identificado com CPF ou CNPJ, permite dados de transporte e volumes, e é a única aceita quando o comprador vai revender ou industrializar.
- Na dúvida sobre qual emitir em uma operação específica, pergunte à contabilidade: a escolha errada de modelo é problema fiscal, não preferência.
Emitindo, passo a passo
- Abra NF-e no menu e selecione o cliente. Diferente da NFC-e, aqui o cliente é obrigatório — o sistema recusa a emissão sem ele, com a mensagem "NF-e exige cliente identificado".
- Confira o indicador de inscrição estadual do cliente (contribuinte, isento ou não contribuinte). É esse campo que define o tratamento do ICMS na operação.
- Lance os produtos. Cada item leva os próprios dados fiscais: NCM, CFOP, CST ou CSOSN e as alíquotas, que vêm do cadastro do produto.
- Se a mercadoria vai ser transportada, informe os volumes: quantidade, espécie, marca, numeração e os pesos bruto e líquido. Esses dados saem impressos na DANFE e são conferidos na fiscalização de estrada.
- Havendo venda a prazo, informe as duplicatas — número, vencimento e valor de cada parcela.
- Emita. O sistema assina com o certificado A1 e envia à SEFAZ.
- Autorizada, baixe a DANFE em PDF para acompanhar a mercadoria e o XML assinado, que é o documento fiscal de verdade.
A DANFE é só a representação impressa; o documento que vale é o XML. Guarde os XMLs por cinco anos — é o prazo em que o Fisco pode pedi-los. O GamaERP mantém todos disponíveis para download, e pode enviá-los automaticamente à sua contabilidade todo mês.
Erros mais comuns na NF-e
- Produto sem NCM ou com NCM inválido — a SEFAZ valida o código contra a tabela oficial.
- CFOP incompatível com o CST: por exemplo, CFOP de mercadoria com substituição tributária junto de um CST que diz que o imposto é devido agora. Os dois se contradizem e a nota é recusada.
- Cliente sem inscrição estadual marcado como contribuinte.
- Certificado digital vencido, revogado ou com a senha errada — a SEFAZ responde com um dos códigos da faixa 280 a 286.
- Número de nota duplicado (rejeição 539): a SEFAZ já tem uma nota com aquele número e série, mas com chave de acesso diferente. Acontece quando uma tentativa anterior chegou lá e a resposta não voltou para o sistema.