Ponto Eletrônico

O Ponto Eletrônico registra a jornada dos seus funcionários pelo navegador do celular ou do computador, seguindo a Portaria MTP 671/2021 — a norma que define o REP-P, o registrador de ponto por programa. Cada marcação recebe um número sequencial, um código de verificação e um comprovante para o funcionário guardar.

O que diferencia este ponto de uma planilha é a integridade: cada marcação carrega uma assinatura calculada a partir da marcação anterior, formando uma corrente. Alterar um registro antigo quebra a corrente, e a tela de Conferência mostra exatamente qual registro foi mexido. É isso que dá valor de prova ao seu controle de jornada.

Duas telas, duas pessoas

• Operações → Bater ponto: a tela do funcionário. Só o relógio, os quatro botões de marcação e as marcações do dia dele. Qualquer funcionário com vínculo enxerga esta tela, e ela funciona bem no celular.
• Gerenciamento → Ponto Eletrônico: a tela do responsável. Espelho da equipe, fila de conferência, arquivos AFD e AEJ e configuração das jornadas. Só quem tem o cargo de administrador enxerga.

Antes de começar: três cadastros

1. Abra Gerenciamento → Ponto Eletrônico e clique na aba Configuração.
2. Em Regras do ponto, informe a jornada padrão (por exemplo, 08:00), o horário previsto de entrada e o intervalo padrão. Esses valores servem de base para quem não tiver regra própria.
3. Preencha o campo Registro do programa no INPI. A Portaria exige esse número no cabeçalho dos arquivos AFD e AEJ; sem ele, os arquivos saem incompletos.
4. Em Locais de trabalho, clique em Novo local, dê um nome (Matriz, Filial, Obra) e informe a posição. Se você estiver no local, clique em "Usar a posição onde estou agora" — o sistema preenche as coordenadas.
5. Defina o raio da cerca. Comece com 150 metros: raio muito curto acusa quem está dentro da própria loja, porque o GPS erra dezenas de metros em ambiente fechado.
6. Em Quem bate ponto, clique em Novo vínculo, escolha o funcionário, informe o CPF (obrigatório nos arquivos legais), a jornada diária, o horário de entrada e os dias da semana trabalhados.
7. Atalho para a equipe inteira: em vez de repetir esse cadastro pessoa por pessoa, abra Gerenciamento → Funcionários e clique em Ligar o ponto para a equipe. A tela lista quem ainda não bate ponto, já com todos marcados, e aplica a mesma jornada, os mesmos dias e o mesmo local a todos de uma vez. Quem já tem jornada não é cadastrado de novo, e o botão desaparece quando não sobra ninguém para ligar.

As chaves de segurança

Todas as chaves que exigem algo do funcionário — localização, foto e travar no aparelho — nascem desligadas. Ligue apenas as que a sua empresa precisa. Ao ligar Exigir localização, o sistema procura a posição duas vezes: primeiro a mais exata possível e, se não conseguir, aceita a aproximada do computador, esperando até vinte segundos ao todo. Ainda assim, computador de mesa sem serviço de localização pode não conseguir — se a equipe bate ponto no balcão, deixe essa chave desligada.

Confirmar a presença pelo código da tela (sem depender de GPS)

Dentro de uma loja o GPS do computador erra quilômetros: é comum a localização apontar a cidade vizinha. Como a cerca virtual trabalha com raio de 150 metros, isso faria o sistema acusar de "fora do local de trabalho" justamente quem está no caixa. Para esses casos existe outro jeito de provar que a pessoa chegou: um monitor do estabelecimento exibe um código que muda a cada 30 segundos, e quem chega o apresenta ao bater o ponto.

1. Abra Gerenciamento → Ponto Eletrônico → Configuração e vá até Monitores de presença.
2. Escreva um nome que diga onde a tela fica (Balcão, Recepção, Oficina) e clique em Criar monitor.
3. Clique em Copiar link e abra esse endereço no navegador do computador que fica à vista dos funcionários. O link não pede senha: abre direto, e continua funcionando depois de reiniciar a máquina.
4. Deixe a aba aberta. Enquanto ela estiver em segundo plano o monitor segue livre para o trabalho normal — o código volta a atualizar sozinho assim que alguém retornar à aba. Se preferir dedicar a tela, clique em Tela cheia.
5. Só depois de o monitor estar funcionando, volte às chaves de segurança e ligue Confirmar presença pelo código da tela. Ligar antes deixaria a equipe sem conseguir bater ponto.

Para o funcionário são dois toques: ele aponta a câmera do celular para o QR Code, o telefone abre o Bater ponto com o código já preenchido e ele confirma. Não precisa instalar aplicativo nenhum, e quem não quiser usar a câmera digita os seis dígitos que aparecem ao lado do QR.

• Exigir localização — o funcionário precisa autorizar o GPS para registrar. Mesmo com a chave ligada, uma marcação feita fora do local cadastrado é ACEITA: ela vale, e apenas entra na lista de conferência. Recusar deixaria alguém que trabalhou sem nenhum registro.
• Exigir foto — guarda uma foto junto da marcação, como evidência. Não existe comparação automática de rosto: isso seria tratamento de dado biométrico sensível, que exige base legal própria na LGPD.
• Travar no aparelho — o primeiro celular usado passa a ser o autorizado. Marcação de outro aparelho continua valendo, mas fica sinalizada. Quem trocar de celular é liberado no botão "Liberar para um novo aparelho", dentro do vínculo.
• Aceitar marcação sem conexão — permite registrar sem internet e enviar quando a rede voltar. Essas marcações são identificadas como off-line no arquivo entregue à fiscalização.

Como o funcionário bate o ponto

A marcação tem tela própria, separada desta. O funcionário não precisa — nem deve — entrar na tela de Ponto Eletrônico, que é onde o responsável confere a jornada de toda a equipe e configura o sistema.

1. O funcionário entra no sistema com o usuário dele e abre Operações → Bater ponto. É a única tela de ponto que ele enxerga.
2. A tela mostra o nome dele, o relógio e quatro botões: Entrada, Início do intervalo, Volta do intervalo e Saída. O botão sugerido para o momento aparece destacado.
3. Ao clicar, o navegador pede a localização. Autorizando, a marcação é registrada e o comprovante aparece na tela, com o número sequencial e o código de verificação.
4. O comprovante pode ser copiado e guardado. O código serve para conferir, mais tarde, se aquela marcação continua registrada do jeito que foi feita.
5. As marcações do dia ficam listadas logo abaixo, com o horário e o código de cada uma.

Espelho de ponto e correções

1. Na aba Espelho, escolha o funcionário e a competência (mês).
2. O topo mostra os totais: horas trabalhadas, hora extra de 50% e de 100%, adicional noturno, atrasos e faltas.
3. A tabela abaixo traz cada dia com as marcações, as horas do dia e as observações. Dia com marcação faltando aparece destacado.
4. Marcação com atenção fica com a borda colorida; o asterisco indica marcação incluída pelo responsável, e ela aparece assim também no arquivo da fiscalização.
5. Para corrigir um esquecimento, use a aba Conferência: os pedidos de ajuste aparecem lá para aprovar ou recusar, sempre com o motivo registrado.
6. Aprovar uma inclusão cria a marcação identificada como incluída à mão. Nada é apagado: a marcação original permanece, e a desconsiderada continua no histórico com o motivo.

Cálculos que o sistema aplica sozinho

• Tolerância — até 5 minutos por marcação e 10 minutos no dia não viram hora extra nem atraso. Passando de 10 minutos no dia, conta o tempo todo, e não apenas o excedente.
• Adicional noturno — entre 22h e 5h, cada 52 minutos e 30 segundos trabalhados equivalem a uma hora, como manda a CLT. Sete horas de trabalho noturno viram oito horas pagas.
• Intervalo — jornada acima de 6 horas exige 1 hora de intervalo; entre 4 e 6 horas, 15 minutos. Intervalo menor que o mínimo é apontado no espelho.
• Descanso semanal — cada semana com falta injustificada custa um descanso semanal remunerado. Duas faltas na mesma semana derrubam um descanso, não dois.

Os arquivos da fiscalização

1. Abra a aba Arquivos legais.
2. O AFD (Arquivo Fonte de Dados) é a via crua das marcações, sem tratamento nenhum. Informe o período e clique em Gerar AFD.
3. O AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) é a jornada tratada: traz o horário contratual, as marcações incluídas ou desconsideradas com o motivo e as faltas. Escolha a competência e clique em Gerar AEJ.
4. Os dois arquivos são baixados prontos, no leiaute da Portaria. Se faltar algum dado obrigatório (o registro no INPI ou o CPF de algum funcionário), um aviso aparece na tela antes do download.

Bater ponto — a tela do funcionário

Enquanto o Ponto Eletrônico é a retaguarda — o espelho de toda a equipe, a fila de ajustes e os arquivos legais —, quem trabalha usa uma tela separada e bem mais simples, em Operações → Bater ponto. Ela não exige cargo nenhum: todo funcionário enxerga a dele.

1. Antes do primeiro uso, alguém com cargo de administrador precisa ter criado a jornada dessa pessoa em Gerenciamento → Ponto Eletrônico → Configuração → Quem bate ponto → Novo vínculo. Vincular o funcionário a um usuário não basta: sem jornada definida, o sistema não tem contra o que comparar a marcação e recusa o registro.
2. O funcionário abre Operações → Bater ponto.
3. Se a jornada ainda não existir, a tela avisa em vez de deixar marcar. Quem tem cargo de administrador vê ali mesmo o botão Cadastrar quem bate ponto, que abre a aba Configuração do Ponto Eletrônico já no lugar certo; quem não é administrador lê o aviso e procura o responsável.
4. A tela mostra o dia de hoje e a próxima marcação esperada (entrada, saída para o almoço, volta ou saída).
5. Ele clica no botão de marcar. A hora é registrada na hora do clique e não pode ser alterada por ele.
6. Se houver erro, ele pede o ajuste pela própria tela, escrevendo o motivo. O pedido cai na fila do administrador, que aprova ou recusa.