Tarefas da Equipe — o que cada pessoa precisa fazer hoje

O módulo Tarefas da Equipe responde a uma pergunta que volta todo dia: o que cada pessoa precisa fazer hoje? Ele serve tanto para o que acontece dentro do sistema quanto para o que acontece fora dele — passar no banco, ligar para o fornecedor, conferir a validade da prateleira, trocar o filtro. São duas telas: Operações → Tarefas da Equipe, onde o dono ou o responsável determina e acompanha, e Operações → Minhas tarefas, que cada funcionário abre para ver a lista dele.

Duas condições precisam estar atendidas antes de começar. A primeira: só recebe tarefa quem tem um login vinculado ao cadastro de funcionário, porque sem login a pessoa não teria como ver a lista — o vínculo é feito em Cadastros → Funcionários. A segunda: para determinar tarefa aos outros é preciso ser o dono da empresa, ter o papel de administrador ou ter o papel de gestor de tarefas, concedido em Cadastros → Usuários. Qualquer pessoa, com papel ou sem, pode anotar uma tarefa para si mesma.

Minhas tarefas

Esta é a tela do funcionário, pensada para o celular. Ela separa a lista em blocos, na ordem em que cada coisa cobra ação: Atrasadas, Hoje, Próximos dias, A qualquer momento e, por último, Concluídas. Um bloco vazio simplesmente não aparece.

1. Abra Operações → Minhas tarefas. O texto abaixo do título diz quantas tarefas ainda esperam por você.
2. Leia primeiro o bloco Atrasadas, em vermelho: são as que passaram do prazo e continuam abertas.
3. Para dar baixa numa tarefa, toque no círculo grande à esquerda dela.
4. Escreva, se quiser, uma observação no campo Como foi — por exemplo, depositado às 10h, ou o fornecedor não atendeu. O campo é opcional e serve para quem vier depois entender o que aconteceu.
5. Clique em Concluir. A tarefa passa para o bloco Concluídas, em verde, e sai da sua lista de pendências.
6. Se concluiu por engano, toque no círculo verde da tarefa concluída: ela volta para a lista.

O botão Anotar tarefa, no alto da tela, cria uma tarefa só sua. É para aquilo de que você se lembra no meio do expediente e não quer esquecer. Você não precisa de permissão nenhuma para isso: a tarefa é sua e fica só na sua lista.

Anotar uma tarefa e dizer com que frequência ela se repete

1. Abra Operações → Minhas tarefas e clique em Anotar tarefa, no alto da tela.
2. Em O que precisa ser feito, escreva a tarefa — por exemplo, pagar o aluguel.
3. Em Para quando, escolha a data. Deixando em branco, a tarefa fica no bloco A qualquer momento.
4. No quadro Repetição, abra a lista Com que frequência e escolha uma das seis opções: Não se repete (a tarefa acontece uma vez só), Todo dia, De segunda a sexta, Em dias da semana, Todo mês ou Todo ano.
5. Escolhendo Em dias da semana, marque os dias nos botões redondos que aparecem — D para domingo, S para segunda, e assim por diante.
6. Escolhendo Todo mês, confira o campo Dia do mês. Ele já vem preenchido com o dia da data que você escolheu em Para quando; troque se quiser outro.
7. Escolhendo Todo ano, confira o dia e o mês, que também vêm preenchidos a partir da data escolhida.
8. Clique em Anotar. A tarefa aparece na sua lista já com a classificação — Única, Diária, Dias úteis, Semanal, Mensal ou Anual — escrita embaixo do título.

A tarefa que se repete volta sozinha no ritmo escolhido: concluir a de hoje não encerra a repetição, porque a próxima já é criada pelo calendário e fica esperando na data dela. Se você não concluir uma, ela permanece no bloco Atrasadas — o sistema não apaga o que ficou para trás.

Corrigir ou excluir uma tarefa da sua lista

Cada tarefa da sua lista pode trazer dois botões à direita: um lápis, para corrigir, e uma lixeira, para excluir. Eles aparecem apenas nas tarefas que você mesmo anotou. A tarefa que outra pessoa determinou para você não traz os botões de propósito: você pode concluí-la e escrever a observação, mas alterar o texto ou apagá-la é de quem determinou — do contrário, quem manda fazer nunca teria certeza do que pediu.

1. Abra Operações → Minhas tarefas e localize a tarefa.
2. Clique no lápis, ao lado direito da linha, para corrigir.
3. Ajuste o texto em O que precisa ser feito e, se for o caso, a data em Para quando.
4. Clique em Salvar. A lista já mostra o texto novo, e quem acompanha a equipe passa a ver a mesma correção.
5. Para tirar a tarefa da lista, clique na lixeira, ao lado do lápis.
6. Leia o que a janela explica e confirme em Excluir. A tarefa avulsa sai da lista e não pode ser recuperada.

Quando a tarefa se repete, excluir tem dois sentidos, e a janela pergunta qual deles você quer. Excluir só esta tira da lista a ocorrência daquele dia e nada mais: as próximas continuam vindo no ritmo de sempre. Parar de repetir encerra a repetição inteira — a ocorrência do dia sai da lista junto com as próximas que ainda não foram iniciadas, e o que você já concluiu permanece no histórico. O botão Parar de repetir só aparece para quem criou a repetição; se ela foi montada por outra pessoa, fale com ela.

No bloco Concluídas o lápis não aparece — corrigir o que já foi feito não mudaria nada —, mas a lixeira continua lá, para você limpar do histórico o que anotou e não quer mais ver. Para reabrir uma tarefa concluída, o caminho é outro: toque no círculo verde dela.

Determinar uma tarefa a alguém

1. Abra Operações → Tarefas da Equipe. A aba Equipe mostra um cartão por funcionário ativo.
2. Clique em Nova tarefa.
3. Escreva no campo O que precisa ser feito uma frase que a pessoa entenda sozinha, como conferir a validade do laticínio.
4. Use o campo Detalhes para o que ela precisa saber na hora de executar: instruções, endereço, telefone.
5. Escolha o responsável. A lista traz apenas quem tem login vinculado.
6. Informe Para quando e, se houver horário, Até que horas.
7. Escolha a prioridade entre Baixa, Normal, Alta e Urgente.
8. Em Repetição, diga se a tarefa acontece uma vez só ou se volta sozinha: Não se repete, Todo dia, De segunda a sexta, Em dias da semana, Todo mês ou Todo ano.
9. Clique em Determinar tarefa. Ela aparece na tela Minhas tarefas daquela pessoa imediatamente.

Acompanhar a equipe

Na aba Equipe, cada cartão traz três números do período escolhido nos campos De e Até: Atrasadas, que fica em vermelho quando é maior que zero, Hoje e Concluídas. Clique no cartão de uma pessoa para ver a lista completa dela, nos mesmos blocos da tela do funcionário, e o histórico do que já foi concluído, com as observações que ela escreveu.

Dentro da lista de uma pessoa, cada tarefa traz o lápis e a lixeira à direita. O lápis abre o mesmo formulário de Nova tarefa, já preenchido: dá para corrigir o texto, trocar o responsável, mudar a data, o horário e a prioridade. A lixeira tira a tarefa da lista. Quem tem papel para determinar tarefas altera e exclui qualquer tarefa da empresa, inclusive as que o próprio funcionário anotou para si.

Um funcionário sem login aparece no painel com o aviso de que está sem acesso ao sistema e um atalho para Funcionários. Ele continua visível de propósito: sumir da equipe deixaria a pergunta sem resposta.

Rotinas — o que se repete todo dia

Uma tarefa que se repete é criada no mesmo formulário de Nova tarefa: basta escolher a frequência no campo Repetição. A partir daí o sistema cria a tarefa sozinho, no ritmo escolhido, na lista da pessoa responsável. Concluir a de hoje não encerra a repetição — a próxima já está na lista. Esta aba, Repetições, é onde você vê todas elas, edita, pausa ou exclui.

1. Abra Operações → Tarefas da Equipe e clique na aba Repetições para ver todas as tarefas que voltam sozinhas.
2. Cada linha mostra o ritmo em português, o horário, o responsável e se está ativa ou pausada.
3. Use o interruptor para pausar uma repetição sem apagá-la, e o botão Editar para mudar a regra.
4. Ao editar, você pode trocar a frequência, o responsável, o horário, a prioridade e as datas de início e fim.
5. Ao salvar, a mensagem diz quantas ocorrências foram refeitas com a regra nova.

Como saber, na lista, se a tarefa é única, diária, mensal ou anual

Toda tarefa da lista mostra a sua classificação ao lado do prazo: Única, Diária, Dias úteis, Semanal, Mensal ou Anual. É o que permite bater o olho e saber se aquilo é um pedido pontual ou uma obrigação que volta. Passando o mouse sobre a etiqueta, aparece a regra por extenso — por exemplo, Todo mês, dia 5, ou Todo ano, 15 de março.

1. Abra Operações → Tarefas da Equipe e clique no nome da pessoa.
2. Na barra acima da lista, escolha a classificação que quer ver: Todas, Única, Diária, Dias úteis, Semanal, Mensal ou Anual.
3. A lista passa a mostrar somente aquelas, mantendo a separação por Atrasadas, Hoje e Próximos dias.
4. Clique em Imprimir para levar a lista ao papel. A folha traz a coluna Repetição por extenso e, quando você filtrou, diz qual recorte está impresso.

• Todo dia — cria a tarefa em todos os dias, inclusive sábado e domingo. Serve para a conferência de validade de uma padaria que abre todo dia.
• De segunda a sexta — pula o fim de semana. Serve para a rotina administrativa do escritório.
• Em dias da semana — cria só nos dias marcados. Serve para a limpeza pesada de toda terça e quinta.
• Todo mês — cria no dia escolhido. Serve para fechar o caixa do mês ou enviar os documentos ao contador.
• Todo ano — cria no dia e mês escolhidos. Serve para a renovação do alvará, do seguro, do certificado digital ou de um contrato.

A caixa Não criar em feriado aparece nas frequências Todo dia e De segunda a sexta. Ela considera os feriados nacionais e também os que você cadastrou em Configurações → Funcionamento da empresa, que é onde entram os municipais e estaduais. Se você marcou naquele cadastro que a empresa trabalha num feriado, a tarefa é criada mesmo assim — a padaria que abre no Natal continua com a rotina do padeiro naquele dia. Carnaval e Corpus Christi são facultativos e não entram sozinhos: quem folga neles precisa cadastrá-los.

O interruptor ao lado de cada rotina a desativa sem apagá-la, e o ícone de lixeira a exclui. Nos dois casos, as tarefas futuras que ainda não foram iniciadas são removidas da lista da pessoa, e o histórico do que já foi concluído permanece. Editar uma rotina tem o mesmo efeito: as tarefas futuras são refeitas com a regra nova, e o passado fica como está.

A janela que avisa na hora certa

Quando a tarefa tem horário, ela não fica só esperando na lista: no horário marcado, uma janela aparece na tela de quem é responsável, com o que precisa ser feito. Essa janela não tem botão de fechar e não sai clicando fora — ela permanece até a pessoa decidir o que fazer. É de propósito: um aviso que se fecha sozinho é fechado no reflexo e esquecido em seguida.

1. Ao criar a tarefa, preencha o campo Horário. Sem horário a tarefa continua na lista, mas não abre janela nenhuma.
2. No horário marcado, a janela aparece para a pessoa responsável, em qualquer tela do sistema em que ela esteja.
3. Se der para fazer agora, clique em Concluir agora, escreva a observação se quiser e confirme.
4. Se não der, escolha adiar por 15 minutos, 1 hora ou até Amanhã cedo, e a janela volta nesse prazo.

Se mais de uma tarefa vencer ao mesmo tempo, as janelas aparecem uma de cada vez, começando pela mais antiga, e a própria janela informa quantas ainda esperam. Uma tarefa cujo horário passou e que ninguém atendeu continua chamando no dia seguinte: o esquecimento não some junto com o dia.

Ligar a tarefa a um projeto

Quem tem o módulo Projetos pode ligar uma tarefa do dia a uma etapa do cronograma, e então o prazo e o custo dela passam a contar no acompanhamento daquele projeto. Se o campo aparecer com cadeado no formulário, o módulo não está ativo na sua conta: fale com o suporte para ativar.